En la era digital en la que nos encontramos, la eficiencia y agilidad en la gestión de documentos se ha convertido en un elemento crucial para el éxito operativo en los institutos feriales. Estos centros desempeñan un papel fundamental en la organización de eventos, ferias y exposiciones, pero a menudo se enfrentan a la gestión de abundantes documentos asociados a estas actividades.

En este contexto, la implementación de un software de gestión documental ayuda a los institutos feriales en su digitalización, pero… ¿Qué soluciones otorga una herramienta de este tipo? ¿se puede optimizar las operaciones diarias, reducir la carga administrativa y potenciar la eficiencia en la preparación y ejecución de eventos?

¿Qué solución propone DF-SERVER para la digitalización de institutos feriales?

• Gestión de expedientes que facilitan la organización de ferias y eventos:
  • Definición de cada estado del expediente.
  • Los documentos que componen cada fase, pudiendo configurar qué documentos son obligatorios en cada fase y los que son opcionales.
  • Búsqueda personalizadas, para que sea mas fácil localizar cualquier documento.
• Registro de entrada y salida de documentación: se canaliza en una o dos vías principales de entrada, automatizando la subida e inserción de documentación y datos, y estableciendo metodologías rápidas y controladas que completen el procedimiento.

• Compras: DF-SERVER digitaliza esta área clasificando automáticamente las facturas de compras, extrayendo automáticamente los datos contables para volcarlos al programa de contabilidad (ERP), destrucción de las facturas en formato papel conservando la copia en digital, etc.
• Firma electrónica de cualquier documento digital: como complemento a cualquiera de los procedimientos relacionados con contrataciones, proveedores, protección de datos, etc. se ofrece la funcionalidad de firma electrónica en sus modalidades presencial (firma biométrica) y remota (firma remota). Totalmente integradas con todos los productos de la familia DF-SERVER.

¿Qué otras funcionalidades ofrece DF-SERVER?

Además de las soluciones anteriores, DF-SERVER tiene otras soluciones orientadas a la digitalización de institutos feriales.

• Clasificación automática tanto de las facturas como otro tipo de documentos.
• Extracción full text del documento por OCR.
• Ventana de búsqueda por multitud de parámetros como nombre de documento, texto contenido, por índices, por formato… entre otros.
• Procesos automáticos y flujos de trabajo a medida para optimizar tareas.
• Gestión de los documentos a través de nuestra versión web.

• Creación de archivos MMD, multidata que permite guardar en un solo archivo múltiples documentos de distintos formatos.
• Control de versiones de archivo.
• Inserción de etiquetas, notas y avisos sobre los archivos.
• Auditoría global y copias de seguridad automáticas programables.
• Garantiza la trazabilidad de cada documento, expediente, flujo de trabajo, etc.
• Integración con los principales programas de contabilidad: Factura Tech, Libra, SAP, Sage, Navision…

¡Experimenta en primera persona como DF-SERVER consigue ser el aliado número uno en la digitalización de institutos feriales! Solicita con nosotros una demostración de producto y te haremos una demostración adaptada a tus necesidades