Historia de la gesti贸n documental

La historia de la gesti贸n documental se remonta a los inicios de la escritura. De aquella ya imperaba la necesidad de mantener documentos de todo tipo y c贸mo hacer para llevar una gesti贸n de archivos 贸ptima en el futuro.

Dentro del entorno empresarial se habl贸 de derivar la gesti贸n documental a ciertas personas dentro de la compa帽铆a que administraban los repositorios f铆sicos de documentos, tales como los archivadores, las estanter铆as y los libros de registro.

Con el auge de la tecnolog铆a, a partir de la d茅cada de los 60 se empez贸 a utilizar el ordenador como apoyo a la actividad de la administraci贸n de documentos y a la gesti贸n de la informaci贸n por primera vez en bibliotecas de Estados Unidos e Inglaterra a trav茅s de sistemas que interpretaban catalogaci贸n le铆ble por ordenador.

Banner DF-SERVER lideres en transformaci贸n digital

Tras un desarrollo mucho mayor del medio se intensifica m谩s este uso junto al de la comunicaci贸n en el sector empresarial y ya se comienza a hablar de los conceptos 鈥渂ases de datos y digitalizaci贸n de documentos鈥, adem谩s de la aparici贸n de aplicaciones y programas para la gesti贸n documental de archivos f铆sicos e im谩genes.

Ya entrados en la d茅cada de los 90, los sistemas existentes ya permit铆an la gesti贸n de la informaci贸n en cualquier tipo de formato para ser almacenado en red, herramientas de colaboraci贸n, seguridad, flujos de trabajo y funcionalidades de auditor铆a. Digamos que durante la historia de la gesti贸n documental no se hab铆a conocido algo parecido a un Gestor Documental hasta esta d茅cada.

Podr铆amos definir a la gesti贸n documental como un conjunto de elementos o precedentes que tratan diferentes aspectos de la comunicaci贸n y la organizaci贸n de archivos, los cuales vamos a definir a continuaci贸n:

ENLACE DOCUMENTAL

Beneficios

鈥 Vienen de la mano de los fabricantes de ERP
鈥 Son buenos manejando los documentos que generan
鈥 Parten de una posici贸n privilegiada de cara a la facturaci贸n electr贸nica

Inconvenientes

鈥 La mayor铆a no manejan documentos externos
鈥 No integran mapas documentales (escaneo, fax, mail, ofim谩tica, etc)
鈥 Sus capacidades de indexaci贸n, son nulas o muy limitadas, manualmente

REPOSITORIO DOCUMENTAL

Beneficios

鈥 Facilitan la integraci贸n con otras aplicaciones
鈥 Son realmente sistemas de gesti贸n de contenidos
鈥 Tienen una imagen y posici贸n consolidada en las grandes empresas

Inconvenientes

鈥 Sistemas centralizados, no distribuidos
鈥 La localizaci贸n de documentos digitales est谩 basada en accesos directos a los mismos o bien por catalogaci贸n de 铆ndices.
鈥 No automatizan los procesos administrativos de gesti贸n de archivos.

RED SOCIAL CORPORATIVA

Beneficios

鈥 Facilitan la sincronizaci贸n y comunicaci贸n entre departamentos y 谩reas
鈥 Son accesibles desde cualquier lugar y a cualquier hora
鈥 Incorporan funcionalidades de gestores documentales (versiones, flujos)

Invonvenientes

鈥 Sistemas centralizados en la nube, generan desconfianza
鈥 Pagan el peaje de las redes dom茅sticas o particulares, asociadas a ocio
鈥 Mercado inmaduro en muchas 谩reas geogr谩ficas o estructuras empresariales

DIGITALIZACI脫N CERTIFICADA

Beneficios

鈥 Soluciones econ贸micas para la destrucci贸n de facturas recibidas
鈥 Los fabricantes de equipos MFP los utilizan como valor a帽adido de venta
鈥 Cuentan con el aval de la homologaci贸n tributaria

Inconvenientes

鈥 No abarcan m谩s all谩 de un 100% de la documentaci贸n de una empresa
鈥 No ofrecen posibilidades de integraci贸n con ERP
鈥 No realizan gesti贸n de documentos, se limitan a certificar facturas

GESTI脫N DOCUMENTAL

Beneficios

鈥 Sistemas de gesti贸n integral de toda la digitalizaci贸n de documentos de la oficina
鈥 Son la suma de enlaces + repositorios + digitalizaci贸n certificada
鈥 Interfaces de comunicaci贸n con ERP

Inconvenientes

鈥 Soluciones con un alto coste econ贸mico que limita su implantaci贸n
鈥 Tiempos de ejecuci贸n de proyectos largos
鈥 Suelen requerir personal espec铆fico para su administraci贸n