Muchas empresas poseen diferentes soluciones para tratar la información y, a menudo, ésta convive con documentos apilados en estanterías imposibles. Mantener hoy en día unos niveles aceptables de ciberseguridad en las empresas implica apostar por soluciones integradas que permitan el tránsito de documentos entre departamentos y una óptima gestión documental de los mismos, disponiendo de todo el contenido centralizado y pudiendo acceder a él desde todo tipo de dispositivos.
Hay que mencionar, que cuando hablamos de seguridad, hacemos referencia también a la posibilidad de restringir accesos a usuarios a determinadas tareas o archivos digitales.
Unificar la información es, por tanto, el paso más importante para evitar el caos y las brechas de seguridad, pero además, es la vía más sencilla para ganar en agilidad y reducir costes.
No hay que olvidar que la causa más común de los principales problemas en materias de seguridad y gestión de archivos es casi siempre de carácter humano. Las filtraciones, así como las pérdidas o extravíos pueden causar tanto problemas económicos, como de credibilidad a las organizaciones, y por ello la gestión documental facilita un espacio único donde existe un control y trazabilidad de los procesos, contando con un repositorio donde centralizar toda la información con el objetivo de lograr un mayor control y seguridad en cuanto a la digitalización de documentos.
La guía de INCIBE en materia de ciberseguridad en las empresas
La obligación de toda empresa está en proveer de métodos de recuperación en caso de fallos técnicos o desastres a la vez que detectar las incidencias en las fugas de información.
El Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), ha elaborado una interesante guía para el almacenamiento seguro de la información y organización de archivos:
- Clasificación y almacenamiento adecuados de la documentación digitalizada.
- Establecer técnicas de recuperación de archivos.
- Políticas claras en materia de eliminación a través de procedimientos de borrado seguro.
- Conservación y archivado.
- La seguridad de la información se define como la preservación de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los activos de información, por ello, INCIBE hace hincapié en la necesidad de establecer copias de seguridad adecuadas en caso de tener que recuperar la información en situación de desastres o incidentes.
Existen una serie de requisitos que se deben cumplir a la hora de realizar copias de seguridad. Estos son:
- Identificar los datos que requieren ser preservados cuya pérdida afectaría a la continuidad del negocio.
- Establecer periodicidad de las copias.
- Control de los soportes donde se alojan las copias y restricción de accesos a personal autorizado.
- Establecer copias de seguridad en servidores externos.