Mitos y verdades sobre la Gestión Documental

Todavía existen empresas con cierto temor de implementar un gestor documental y dejar atrás el uso del papel, que hoy en día es el soporte fundamental en muchas organizaciones. Esto puede deberse a la existencia de determinados mitos que se crean en torno a las oficinas sin papel y que consecuentemente, dificultan su adopción.

El software es una herramienta difícil de usar.

*Todo lo que el cliente desconoce genera miedo y más aún cuando lleva años trabajando de la misma manera con papel. Los principales opositores de implementar gestión documental son las personas involucradas en el proceso, es decir, las que trabajarán con el sistema de gestión documental. No obstante, en el momento que tengan conocimientos de los beneficios que un sistema de gestión documental supone comenzarán a apreciar el cambio. Los desarrolladores de software siempre tienen como objetivo la claridad del diseño y manejo de sus herramientas para llegar a un mayor público.

La gestión de documentos digitales no es segura.

Con un gestor documental la seguridad es mayor que la generada por los procesos basados en papel, ya que el software permite definir unos roles para cada persona, controlando quién puede ver el documento, editarlo, compartirlo… Se pueden establecer copias de seguridad y recuperar documentación dañada o perdida. Por otra parte, el control de documentación en el formato tradicional, el papel, está limitado al espacio físico donde se encuentre el documento, con las posibles consecuencias derivadas del deterioro físico o pérdida por algún desastre (incendio, inundación…)

Los beneficios de implementar la gestión documental se perciben pasado un plazo muy largo.

*Las empresas que ya han adoptado la digitalización de documentos pueden dar testimonio de que el coste del proyecto no ha sido un gasto sino una inversión de futuro, de cara a una metodología de trabajo mucho más eficaz, económica y ecológica. Dentro de las grandes ventajas se destaca el ahorro en tiempos de búsqueda, rendimiento, eficiencia y optimización de los procesos. Así mismo, la reducción de espacios físicos y la disminución del uso del papel también son notorias y, por supuesto, el ahorro de tiempo de nuestros empleados dedicado anteriormente a tareas de oficina improductivas.

Todo el papel debe eliminarse para lograr el concepto “Oficina sin papeles”.

*Todo cambio se da de forma gradual, de este modo, en la adopción de un sistema de gestión documental la reducción de papel no se da de forma inmediata. Es importante resaltar que hay ciertos documentos que por ley no deben destruirse o tienen un tiempo de caducidad específico.

Elimina puestos de trabajo.

*No es cierto; se facilita el trabajo de nuestros empleados. Se liberan horas de trabajo en la manipulación de papel, gracias a la digitalización de documentos, que en muchas oficinas superan las tres horas por administrativo, para invertir ese tiempo en tareas más rentables y productivas para la empresa. Además de proporcionar resultados rápidos en las búsquedas, consecución de procesos y flujos de trabajo, etc.

[:en]They still exist companies with fear to implement a document manager and leave behind the paper usage, which today is the main source in many organizations. This fact can be a result of the existence of certain myths created around the paperless offices and, consequently, make difficult the acquisition of the new proposal.

The software is a difficult-to-use tool

*Everything which the client unknown provokes fear, especially if he has been working for years in the same way using paper. The main opponents of implementing document management are the people involved in the process, it means, the ones who will work with the document management system. However, at the moment they have knowledge about the benefits from a document manager, they will turn into appreciating the change. The software developers always have as a purpose the design clearness and manipulation of their tools to achieve a wider audience.

The digital documents management is not sure.

*With a document manager the security is higher than the one generated by the paper based processes, since the software allows to define some roles for each person, controlling who can see the document, edit and share it, etc…Backups can be established and recover damaged or lost documents. On the other hand, the documentation control in the traditional format, the paper, is limited to the physical space where the document is, with the possible consequences derived from the physical damages or loses by any disaster (a fire, flood, etc.).

The benefits of implementing document management are perceived after a very long period.

*Companies which have already adopted the documents digitalization can testify that the project cost has not certainly been a cost but a future investment, for a work methodology much more efficient, economic and ecologic. Among the great advantages, it is highlighted the saving in search periods, efficiency and processes optimization. Moreover, the physical spaces reduction and the decrease of the paper usage are also important and, of course, our employees time saving, previously invested in unproductive office tasks.

All paper must be eliminated to achieve the concept “Paperless office”.

*Every change takes place gradually, it means, in the document management adoption, the paper reduction is not immediate. It is important to highlight that there are certain documents which, according to Law, must not be destroyed or have a specific expiration time.

It eliminates job posts.

*False. Our employees work is facilitated. Work hours are released in the paper manipulation thanks to the documents digitalization, which, in many offices exceeds the three hours for each administrative officer to invest that time in more profitable and useful tasks for the company. In addition, it brings quick results in searches, processes consecution and workflows, etc.

[:pt]Ainda há empresas com algum medo de implementar um gestor de documentos e deixar o uso do papel, que hoje é o suporte fundamental em muitas organizações. Isso pode ser devido à existência de certos mitos que são criados á volta dos escritórios sem papel e que, consequentemente, tornam difícil adopção dos mesmos.

O software é uma ferramenta difícil de usar.

* Tudo o que o cliente não conhece cria medo e mais, quando trabalha da mesma forma durante anos com papel. Os principais adversários da implementação de gestão de documentos são as pessoas envolvidas no processo, ou seja, aqueles que trabalharão com o sistema de gestão de documentos. No entanto, uma vez que tenham conhecimento dos benefícios que um sistema de gestão de documentos implica, começarão a apreciar a mudança. Os criadores de software tentam sempre um design simples e intuitivo para dar resposta ao maior numero possível de utilizadores.

A gestão de documentos digitais não é segura.

*Com um gestor de documentos, a segurança é maior que a inerente aos processos com base em papel, uma vez que o software permite definir funções para cada pessoa, controlando quem pode ver , editar ou partilhar o documento. É possível estabelecer backups e recuperar documentação danificada ou perdida. Por outro lado, o controle da documentação no formato tradicional (papel) é limitado ao espaço físico onde o documento está localizado, com as possíveis consequências da deterioração física ou perda devido a um sinistro (incêndio, inundação …)

Os benefícios de instalar um gestor de documentos só são visíveis depois de um longo período.

* As empresas que já digitalizam documentos podem confirmar que o custo do projecto não foi uma despesa, mas um investimento no futuro, beneficiando de uma metodologia de trabalho muito mais eficiente, económica e ecológica. Entre as grandes vantagens estão as reduções de tempos de pesquisa, melhor desempenho, maior eficiência e optimização de processos. Além disso, a redução de necessidade de espaços físicos e a diminuição do uso de papel também são notáveis e, claro, a economia de tempo de trabalhadores que deixam de se dedicar a tarefas de escritório improdutivas.

Todo o papel deve ser eliminado para alcançar o conceito “Escritório sem papéis.

* Todas as mudanças são graduais, pelo que, na adopção de um sistema de gestão de documentos, a redução de papel não é imediata. É importante verificar que existem certos documentos que, por lei, não devem ser destruídos ou têm um tempo de conservação específico.

Elimina postos de trabalho.

* Não é certo; O trabalho de nossos funcionários é facilitado. As horas de trabalho associadas ao processamento de documentos em papel, graças à digitalização dos mesmos,são investidas em tarefas mais rentáveis e produtivas para a empresa. Além de fornecer resultados rápidos em pesquisas, processos e fluxos de trabalho, etc.