Administrar cantidades ingentes de documentos sin un sistema de gestión documental cada vez se hace un tarea más tediosa y poco productiva.
En las empresas cada vez se trabaja con cantidades más grandes de documentos y se multiplican según va pasando el tiempo. Lo que nos supone un esfuerzo y una pérdida mayor.
Personalmente, he trabajado en el departamento de administración de una empresa, y mi tarea principal fue durante tres meses organizar y archivar papeles. Cada mañana montañas de papeles no me dejaban ver al resto de mis compañeros.
Quizás si en esa empresa tuviesen un gestor documental, mi trabajo sería mucho más productivo.
Por suerte, esto no pasa en todos lados a este nivel, pero si es una situación que sigue presente en muchas empresas.
¿Por qué implementar un sistema de gestión documental en tu empresa?
Ahorro de costes y tiempo:
Olvídate de los procesos laboriosos y lentos que afectan a la productividad de los trabajadores, haciéndoles perder el tiempo, lo que también supone un coste para la empresa. Con un gestor documental encontrar cualquier tipo de documento o expediente es cuestión de segundos, puedes crear workflows, y un largo etcétera de solucione que te facilitarán tu trabajo haciéndolo mucho más productivo.
Ahorro de costes de papel, impresora, tinta, almacenamiento… algo que a simple vista parece insignificante, pero a la larga es muy notorio.
Seguridad
Un sistema de gestión documental tiene protocolos especializados para cumplir con la ley de protección de datos y así proporcionar una mayor seguridad.
Con la integración de este, también estás dando un paso más adelante para la obtención de los certificados ISO que algunas empresas necesitan.
Integración con otros softwares
Muchos softwares de automatización de procesos tienen integración con muchos otros, por ejemplo, con DMS, programas de contabilidad, etc.
Esto nos facilita el trabajo y nuestro entorno laboral, en algunos casos, como con DF-SERVER la integración es total y no te darás de cuenta de que estás combinando dos softwares a la vez.
Reducción del riesgo profesional
Manipular grandes volúmenes de papel conlleva el riesgo de que se pierdan, se deterioren, o sufran algún siniestro. Por ejemplo, un incendio podría dejarnos sin nada, o incluso podrían entrar a robarnos.
Volviendo otra vez a la ley de protección de datos, nos podríamos meter en un problema muy serio.
Guardar documentación a largo plazo
Cada vez los plazos para conservar documentación son más largos, tenemos documentos en la empresa donde necesitamos conservarlos a lo largo de los años de forma obligatoria.
Esto nos supone un gasto de almacenamiento y un problema serio si nos piden esa documentación y por alguna remota razón la hemos perdido.
Movilidad
Una de las grandes razones es esta, poder acceder a nuestro software desde cualquier lugar, desde el ordenador o desde el teléfono móvil, en casa o en la oficina.
Igual hace unos meses no lo valorábamos tanto, pero muchos de los clientes de DF-SERVER han tenido buenas palabras hacia nuestro software tras tener que teletrabajar, debido a la pandemia mundial provocada por el Covid19.
Mejora del ROI
Se ha demostrado que la implementación de un sistema de gestión documental mejora el ROI de todas las empresas que lo tienen, gracias a todos los puntos que hemos nombrado anteriormente. En muchos casos, empiezan a amortizar la inversión realizada en un periodo de medio plazo.
A nuestro gestor documental DF-SERVER nos gusta más llamarle software de automatización de procesos, por la gran variedad de soluciones que ofrecemos a las empresas. Nos adaptamos a cualquier tipo de negocio sin importar el tamaño ni el sector.