Hasta ahora, en DF-SERVER ya podías automatizar muchas tareas dentro del gestor documental y agilizar procesos clave en distintos departamentos. Sin embargo, con la llegada de las Funciones Lógicas, el nivel de automatización da un salto cualitativo. Esta nueva funcionalidad te permite ir mucho más allá, creando reglas y acciones avanzadas que antes solo eran posibles mediante desarrollos a medida.
Aquí te explicamos, de forma clara y práctica, qué son las Funciones Lógicas de DF-SERVER, cómo funcionan y qué impacto pueden tener en empresas de cualquier sector.
Tabla de contenidos
¿Qué son las Funciones Lógicas de DF-SERVER?
Las Funciones Lógicas son una funcionalidad avanzada de DF-SERVER que te permite crear reglas, automatismos y acciones inteligentes dentro de la plataforma, utilizando la información que ya tienes dentro de DF-SERVER.
En otras palabras, te permiten decidir qué debe pasar, cuándo y bajo qué condiciones, sin necesidad de programar ni solicitar desarrollos a medida.
Funcionan como un sistema de piezas tipo “puzle” que se conectan entre sí para crear procesos completamente personalizados.
¿Por qué las Funciones Lógicas son clave para cualquier empresa?
1. Validación automática de documentos
Las Funciones Lógicas comprueban:
- Si un documento es correcto (DNI, contrato, mandato…). Cualquier tipo de documento
- Si tiene el formato adecuado
- Si contiene los datos obligatorios
- Si está firmado
- Si está caducado o próximo a caducar
Ejemplo: DF-SERVER puede detectar que un DNI está caducado o que caducará en menos de un mes y avisarte automáticamente.
2. Facturas de compra de productos o servicios
Cuando la factura de proveedores entra en el sistema, las Funciones Lógicas buscan el pedido y los albaranes asociados (por número de pedido, referencias, etc.).
- Coteja los albaranes y facturas línea por línea, comprobando las cantidades de material, importes, totales, impuestos aplicados...
- Si hay diferencias, notifica al responsable
3. Contratos de venta
Las Funciones Lógicas de DF-SERVER supervisan automáticamente las fechas de vencimiento de los contratos y generan avisos de renovación con la antelación que hayas definido.
Incluso pueden activar de forma automática el proceso de renovación, evitando olvidos y asegurando la continuidad del contrato sin intervención manual.
4. Estudio económico
Con los datos que ha extraído DF-SERVER, las Funciones Lógicas pueden: generar y alimentar el estudio económico, crear informes de ventas, comparativas, etc.
5. Medición de los plazos de entrega (cumplimiento SLA)
Las Funciones Lógicas calculan los días transcurridos desde la fecha de pedido hasta el envío, para comprobar el cumplimiento del SLA.
¿Por qué las Funciones Lógicas son clave para empresas de automoción?
Porque en automoción los procesos no son lineales ni estándar:
- Ventas con casuísticas diferentes (VO, VN, renting, minusvalías, flotas…)
- Procesos de gestoría
- Documentación crítica que no puede faltar
- Sanciones, contratos, mandatos, firmas…
Las Funciones Lógicas permiten adaptar DF-SERVER a todas estas realidades, automatizando decisiones que hasta ahora dependían de desarrollos específicos.
1. Bloqueo o avance automático de fases en expedientes
Puedes definir reglas como:
- No avanzar de fase si faltan documentos
- Bloquear un expediente si hay errores
- Cambiar de fase automáticamente cuando todo está correcto
Esto evita errores humanos y garantiza que el proceso se cumple siempre.
2. Avisos y alertas inteligentes
Las Funciones Lógicas muestran avisos dentro del expediente, indicando:
- Falta de documentación
- Errores en datos
- Falta de firmas
- Incidencias pendientes
Así sabes exactamente qué falla y dónde, sin tener que revisar documento por documento.
3. Automatización de comunicaciones externas
Cuando se cumplen ciertas condiciones, DF-SERVER puede:
- Enviar correos automáticos
- Compartir información con terceros
- Notificar a otros departamentos o proveedores
Ejemplo práctico en automoción: cuando la gestoría devuelve la documentación relacionada con una matriculación, la función lógica puede enviar automáticamente un correo a la empresa que fabrica las placas de matrículas, con los datos del vehículo que necesita.
4. Generación automática de documentos
Las Funciones Lógicas permiten:
- Crear documentos automáticamente (estudios económicos, informes…)
- Vincularlos al expediente en el momento adecuado
- Relacionarlos con otros procesos, como conciliación de cobros
5. Visualización inteligente de documentos según el tipo de venta
No todas las ventas requieren la misma documentación.
Con Funciones Lógicas puedes hacer que:
- Solo se muestren ciertos documentos si la venta es estándar
- Aparezcan documentos adicionales si es una venta de minusvalía, taxi o flota
- Se oculten documentos innecesarios según el caso
El expediente se adapta automáticamente a la realidad del proceso.
¿En qué áreas de la empresa se pueden aplicar?
Una de las grandes ventajas es que las Funciones Lógicas funcionan en todo DF-SERVER, no solo en un módulo concreto.
Puedes utilizarlas en cualquier departamento de la empresa: ventas, compras, administración, RRHH…
¿Cómo se crean las Funciones Lógicas en DF-SERVER?
No necesitas conocimientos en programación.
Las Funciones Lógicas se crean:
- Arrastrando bloques de información, condiciones y acciones
- Conectándolos entre sí como un puzle
- Configurando opciones mediante desplegables
Internamente se ejecuta código, pero para el usuario es un proceso visual, sencillo y accesible.
¿Se pueden compartir Funciones Lógicas entre usuarios?
Sí, y este punto es muy importante.
DF-SERVER dispone de una plataforma colaborativa donde:
- Puedes guardar funciones para uso privado
- Puedes compartirlas con otros usuarios
- El equipo de DF-SERVER las valida y publica
- Otros usuarios pueden descargarlas y adaptarlas
Esto hace que el sistema crezca continuamente con casos reales.
¿Qué ventajas aportan las Funciones Lógicas a tu empresa?
- Menor dependencia de desarrollos a medida
- Usuarios que no son desarrolladores pueden crear automatizaciones
- Mejora clara en la toma de decisiones
- Control total y trazabilidad de cualquier documento o proceso
- Reducción drástica de errores humanos, ya que la información ya está comprobada por las Funciones Lógicas
- Ahorro de tiempo en validaciones documentales
- Procesos más rápidos y seguros
¿Por qué las Funciones Lógicas marcan un antes y un después en DF-SERVER?
Porque convierten DF-SERVER en una herramienta viva, capaz de adaptarse a:
- Tu forma de trabajar
- Tus procesos reales
- Tus necesidades específicas como empresa
No es una funcionalidad cerrada, es una base sobre la que puedes construir todo lo que necesites hoy… y mañana.
