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Cómo la gestión documental puede reducir los costes de tu pyme

La cantidad de información que se maneja hoy en día en la pyme, tanto en formato papel como en formato digital, es tan grande, que se hace indispensable la adopción de un sistema de gestión documental.
El objetivo principal de un sistema de este tipo es la organización de archivos y la gestión de documentos de manera eficiente permitiendo almacenar documentos de manera segura a través de procedimientos sencillos.
Con la llegada de las nuevas tecnologías, los sistemas de gestión documental han permitido “jubilar” las estanterías y armarios llenos de documentación para pasar a disponer de sistemas de gestión documentales integrados y con una capacidad de almacenamiento infinita. A continuación, veremos cómo un gestor documental nos ayuda a reducir costes:

Al integrarse con sistemas de gestión documental, los procesos son más eficientes. Gracias a la optimización de procesos se consigue eficiencia en la ejecución de tareas que requieren de la generación o tratamiento de documentos. La información clave no debería estar en sistemas locales, sino en un repositorio centralizado y accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tableta…) Trabajar con un buen programa de gestión documental en la pyme evita malas prácticas como el trasvase ineficiente de documentación a través del email y carpetas de red, herramientas que no son seguras y pueden provocar, por ejemplo, incidentes por hacer pública información confidencial.

Ahorra tiempo y espacio físico. La gestión documental permite almacenar todo tipo de documentación, en cualquier formato. Los documentos digitales se guardan de forma sencilla en un gestor documental, y para los que llegan en soporte papel, existen procesos de digitalización que a través de escáneres o máquinas multifunción permiten transformar un documento en papel de varias páginas en un solo archivo digital.
A través de dichos sistemas de gestión documental, las pymes ahorran en almacenamiento de papel guardando toda la documentación en formato digital con el consiguiente ahorro del espacio físico.
Parte del ahorro del espacio viene dada también indirectamente por el control de versiones del documento. Con esta funcionalidad, podremos gestionar y consultar el guardado de versiones, rescatando las diferentes versiones ejecutadas sobre el mismo documento y retomándolo desde cualquier punto, evitando así la duplicidad de los mismos

De la misma forma, también es identificable el ahorro de tiempo en las búsquedas.
Gracias a la asignación de metadatos y reconocimiento OCR, podremos buscar la documentación por multitud de parámetros, como pueden ser el nombre del documento, texto contenido, por sellos y notas, índices, formato, número de páginas…
De media, los empleados invierten cerca de un 30 o 40 por ciento del tiempo de trabajo en buscar la información necesaria para realizar sus funciones diarias. Los efectos de no encontrar esta información, no localizarla a tiempo o no disponer del formato adecuado producen unos elevados costes para la organización.

Ahorra dinero
Se estima que se puede obtener un ahorro entre el 50% y 70% en material de oficina, como papel, toners, fotocopias, faxes, sellos, sobres, etiquetas, carpetas, armarios archivadores…

La utilización de un gestor documental permite a los empleados reducir el tiempo que dedican al archivado y búsqueda de documentación y centrar sus esfuerzos en otras tareas que aportan más valor para la organización, por lo que el ahorro de tiempo, espacio y dinero en el día a día es considerable.

Ahorro gracias a la seguridad de la información

Un gestor documental debe ser un sistema completo, no sólo almacena información de forma ordenada y optimiza los procesos, sino que permite asegurar la información ante siniestros y eventos catastróficos.

Este debe contar con un sistema de respaldo que esté localizado en una ubicación diferente a la del sistema principal, de tal manera que permita restaurar la información en caso de que se produzcan catástrofes como pueden ser incendios, inundaciones, robos, ataques informáticos…

El coste de la pérdida de información puede ser tan alto que incluso puede llevar al cierre de la organización.

Del mismo modo, un sistema de gestión documental se controla el acceso a la información. Podemos saber quién accede a un determinado documento, en qué momento, qué operaciones realiza con el mismo… y permite también la realización de copias de seguridad para que toda la información de nuestra organización esté siempre a salvo.

