La importancia de un gestor documental hoy

Nuestro país atraviesa actualmente una grave crisis sanitaria y económica, especialmente agravada por el parón casi total del tejido empresarial. Somos conscientes de que nos encontramos en el comienzo de una crisis sin precedentes que, como en cualquier otra, desconocemos cuánto va a durar y su fatídica repercusión real, pero sí sabemos que va a ser duro y que será un momento esencial de toma de decisiones transcendentes.

Las empresas deberemos tomar nuevas medidas que serán claves para el desarrollo de nuestra actividad futura, y, tal y como llevamos defendiendo desde hace tiempo: la digitalización de las empresas ya no es una opción sino una necesidad.

De la noche a la mañana los empresarios y trabajadores nos hemos visto forzados a mudar nuestro entorno habitual de trabajo en la oficina por un entorno doméstico y todas las dificultades que ello implica para poder elaborar nuestras tareas con fluidez, fácil acceso a los archivos, organización, comunicación interna…a la inmensa mayoría nos coge totalmente fuera de juego y sin saber cómo proceder; de ahí la importancia de disponer de los medios necesarios para que un cambio de escenario no suponga el caos en nuestro día a día.

Lamentablemente, el teletrabajo o este tipo de situaciones de esta envergadura van a resultar cada vez más inevitables, y las empresas debemos estar preparadas para que estos acontecimientos no agraven todavía más la gestión rutinaria de nuestros departamentos.

Herramientas como DF-SERVER buscan aportar un cuadro de mandos amigable para el usuario, junto a un repositorio centralizado, compartido con el resto de personal que compone la organización, un almacenamiento idóneo y sencillo de localización, así como un acceso impecable a los archivos independientemente de si me encuentro en un entorno local, en la calle, en el coche o en casa. Ya no existen barreras en la documentación y debemos estar dotados de los medios que las erradiquen.

Nuestro gestor documental, además de todas las prestaciones que ofrece, nos brinda la oportunidad de trabajar sobre nuestra documentación a través de acceso WEB o acceso vía MÓVIL, posibilitando, no solo la consulta sino también la subida o descarga de archivos, la validación, envío de estos, etc. en definitiva, trabajo a distancia con todas las garantías. Si además necesitamos cubrir de forma telemática la gestión online de procedimientos con nuestros clientes, disponemos de un módulo que gestiona FORMULARIOS VÍA WEB para cualquier tipo de acción necesaria: solicitudes, gestión de incidencias, registro…facilitando la comunicación con nuestros clientes o personal interno sin necesidad de manifestarse presencialmente.

Invertir en gestión documental es invertir en una solución de futuro que se adapta a todos los escenarios, por complejos que puedan suponer, trastocando lo mínimo posible el devenir de la actividad empresarial y facilitando la flexibilidad de los trabajadores y el rol que desempeñan, independientemente de dónde se encuentren.

Gestión accesible desde cualquier lugar, optimizando tiempos de respuesta y de trabajo, automatizando tareas improductivas, mayor trazabilidad y control de los archivos, seguridad sobre el almacenamiento y consulta de estos beneficiándote de las más actualizadas prestaciones del mercado.

Es el momento de afrontar la realidad que nos ocupa y pasar al cambio; la transformación digital es un bien fundamental.