Cada vez que realizas una consulta en el expediente de un empleado o quieres revisar los datos sobre una venta concreta ¿Tienes que hacer malabares para conseguir la información que necesitas?
Hay empresas que aun guardan una cantidad considerable de documentación en formato físico lo que implica: una mayor probabilidad de documentos perdidos, tiempo que se dilata en la búsqueda de datos, etc. Pero tranquilo, esta situación puede cambiar con el aliado adecuado.
El aliado perfecto
El Módulo de Expedientes de DF-SERVER facilita la digitalización de expedientes en todas las áreas de trabajo:
- Departamento Comercial
- Departamento de RRHH
Gracias a esta herramienta conseguirás gestionar la documentación de forma sencilla e interactiva, pudiendo personalizarla dependiendo de las necesidades de cada sector.
El Módulo de Expedientes te permitirá:
- Gestionar los expedientes de trabajo desde un entorno específico posibilitando la inclusión de documentos (con la consideración de obligatoriedad o no).
- Insertar notas y alertas.
- Podrás establecer las fases del expediente, usando colores que harán más visible la información y te permitirá reconocer fácilmente en qué estado se encuentra cada expediente.
- Así mismo también te permitirá firmar los documentos.
- Renombrar por medio de cualquier dato que definas.
- Enviarlos por correo electrónico, a impresora, etc.
- Establecer varias entidades y modelos para trabajar de forma estructurada y con mayor comodidad y claridad.
- Podrás gestionar tus expedientes digitales a través de nuestra versión de Expedientes Web.
- Enviar solicitudes a terceros:
- Enviar un enlace al cliente por SMS o mail de un documento para que lo firme.
- Enviarle un enlace para solicitar que suba documentación (DNI, permiso de conducir…).
¿Qué beneficios conseguirás con la digitalización de expedientes?
Viendo la situación que hemos descrito al principio, está claro que uno de sus principales beneficios es la reducción del consumo de papel y la agilidad en los tiempos de gestión, pero… ¿esto es todo?
A continuación podrás ver un listado con algunos de los múltiples beneficios que podrías obtener si decides digitalizar los expedientes de tu compañía:
- Fácil seguimiento y control de estado de los expedientes.
- Definición personalizada de tipología documental asociada a cada expediente.
- Establecimiento de los permisos de acceso para los diferentes usuarios.
- Localización inmediata de los documentos por cualquier palabra contenida en él. (filtros de búsqueda potentes para localizar lo que necesites).
- Incorporación de documentos mediante drag and drop o depositándolos en una carpeta que esté configurada para subir automáticamente documentos al expediente.