La historia de la gestión documental se remonta a los inicios de la escritura, de aquella ya imperaba la necesidad de almacenar documentos de todo tipo y de optimizar la gestión de estos en el futuro.
Dentro del entorno empresarial, se habló de derivar la gestión documental a ciertas personas dentro de la compañía que administraban los repositorios físicos de documentos, tales como los archivadores, las estanterías y los libros de registro.
A partir de la década de los 60 y con el auge de la tecnología, se empezó a utilizar el ordenador como apoyo a la actividad administrativa y a la gestión de la información. Este gran paso se vio por primera vez en bibliotecas de Estados Unidos e Inglaterra, a través de sistemas que interpretaban la catalogación de estas bibliotecas.
Con el paso del tiempo, los sistemas informáticos evolucionan considerablemente y se intensifica su uso en el sector empresarial. Se comienza a hablar de los conceptos “bases de datos y digitalización de documentos”, además de la aparición de aplicaciones y programas para la gestión documental de archivos físicos e imágenes.
Ya entrados en la década de los 90, los sistemas existentes ya permitían la gestión de la información en cualquier tipo de formato para ser almacenado en red, herramientas de colaboración, seguridad, flujos de trabajo y funcionalidades de auditoría. Digamos que durante la historia de la gestión documental no se había conocido algo parecido a un Gestor Documental hasta esta década.
Podríamos definir a la gestión documental como un conjunto de elementos o precedentes que tratan diferentes aspectos de la comunicación y la organización de archivos, los cuales vamos a definir a continuación.
Enlace documental
Beneficios
- Vienen de la mano de los fabricantes de ERP
- Son buenos manejando los documentos que generan
- Parten de una posición privilegiada de cara a la facturación electrónica
Inconvenientes
- La mayoría no manejan documentos externos
- No integran mapas documentales (escaneo, fax, mail, ofimática, etc)
- Sus capacidades de indexación, son nulas o muy limitadas, manualmente
Repositorio documental
Beneficios
- Facilitan la integración con otras aplicaciones
- Son realmente sistemas de gestión de contenidos
- Tienen una imagen y posición consolidada en las grandes empresas
Inconvenientes
- Sistemas centralizados, no distribuidos
- La localización de documentos digitales está basada en accesos directos a los mismos o bien por catalogación de índices.
- No automatizan los procesos administrativos de gestión de archivos.
Red social corporativa
Beneficios
- Facilitan la sincronización y comunicación entre departamentos y áreas
- Son accesibles desde cualquier lugar y a cualquier hora
- Incorporan funcionalidades de gestores documentales (versiones, flujos)
Inconvenientes
- Sistemas centralizados en la nube, generan desconfianza
- Pagan el peaje de las redes domésticas o particulares, asociadas a ocio
- Mercado inmaduro en muchas áreas geográficas o estructuras empresariales
Digitalización certificada
Beneficios
- Soluciones económicas para la destrucción de facturas recibidas
- Los fabricantes de equipos MFP los utilizan como valor añadido de venta
- Cuentan con el aval de la homologación tributaria
Inconvenientes
- No abarcan más allá de un 100% de la documentación de una empresa
- No ofrecen posibilidades de integración con ERP
- No realizan gestión de documentos, se limitan a certificar facturas
Gestión documental
Beneficios
- Sistemas de gestión integral de toda la digitalización de documentos de la oficina
- Son la suma de enlaces + repositorios + digitalización certificada
- Interfaces de comunicación con ERP
Inconvenientes
- Soluciones con un alto coste económico que limita su implantación
- Tiempos de ejecución de proyectos largos
- Suelen requerir personal específico para su administración