Una empresa solo puede conservar datos personales (de trabajadores, clientes, etc.) durante el tiempo necesario para el fin por el que los recogió. Guardarlos de más puede acabar en sanciones de hasta 20 millones de euros. Así lo explicó Martín Cea, consultor experto en ciberseguridad, riesgos y cumplimiento normativo, en el VII Encuentro Clientes Concesionarios.
En la segunda parte de la ponencia, Nuria Plaza, directora comercial de DF-SERVER, y Javier Rodríguez, director de desarrollo, presentaron una nueva funcionalidad de DF-SERVER para limpiar su base de datos según los plazos de conservación de cada empresa. Consiste en la configuración de almanaques, también llamados tablas de retención.
¿Qué es un dato personal y qué significa tratarlo?
Un dato personal es cualquier información sobre una persona física identificada o identificable: su nombre, su DNI o incluso su dirección IP. El criterio clave es si ese dato permite identificarla.
Tratar un dato es cualquier operación que hagamos con él. Recoger currículums, guardarlos o conservarlos son operaciones de tratamiento.
Todo ello debe quedar recogido en el registro de actividades de tratamiento (RAT) de la empresa. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede pedirlo y no tenerlo puede sancionarse. En él hay que concretar:
- Para qué se trata cada dato, explicando cuáles son los fines concretos.
- La base legal que permite tratarlo.
- Durante cuánto tiempo se va a conservar.
- Si hay transferencias internacionales de datos.
¿Quién es responsable, encargado e interesado en el tratamiento de datos?
| Figura | Quién es | Qué debe hacer o qué derechos tiene |
|---|---|---|
| Responsable del tratamiento | Quien decide para qué y cómo se tratan los datos. Normalmente, tu propia empresa | Tratar los datos con una base legal, informar a las personas, mantener el RAT y aplicar medidas técnicas y organizativas |
| Encargado del tratamiento | Quien trata datos por cuenta del responsable, por ejemplo, un proveedor de software | Firmar con el responsable un contrato de encargo del tratamiento |
| Interesado | La persona a la que pertenecen los datos | Derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad, entre otros |
Sobre el deber de informar, en España basta con indicar quién eres, para qué tratas los datos y dónde se pueden ejercer los derechos.
¿Qué principios hay que cumplir al tratar datos personales?
Siete, y todos obligatorios:
- Licitud, lealtad y transparencia: tratar los datos con una base legal, sin discriminar, e informar de forma clara.
- Limitación de la finalidad: fijar para qué se recogen los datos. Ese objetivo marca todo su ciclo de vida.
- Minimización: recoger solo los datos necesarios. Fotocopiar el DNI cuando no hace falta no lo cumple, y es uno de los motivos de sanción más frecuentes.
- Exactitud: que los datos sean correctos y estén actualizados.
- Limitación del plazo de conservación: guardarlos solo el tiempo necesario para su fin.
- Integridad y confidencialidad: protegerlos para que no accedan terceros no autorizados.
- Responsabilidad proactiva: la empresa debe cumplir la normativa y poder demostrarlo.
Según Martín Cea, la limitación del plazo de conservación es “la asignatura pendiente” tanto en el sector público como en el privado: muchas empresas tienen su RAT, pero no eliminan los datos cuando corresponde.
¿Cuánto tiempo se pueden conservar los datos personales?
Depende del fin y de la base legal con la que se trataron. Las más habituales son el interés legítimo, los intereses vitales, el consentimiento y la ejecución de un contrato. Esta última incluye las medidas previas a firmarlo, como un proceso de selección.
Por ejemplo, si un antiguo trabajador pide que borres sus datos, puede que no puedas hacerlo todavía, porque tienes obligaciones laborales y tributarias que cumplir. La base legal te da la pista de cuánto tiempo debes conservarlos.
¿Cuál es el ciclo de vida de un dato?
- Recogida: se solicitan los datos y se informa a la persona.
- Conservación: se guardan de forma ordenada, indexada y localizable. Cuanto más centralizada esté la información, mejor: si cada departamento usa su propia herramienta, es fácil que quede una base de datos olvidada.
- Bloqueo: antes de suprimirlos, los datos se aíslan y solo pueden consultarlos las personas que atienden las responsabilidades legales. Lo regula el artículo 32 de la LOPDGDD. Un dato en el CRM al que puede acceder cualquiera no está bloqueado.
