El procesos de realizar una obra en un terreno siempre lleva asociada la solicitud de una licencia urbanística que tendremos que requerir al ayuntamiento correspondiente, la cual implica presentar multitud de documentos en la localidad donde efectuemos la obra.
Hoy nos gustaría explicar como llevar a cabo la administración digital de las licencias de obra, para ello vamos a explicar previamente que documentación necesitamos para las licencias de obra mayor, que son las que requieren más trámites burocráticos.
Documentación necesaria para las licencias de obra mayor
Tanto aquellas licencias de obra mayor como las llamadas licencias de obra menor suponen un número considerable de documentación a los ayuntamientos. En el caso de las licencias de obra mayor el número de planos, memorias, estudios, etc. se dispara, y esto depende de cada localidad, ya que unas requieren más documentación que otras. Por normal general la documentación requerida la podemos dividir en dos partes:
Documentación técnica que está redactada por un arquitecto o arquitecto técnico y la tendrá que revisar un Colegio de Arquitectos:
- Plano topográfico
- Plano cartográfico en formato digital
- Memoria descriptiva y justificativa de la actuación
- Plano antes de la obra
- Memoria explicativa y planos de anexo de prevención de incendios
- Instalaciones
- Pliego de condiciones
- Estudios de la gestión de residuos
Todo esto sumado al resto de documentación esencial (sin carácter técnico):
- Justificante de pago de las tasas correspondientes
- Solicitud de la licencia
- DNI del solicitante
- Documento de delegación que acredita una representación de un técnico
¿Cómo realizamos la administramos digital de las licencias de obra?
Tanto la documentación que nos llega por vía electrónica como la que nos hacen llegar presencialmente se pueden dividir en carpetas dentro de nuestro gestor documental (DF-SERVER):
Documentación vía presencial: podremos digitalizar toda esa documentación gracias a nuestro módulo, homologado por la Agencia Tributaria, de digitalización certificada que sustituye los documentos en papel por los documentos en digital.
Documentación vía electrónica: el módulo de correo electrónico nos permite configurar varias cuentas receptoras de documentación que recogerá tanto el cuerpo del correo como los adjuntos y el asunto. Estos datos se clasificarán automáticamente en las carpetas que nosotros hayamos asignado previamente.
Una vez que tengamos toda esta documentación en sus correspondientes carpetas podremos utilizar el módulo de expedientes donde tendremos toda la documentación que atañe a una licencia de obra indexada, esto nos va permitir:
- Establecer fases para cada expediente (con posibilidad del uso de colores para su mejor distinción)
- Posibilidad de asociación de índices
- Posibilidad de inclusión de notas
- Firmar documentos digitalmente
- Avisos por falta de documentación
De esta forma llevaremos a cabo la administración digital de las licencias de obra respaldadas por un sistema seguro y que ofrece todas las garantías legales.