En definitiva…

– El tiempo de consulta se reduce
– Los documentos electrónicos son más fáciles de editar, reutilizar y enviar
– Al archivo electrónico se puede acceder desde cualquier ubicación geográfica de forma inmediata.
– Se minimiza la posibilidad de extravío o pérdida de documentos.
– Se garantiza una mayor seguridad y trazabilidad de la información
– Se ahorra tiempo, espacio y dinero en nuestro día a día

Toda pyme, independientemente de su tamaño y características, necesita de la gestión documental, un sistema que sea capaz de guardar la información de forma útil y que permita acceder a ella de manera sencilla y a través de diferentes dispositivos, cumpliendo los requisitos de seguridad oportunos.
[:en]The great information quantity which is today manipulated in the SME, in paper format as well as digital, is such high that it is considered essential the acquisition of a document management system.

The main purpose of this kind of program is the file and documents management in an efficient manner allowing to store documents safely through simple procedures.

At the new technologies arrival, the document management systems have allowed to lay aside the shelves and cabinets full of documentation to turn into integrated document management systems with an archival infinite capacity.

Hereunder, we will see how a document manager help us to reduce costs:

If you integrate your office with document management systems, processes will be more efficient. Thanks to the processes optimization the efficiency is achieved in the tasks execution after documents generation or treatment. The key data should not be in local systems, but in a centralized and accessible data warehouse from any device (computer, mobile phone, Tablet…) Working with a good document management program in the SME avoids wrong practices such as the inefficient document transfer through the email and net folders, not safe tools, etc. These actions can provoke, for example, incidents by publishing confidential information.

Save time and physical space. The document management allows to archive all kind of documents at any format. The digital documents are simply saved in a document manager, and for those which arrived in paper format, they exist digitalization processes that, through scans or other machines allow to turn a paper document of certain pages in a single digital file.
Through these document management systems, the SMEs save money and space by archiving digital data instead of paper.
Part of the space savings indirectly comes from the document versions control. With this functionality, we will be able to manage and consult the versions saving, recovering the different executed versions over the same document and take it back from any point, avoiding this way their duplicity.

In the same way, it is also identified the time saving in the searches.
Thanks to the metadata assignation and OCR recognition, we will be able to search any document by many parameters, such as: document’s name, content text, seals and notes, indexes, format, pages number…

On average, employees spend almost the 30-40% of the work time searching the required information to complete their daily functions. The consequences of not finding this information, finding it late or not having the appropriate format produce high costs for the organization.

Saves money
It is calculated that it can be obtained a 50-70% saving in office material such as paper, toners, photocopies, faxes, seals, envelopes, labels, folders, cabinets, etc.

The document management usage allows employees to reduce the time they spend archiving and searching documents and, instead, focus their efforts in other tasks which bring more value for the organization, therefore the time, space and money saving day to day is significant.

Saving thanks to the information security

A document manager must be a complete system, not only properly stores information and optimize processes, but it also allows to save the information against accidents and disasters.

This one must have a backup system which is located in a different location to the one of the main system, this way it is permitted to restore the information in case of disasters such as fires, floods, steals, hacker attacks…

The information lose cost can be such high that it could provoke the organization definitive closing.

The same manner, a document management system controls the access to information. We can always know who access to each document, when, which functions does he execute, etc. and it also makes possible to make backups so that all our organization’s information will be always safe.

Definitely…

– Consult periods are reduced
– Electronic files are easier to be edited, reused and sent
– It is possible to immediately access to the electronic file from anywhere
– The deviation possibility or documents lose is reduced
– More security and traceability is guaranteed
– Day to day we save time, space and money

Every SME, regardless its size or characteristics, needs document management, a system able to save the information in a useful manner and allow its access simply and through different devices, being qualified for the needed security requirements.

