En el mundo actual, donde los márgenes de beneficio son muy pequeños, las empresas necesitan digitalizarse para optimizar sus procesos productivos y abaratar costes. Para ello, nuestro equipo ha desarrollado un módulo, dentro de la suite de productos de DF-SERVER, que permite al Departamento Financiero o Administrativo extraer datos de facturas en PDF de forma automática.

Nuestra solución para extraer datos de facturas en PDF es…

Os presentamos a nuestro módulo AIR (Automatic Invoice Recognition), con el que podemos extraer los datos de facturas en PDF.

Su funcionamiento es muy sencillo, configuramos una carpeta de entrada de facturas las cuales proceden de:

• Una cuenta de correo receptora de facturas.
• Un escáner que digitalice las facturas en papel, convirtiéndolas en PDF.
• Añadiéndolas de forma manual a esa carpeta de entrada.

Una vez las tengamos en la carpeta receptora, solo tenemos que iniciar el módulo AIR para comenzar con el proceso de extracción de datos de las facturas. Podemos extraer los datos de las facturas una a una o hacerlo en masa (nosotros siempre recomendamos que haya una revisión humana para cotejar los datos).

Al terminar el proceso anterior, podemos exportar estos datos y volcarlos al programa contable (ERP/DMS).

Las facturas que han sido procesadas con éxito, se clasificarán de forma automática en nuestro repositorio documental.

¿Qué más podemos decir?

• Nuestra solución cuenta con un sistema de autoaprendizaje, por lo tanto va “aprendiendo” por cada factura que procesamos.
• Tenemos la posibilidad de añadir notas y observaciones en las facturas.
• El módulo AIR calcula los totales de las facturas, IVA’s, etc. para comprobar que las cantidades son correctas.
• Las facturas irán clasificadas por colores dependiendo del estado en el que se encuentren (pendientes, procesadas, errores…). Estos estados los podemos configurar como nosotros deseemos.

Comparación entre nuestros dos módulos de extracción, ADI y AIR

Ambos sistemas pueden ser complementarios, el módulo AIR es únicamente compatible con la lectura de facturas o tickets de gasto y el módulo ADI nos permite la identificación de datos en múltiples tipos de documentos: nóminas, pedidos, albaranes, etc.  por lo que positivamente pueden coexistir ambos sistemas.