C贸mo la gesti贸n documental puede reducir los costes de tu PYME

La cantidad de informaci贸n que se maneja hoy en d铆a en la pyme, tanto en formato papel como en formato digital, es tan grande, que se hace indispensable la adopci贸n de un sistema de gesti贸n documental para empresas

El objetivo principal de este tipo de herramientas es la organizaci贸n de archivos y la gesti贸n de documentos permitiendo almacenar la informaci贸n de forma segura a trav茅s de procedimientos sencillos.

Con la llegada de las nuevas tecnolog铆as, los programas de gesti贸n documental orientados a empresas han permitido aumentar el nivel de capacidad de almacenamiento en detrimento de las estanter铆as y armarios llenos de documentaci贸n.

Procesos m谩s eficientes

Gracias a la optimizaci贸n de procesos se consigue eficiencia en la ejecuci贸n de tareas que requieren de la generaci贸n o tratamiento de documentos. La informaci贸n clave no deber铆a estar en sistemas locales, sino en un repositorio centralizado y accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, m贸vil, tableta鈥)

Trabajar con un buen programa de gesti贸n documental en la pyme evita malas pr谩cticas, como el trasvase ineficiente de documentaci贸n a trav茅s de email y carpetas de red, herramientas que no son seguras y pueden provocar, por ejemplo, incidentes por hacer p煤blica informaci贸n confidencial.

Ahorra tiempo y espacio f铆sico

La digitalizaci贸n permite almacenar todo tipo de documentaci贸n, en cualquier formato. Los documentos digitales se guardan de forma sencilla en el repositorio de un gestor documental, y para los que llegan en soporte papel, existen procesos de digitalizaci贸n que a trav茅s de esc谩neres o m谩quinas multifunci贸n permiten transformar un documento en papel de varias p谩ginas en un solo archivo digital.

Las pymes ahorran en almacenamiento de papel guardando toda la documentaci贸n en formato digital con el consiguiente ahorro del espacio f铆sico.

Parte del ahorro del espacio viene dada tambi茅n indirectamente por el control de versiones del documento. Con esta funcionalidad, podremos gestionar y consultar el guardado de versiones, rescatando las diferentes versiones ejecutadas sobre el mismo documento y retom谩ndolo desde cualquier punto, evitando as铆 la duplicidad de los mismos

Ahorro de tiempo en las b煤squedas

Gracias a la asignaci贸n de metadatos y reconocimiento OCR, podremos buscar la documentaci贸n por multitud de par谩metros, como pueden ser el nombre del documento, texto contenido, por sellos y notas, 铆ndices, formato, n煤mero de p谩ginas鈥

De media, los empleados invierten cerca de un 30 o 40 por ciento del tiempo de trabajo en buscar la informaci贸n necesaria para realizar sus funciones diarias. Los efectos de no encontrar esta informaci贸n, no localizarla a tiempo o no disponer del formato adecuado producen unos elevados costes para la organizaci贸n.

Conoce m谩s a fondo DF-SERVER digitalizaci贸n de procesos

Ahorra dinero con la gesti贸n documental orientada a PYMES

Se estima que se puede obtener un ahorro entre el 50% y 70% en material de oficina, como papel, toners, fotocopias, faxes, sellos, sobres, etiquetas, carpetas, armarios archivadores鈥

La utilizaci贸n de un gestor documental para empresas permite a los empleados reducir el tiempo que dedican al archivado y b煤squeda de documentaci贸n y centrar sus esfuerzos en otras tareas que aportan m谩s valor para la organizaci贸n, por lo que el ahorro de tiempo, espacio y dinero en el d铆a a d铆a es considerable.

Ahorro gracias a la seguridad de la informaci贸n

Este tipo de herramientas no s贸lo almacena informaci贸n de forma ordenada y optimiza los procesos, sino que permite asegurar la informaci贸n ante siniestros y eventos catastr贸ficos.

Este debe contar con un sistema de respaldo que est茅 localizado en una ubicaci贸n diferente a la del sistema principal, de tal manera que permita restaurar la informaci贸n en caso de que se produzcan cat谩strofes como pueden ser incendios, inundaciones, robos, ataques inform谩ticos鈥

El coste de la p茅rdida de informaci贸n puede ser tan alto que incluso puede llevar al cierre de la organizaci贸n.

Del mismo modo, un gestor documental controla el acceso a la informaci贸n: Podemos saber qui茅n accede a un determinado documento, en qu茅 momento, qu茅 operaciones realiza con el mismo鈥 y permite tambi茅n la realizaci贸n de copias de seguridad para que toda la informaci贸n de nuestra organizaci贸n est茅 siempre a salvo.

En definitiva, 驴Qu茅 beneficios tiene la gesti贸n documental de empresas?

  • El tiempo de consulta se reduce.
  • Los documentos electr贸nicos son m谩s f谩ciles de editar, reutilizar y enviar.
  • Al archivo electr贸nico se puede acceder desde cualquier ubicaci贸n geogr谩fica de forma inmediata.
  • Minimiza la posibilidad de extrav铆o o p茅rdida de documentos.
  • Garantiza una mayor seguridad y trazabilidad de la informaci贸n.
  • Ahorra tiempo, espacio y dinero en nuestro d铆a a d铆a.

Toda pyme, independientemente de su tama帽o y caracter铆sticas, necesita de la gesti贸n documental, un sistema que sea capaz de guardar la informaci贸n de forma 煤til y que permita acceder a ella de manera sencilla y a trav茅s de diferentes dispositivos, cumpliendo los requisitos de seguridad oportunos.