- Supresión: una vez cumplidas las obligaciones legales, se eliminan de forma total y definitiva, sin posibilidad de recuperarlos. También en los encargados del tratamiento, como la gestoría.
Martín Cea recomienda hacer este ejercicio al menos una vez al año: inventariar la información, revisar sus fines y obligaciones y decidir, con la gestoría si hace falta, qué se conserva y qué se elimina.
¿Qué riesgos tiene conservar datos personales más tiempo del establecido?
Tres principales:
- Sanciones: pueden llegar a 20 millones de euros o al 4 % de la facturación anual del ejercicio anterior. Según Martín Cea, ya se han sancionado empresas por conservar datos de antiguos clientes o por no atender un ejercicio de derechos.
- Daño reputacional: las sanciones a empresas pueden publicarse en el BOE, así que todo el mundo puede conocerlas.
- Brechas de seguridad más graves: cuantos más datos se guardan, más datos quedan expuestos en un ataque. El volumen es uno de los factores que deciden si hay que notificar la brecha a la AEPD o incluso a cada persona afectada.
Además, la empresa está obligada a atender todos los ejercicios de derechos que reciba, por cualquier canal que tenga abierto al público. Por ejemplo, si la empresa recibe en [email protected] un correo para eliminar los datos de un usuario, no sirve responderle que esa no es la vía correcta, porque todos los medios de comunicación que la empresa pone a disposición del público son válidos.
¿Qué son los Almanaques de DF-SERVER?
Son una nueva funcionalidad de DF-SERVER para limpiar la base de datos a medida de cada empresa: retiran los documentos y expedientes que ya han cumplido su plazo de conservación y permiten exportarlos cifrados fuera de la herramienta, donde se pueden seguir consultando y restaurando.
Los Almanaques son tres herramientas que trabajan juntas: las tipologías documentales, que fijan cuánto tiempo se conserva cada documento; los almanaques, que retiran la información vencida; y las nuevas opciones de mantenimiento y optimización de la base de datos.
La necesidad es real. Las bases de datos de los clientes de DF-SERVER no paran de crecer y van desde unos pocos gigabytes hasta más de un terabyte, según el tamaño de la empresa y las áreas que tiene digitalizadas. Y cada documento tiene su propio ciclo de vida, marcado por la normativa de protección de datos, las obligaciones fiscales y, en un concesionario, también por las garantías de los vehículos y el ciclo de venta.
Los Almanaques aportan dos ventajas a la vez:
- Cumplimiento: ayudan a no conservar datos que ya no deberían estar.
- Rendimiento: con menos datos, documentos e índices, el rendimiento de DF-SERVER se verá altamente optimizado.
¿Cómo se configuran los Almanaques?
A partir de las tipologías documentales. Cada tipología une un tipo de documento con tres datos:
- Plazo de validez, en meses.
- Desde cuándo se cuenta: desde que el documento se da de alta, desde que se modifica, etc.
- Qué pasa cuando vence: avisa de los documentos vencidos o los archiva y retira de DF-SERVER.
DF-SERVER propone un listado de tipologías predefinidas con tiempos orientativos que cada empresa puede fijar como considere. Cada empresa debe acordar el tiempo de almacenamiento con su asesoría legal o su responsable de protección de datos. Por ejemplo, una factura debe guardarse el tiempo que exige Hacienda, mientras que un presupuesto o un currículum deberían eliminarse mucho antes.
Desde la misma pantalla, DF-SERVER recorre toda la gestión documental y muestra cuántos documentos hay de cada tipología y cuántos están vencidos según los plazos que se hayan establecido. En la demostración, de 860 documentos de una tipología, 719 ya habían superado su plazo.
¿Cómo funcionan los Almanaques paso a paso?
Con un asistente que se lanza desde la propia tipología documental:
- Clave de cifrado. El asistente pide una clave con la que se cifrará toda la información que salga de DF-SERVER.
- Selección. Aparece un filtro ya configurado con la tipología y su plazo, por ejemplo: todos los presupuestos dados de alta hace más de 24 meses.
- Qué se retira. Junto a los documentos se retira todo lo asociado a ellos: sellos, versiones, digitalización certificada, auditoría, avisos, correos e historiales. También se puede configurar la retirada por versiones o por meses, entre muchas otras opciones.
- Purga. Si se marca “archivar y retirar”, esos datos desaparecen de DF-SERVER sin dejar rastro.