[:pt]A quantidade de informações que é tratada hoje na PME, tanto em formato de papel como em formato digital, é tão grande que torna-se indispensável adoptar um sistema de gestão de documentos.
O principal objectivo desse sistema é organizar ficheiros e gerir documentos eficientemente armazenando documentos de forma segura através de procedimentos simples.
Com o surgir das novas tecnologias, os sistemas de gestão de documentos permitiram “reformar” prateleiras e armários cheios de documentação para se tornarem sistemas de gestão de documentos integrados com capacidade de armazenamento infinita. Veja como um gestor de documentos ajuda a reduzir custos:

Ao integrar-se nos sistemas de gestão de documentos, os processos são mais eficientes. Graças à optimização de processos, a eficiência é alcançada na execução de tarefas que exigem a criação ou processamento de documentos. As informações principais não devem estar em dispositivos locais, mas sim num repositório centralizado e acessíveis a partir de qualquer dispositivo (computador, telemóvel, tablet …) Trabalhar com um bom programa de gestão de documentos na PME evita más práticas, como a transferência sem controlo de documentação através de e e-mail e pastas em redes, porque estes procedimentos não são seguros e podem causar, por exemplo, incidentes para tornar públicas informações confidenciais.

Economize tempo e espaço. O gestor de documentos permite armazenar todo o tipo de documentação, em qualquer formato. Os documentos digitais são facilmente armazenados num gestor de documentos e para aqueles que chegam em papel, existem processos de digitalização que podem converter um documento de várias páginas num único arquivo digital usando scanners ou máquinas multi-funcionais.
Através destes sistemas de gestão de documentos, as PME economizam no armazenamento de papel, mantendo toda a documentação em formato digital com a consequente economia de espaço físico.
Parte da economia de espaço também é indirectamente dada pelo controle de versão de documentos. Com esta funcionalidade, podemos gerir e consultar diferentes versões, recuperar as diferentes versões de um mesmo documento e recuperá-lo em qualquer ponto, evitando também a duplicação

Da mesma forma, também é possível economizar tempo em pesquisas.
Graças à atribuição de metadados e reconhecimento de OCR, podemos pesquisar a documentação por muitos parâmetros, como nome do documento, conteúdo de texto, por carimbos e notas, índices, formato, número de páginas …
Em média, os funcionários gastam cerca de 30 a 40 por cento do seu tempo na busca da informação que necessária para realizar as tarefas diárias. Os efeitos de não encontrar essa informação, não localizá-la em tempo útil ou não ter o formato apropriado,derivam em altos custos para a empresa.

Poupe dinheiro
Estima-se que se pode economizar entre 50% e 70% em material de escritório, como papel, toners, fotocópias, faxes, selos, envelopes, rótulos, pastas, cadernos …

O uso de um gestor documental permite aos funcionários reduzir o tempo gasto no arquivo e busca de documentação e concentrar esforços noutras tarefas que trazem mais valor para a empresa, economizando tempo, espaço e dinheiro de forma considerável.

Economia graças à segurança da informação
Um gestor de documentos deve ser um sistema completo. Não só armazena informações de forma ordenada e optimiza os processos, mas também garante informações em caso de eventos e incidentes catastróficos.

Para isso deve dispor de um sistema de backup localizado num local diferente do sistema principal, para que possa recuperar informações em caso de catástrofes, como incêndio, inundação, roubo, ataques de hackers …

O custo da perda de informação pode ser tão elevado que pode até levar ao encerramento da empresa.

Da mesma forma, um sistema de gestão de documentos controla o acesso à informação. Podemos saber quem consulta um documento específico, em que momento, que operações realiza no mesmo … e também permite a realização de backups para que todas as informações da nossa empresa estejam sempre seguras.

Em resumo…

– O tempo de consulta é reduzido
– Os documentos electrónicos são mais fáceis de editar, reutilizar e enviar
– O ficheiro electrónico pode ser acedido imediatamente desde qualquer localização geográfica .
– Minimiza a possibilidade de perda de documentos.
– Garantia de maior segurança da informação
– Economiza tempo, espaço e dinheiro

Cada PME, independentemente do seu tamanho e características, precisa de um gestor de documentos, um sistema capaz de guardar a informação de forma útil e que permite acesso à mesma de forma simples e através de diferentes dispositivos, cumprindo os requisitos de segurança necessários.


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