Si estás aquí, seguramente sea porque tu empresa recibe todos los días multitud de documentos vía correo electrónico, como por ejemplo: facturas, pedidos, solicitudes, albaranes, presupuestos… Si tu intención es clasificar y almacenar toda esta documentación de manera completamente desatendida sin estar pendiente del correo, hoy te explicaremos como puedes llevarlo a cabo a través de un software diseñado para la gestión del correo electrónico.
Para realizar esta acción necesitarás principalmente nuestro software de gestión documental, ya que es el repositorio documental donde se volcará toda la documentación de tu correo. Al instalar esta solución, no solo disfrutarás de la gestión de los correos electrónicos, sino que tendrás a tu alcance una gran cantidad de funcionalidades útiles para tu empresa.
Volviendo de nuevo a la parte que te interesa, tenemos a tu disposición dos herramientas para la gestión del correo electrónico:
Plugin de Office:
- Incluido en todas las versiones de producto.
- Compatible con paquete Office desde la versión 2007.
- Permite guardar manualmente correos y adjuntos en el repositorio documental y hacer búsquedas.
Módulo de Correo Electrónico:
- Módulo opcional.
- Compatible con multitud de servidores de correo.
- Descarga los correos y adjuntos en el repositorio documental de DF-SERVER.
¿Cómo funciona este software de gestión de correo electrónico?
Es importante resaltar que tienes a tu disposición dos formas de gestionar el correo electrónico, una de forma manual y otra de forma automática:
- Manualmente (usando el Plugin de Office):
- Configuramos una cuenta de correo donde llegarán diferentes tipos de documentos (facturas, albaranes, pedidos…).
- El usuario es el encargado de clasificar los documentos en diferentes carpetas dentro del gestor documental de DF-SERVER. Todo esto sin moverse de la plataforma de correo.
- Automáticamente (usando el módulo de Correo Electrónico): podemos configurar varias cuentas de correo receptoras de documentos, unas pueden ser de facturas, otras de solicitud de presupuestos… en este caso práctico hablaremos de las facturas:
- Configuramos la cuenta receptora de las facturas.
- Al recibir las facturas, se recogen automáticamente del adjunto del correo y se vuelcan en una carpeta del repositorio documental de forma desatendida.
- Las facturas se almacenan en la carpeta destino automáticamente mediante patrones de clasificación. En estos repositorios podemos localizar los documentos por el texto del documento.
- El número de documentos que podemos almacenar es ilimitado (depende de la capacidad de almacenamiento del servidor).
- Podemos definir qué usuarios pueden acceder a qué carpetas.
Dejémonos de palabrería, ya sabemos todo lo que puede hacer por ti, pero quizás no estás del todo seguro de implantarlo en tu empresa, ¡lo entendemos! Por eso mismo te ofrecemos una demostración de producto completamente gratuita para que veas este software de gestión de correo electrónico en acción.