Durante la historia de la humanidad, las personas siempre han considerado la información como uno de los activos más valiosos. Sin embargo, su valor real depende de cómo se gestiona. Aquí es donde entra en juego la gestión documental, una práctica que ha evolucionado de forma notable a lo largo de los años, adaptándose a los cambios generacionales.
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¿Qué es la gestión documental y en qué consiste?
La misión de la gestión documental o gestión de archivos es controlar el ciclo de vida completo de cada documento, aplicando una estrategia inteligente para administrar, organizar, almacenar, proteger y distribuir la información de manera eficiente.
Lejos de ser un mero archivo digital, un sistema de gestión documental se convierte en el verdadero motor de la transformación digital. Actúa como el sistema nervioso de un negocio, optimizando los flujos de trabajo para que la información crítica llegue a la persona adecuada en el momento justo. De esta forma, no solo se garantiza la seguridad de los datos, sino que se transforma el desorden en el pilar sobre el que se construyen la agilidad, la eficiencia y la competitividad de la organización.
¿Cómo ha evolucionado la gestión documental?
La historia de la gestión documental se remonta a los inicios de la escritura, de aquella ya imperaba la necesidad de almacenar documentos de todo tipo y de optimizar la gestión de estos en el futuro.
Dentro del entorno empresarial, se habló de derivar la gestión documental a ciertas personas dentro de la compañía que administraban los repositorios físicos de documentos, tales como los archivadores, las estanterías y los libros de registro.
A partir de la década de los 60 y con el auge de la tecnología, se empezó a utilizar el ordenador como apoyo a la actividad administrativa y a la gestión de la información. Este gran paso se vio por primera vez en bibliotecas de Estados Unidos e Inglaterra, a través de sistemas que interpretaban la catalogación de estas bibliotecas.
Con el paso del tiempo, los sistemas informáticos evolucionan considerablemente y se intensifica su uso en el sector empresarial. Se comienza a hablar de los conceptos “bases de datos y digitalización de documentos”, además de la aparición de aplicaciones y programas para la gestión documental de archivos físicos e imágenes.
Ya entrados en la década de los 90, los sistemas existentes ya permitían la gestión de la información en cualquier tipo de formato para ser almacenado en red, herramientas de colaboración, seguridad, flujos de trabajo y funcionalidades de auditoría. Digamos que durante la historia de la gestión documental no se había conocido algo parecido a un Gestor Documental hasta esta década.