Si estás aquí seguramente sea porque tu empresa recibe todos los días multitud de documentos vía correo electrónico como por ejemplo: facturas, pedidos, solicitudes, albaranes, presupuestos… Si tu intención es clasificar y almacenar toda esta documentación de manera completamente desatendida, sin estar pendiente del correo, hoy te explicaremos como puedes llevarlo a cabo a través de un software para gestión de correo electrónico.
Con el fin de explicarlo de una forma acertada tenemos que centrarnos en nuestra suite software DF-SERVER, que cuenta con varias versiones de producto. Para gestionar una cuenta de correo electrónico debemos adquirir como mínimo la versión Soft Edition, que incluye diversas funcionalidades a mayores de la gestión de correo.
Si nos centramos concretamente en la gestión del correo electrónico tenemos a nuestra disposición dos herramientas:
Plugin de Office:
- Incluido en todas las versiones de producto.
- Compatible con paquete Office desde la versión 2007.
- Permite guardar manualmente correos y adjuntos en el repositorio documental y hacer búsquedas.
Módulo de correo electrónico:
- Módulo opcional.
- Compatible con multitud de servidores de correo.
- Descarga y clasificación automática de correos y adjuntos directamente en el repositorio documental.
¿Cómo funciona este software de gestión de correo electrónico?
Tenemos que destacar que podemos configurar varias cuentas de correo receptoras de documentos, unas pueden ser de facturas, otras de solicitud de presupuestos… en este caso práctico hablaremos de las facturas:
- Configuramos la cuenta receptora de las facturas.
- Cuando recibimos las facturas, se recogen automáticamente del adjunto del correo.
- Las facturas se almacenan en la carpeta destino automáticamente mediante patrones de clasificación. En estos repositorios podemos localizar los documentos por el texto del documento.
- El número de documentos que podemos almacenar es ilimitado (depende de la capacidad de almacenamiento del servidor).
- Podemos definir qué usuarios pueden acceder a qué carpetas.
Dejémonos de palabrería, ya sabemos todo lo que puede hacer por ti, pero no nos cabe duda de que aun no estás del todo seguro de implantarlo en tu empresa ¡lo entendemos! por eso mismo te ofrecemos una demostración de producto completamente gratuita para que veas este software de gestión de correo electrónico en acción.