La gestión de currículums es uno de esos procesos que, si no lo organizas bien desde el principio, acaba convirtiéndose en un problema: candidaturas que llevan años almacenadas y han quedado obsoletas, multitud de vías de entrada de CV por las que pueden traspapelarse…
DF-SERVER te explica, de forma sencilla, cómo digitalizar y automatizar la gestión de currículums en tu empresa, desde la entrada del CV hasta su archivo, selección o eliminación.
Tabla de contenidos
¿Por qué la gestión de currículums suele ser un problema en las empresas?
Porque los currículums llegan por demasiadas vías y sin ningún criterio unificado:
- Correo electrónico
- Plataformas de empleo
- Formularios web
- Papel que luego hay que escanear
A esto se suma que cada currículum tiene un formato distinto y que, con el paso del tiempo, se acumulan cientos de CV que ya no encajan, pero siguen almacenados “por si acaso”. Debes recordar que los CV deben estar almacenados en la empresa durante un período máximo de 24 meses.
¿Qué necesitan hoy los departamentos de RRHH?
Cada vez más empresas coinciden en las mismas necesidades:
- Centralizar todos los currículums en un único sistema
- Automatizar la entrada y el registro de candidaturas
- Poder filtrar perfiles rápidamente
- Eliminar currículums antiguos de forma controlada
- Cumplir con la normativa de protección de datos
- Mejorar la experiencia del candidato
Todo esto sin complicar el trabajo diario del equipo de RRHH.
¿Cómo ayuda DF-SERVER a gestionar currículums de forma eficiente?
DF-SERVER permite automatizar, todo lo que sea posible, el ciclo de vida del currículum, adaptándose a la realidad de tu empresa.
En base a esto, se contemplan dos casos:
- Por un lado, donde el currículum que has recibido pueda seguir un formato estandarizado (los CV de plataformas como Infojobs, de formularios…), con lo cual, podrías utilizar módulos, como puede ser el módulo de ADI para la lectura del currículum y extraer la información.
- En aquellos casos donde el formato del currículum no sea estandarizado, puedes establecer un workflow sencillo, que te permita registrar esa nueva candidatura (podrías añadir manualmente la información asociada a ese CV) y archivarla en la estructura de carpetas de DF-SERVER. Este proceso podría automatizarse completamente con el Conector IA de DF-SERVER.
Desde la recepción del CV hasta su archivo, selección o eliminación, todo queda organizado en un único entorno.
¿Cómo entran los currículums en DF-SERVER?
Los currículums pueden llegar por múltiples canales, todos centralizados en el repositorio documental de DF-SERVER:
- Correo electrónico
- Escáner, para currículums entregados en papel
- Plataformas de empleo
- Formularios online
¿Qué ocurre cuando un currículum entra en el sistema de gestión documental?
Una vez que el CV está dentro del sistema de carpetas de DF-SERVER, se inicia automáticamente o semiautomáticamente (dependiendo, si cuentas con el conector IA para CV no estandarizados o si el propio CV es estandarizado) un proceso de registro donde se identifican los datos clave del candidato, como:
- Nombre
- Correo electrónico
- Experiencia
- Perfil profesional
- Y otros campos que considere la empresa
Estos datos los puedes revisar y validar fácilmente antes de continuar con el proceso.
¿Cómo se gestionan los currículums según los apruebes o rechaces?
Una vez que hayas revisado la candidatura, el sistema permite tres escenarios claros:
- El perfil encaja y hay vacante: el currículum se vincula al proceso de selección correspondiente.
- El perfil encaja, pero no hay vacante: el CV se archiva durante un periodo definido para futuras oportunidades.
- El perfil no encaja: el currículum se rechaza y puede eliminarse de forma inmediata o programada.
Así se evita acumular información innecesaria durante años.
¿Cómo se informa a los candidatos del resultado del proceso?
Una vez que hayas aprobado o rechazado un candidato, DF-SERVER se encarga de enviar automáticamente un correo electrónico informándole del estado de su candidatura.
Este envío forma parte del propio flujo del proceso, por lo que no requiere que realices ninguna acción manual, es completamente transparente.
Además, el correo es totalmente personalizable, puedes definir el asunto y adaptar el contenido del mensaje al tono de la empresa.
¿Se pueden eliminar currículums antiguos automáticamente?
Sí, y es una de las grandes ventajas del sistema.
DF-SERVER permite definir plazos automáticos de conservación, eliminando currículums antiguos de forma programada. Esto te ayuda a:
- Cumplir con la normativa de protección de datos
- Mantener una base de datos limpia y actualizada
- Evitar archivos infinitos que dificultan las búsquedas
¿Cómo se buscan currículums dentro de DF-SERVER?
DF-SERVER te permite crear buscadores avanzados y personalizados, con filtros como: años de experiencia, perfil profesional, ubicación, idiomas u otros criterios.
En segundos puedes localizar candidatos que encajen con lo que estás buscando sin revisar currículum por currículum.
¿Qué beneficios aporta este proceso a tu empresa?
Los beneficios son claros:
- Mayor eficiencia operativa
- Control y trazabilidad de todas las candidaturas
- Mejora de la calidad del proceso de selección
- Localización rápida de perfiles adecuados
- Eliminación de archivos innecesarios
- Mejor experiencia para el candidato