- Generación y verificación. Antes de borrar nada, DF-SERVER saca toda la información al almanaque, la registra y comprueba que está completa y correcta. Solo entonces pasa a la limpieza: la elimina de la base de datos, de los índices y del disco.
- Resumen. Al terminar, muestra cuántos documentos y carpetas se han retirado, cuánto ocupan y que todo está cifrado. En la demostración, 719 documentos en 12 carpetas.
¿Dónde se guarda un almanaque y qué pasa si se pierde la clave?
Un almanaque es una carpeta cifrada que se puede guardar donde decida la empresa: un disco externo, un NAS o un pendrive.
Si quien puso la clave ya no está en la empresa o no se acuerda de ella, los administradores con permiso pueden recuperarla desde la gestión de almanaques. Cuando la información ya no haga falta, basta con borrar esa carpeta para destruirla del todo.
¿Cómo se consulta un almanaque?
Desde DF-SERVER o directamente desde la unidad donde esté guardado. Cada almanaque lleva un visor integrado: aunque lo abras en un portátil sin DF-SERVER, con doble clic y la clave ves la información tal y como estaba en la herramienta.
Puedes navegar por las carpetas, usar el buscador, ver los índices, notas, avisos, auditoría e historial de cada documento y obtener una copia. Cada vez que recuperas datos, el visor vuelve a pedir la clave.
¿Se puede restaurar la información en DF-SERVER?
Sí: un documento, un expediente, varios o todo el almanaque. Al restaurar, DF-SERVER recupera también las carpetas intermedias, los sellos, la digitalización certificada y el historial, como si la información nunca hubiera salido. Así, si un cliente pide un presupuesto antiguo, se puede recuperar y seguir trabajando con él.
¿Es lo mismo que una copia de seguridad?
No. Una copia de seguridad es una imagen de la base de datos en un momento concreto, y restaurarla devuelve todo a ese estado. Un almanaque guarda solo la información retirada, que sigue siendo consultable y se puede recuperar elemento a elemento sin tocar el resto.
¿Funciona igual con el Módulo de Expedientes?
Sí, con filtros pensados para trabajar con expedientes: entidades, modelos, fechas de apertura y cierre, fases e índices. Por ejemplo, todos los expedientes de vehículos nuevos cerrados hace más de 24 meses.
El almanaque se lleva todo lo que se genera en el expediente: documentos, estructura de carpetas, índices, estudios económicos… Al consultarlo, cada expediente aparece en la fase en la que estaba, y se puede restaurar uno solo o varios a la vez.
¿Se pueden actualizar los almanaques?
Sí. Cada almanaque queda registrado y, al actualizarlo, incorpora todo lo que vuelva a cumplir sus filtros. Aun así, la recomendación es crear almanaques separados, por ejemplo uno por año, para poder destruir los más antiguos cuando ya no haya obligación de conservarlos.
¿Quién puede gestionar los almanaques?
Solo quien tenga permiso. Desde la gestión de almanaques se ve el listado de todos los generados, con su estado, fecha y finalidad. Generarlos, consultarlos, ver la contraseña o modificar los filtros son permisos que se configuran por usuario.
Desde ahí también se puede:
- Reindexar un almanaque, para buscar un dato entre todos los almanaques desde DF-SERVER si no se sabe en cuál está.
- Verificar que un almanaque guardado en un disco externo sigue íntegro con el paso del tiempo.
¿Por qué hay que optimizar la base de datos después?
Porque al retirar datos quedan huecos. Por ejemplo, si de una base de datos de 1 TB retiras 500 GB, puede que en disco solo recuperes 300 hasta que reindexes y hagas el mantenimiento. Es lo que devuelve la velocidad a la herramienta.
Ese mantenimiento se puede marcar al generar el almanaque o hacer después. Además, DF-SERVER guarda cada noche métricas de la base de datos y tiene una optimización inteligente que, si se activa, optimiza las tablas poco a poco de forma automática por la noche. No se ejecuta si hay mucho uso o muchos usuarios conectados.
¿Los almanaques se generan solos?
En la versión actual no se pueden ejecutar de forma desatendida; es más, su configuración y manipulación debería ser supervisada y bien definida. Por nuestra parte ofrecemos servicios de acompañamiento y configuración del proceso, ya que el tratamiento de datos personales, entre otros, es vulnerable y frágil.
