El uso de herramientas tecnológicas en la gestión de documentos es esencial para optimizar procesos y garantizar la eficiencia en el trabajo diario de las gestorías. Un claro ejemplo de esto es el DF-Gest, una plataforma digital diseñada específicamente para aquellas gestorías de vehículos que no cuentan con integración con su concesión, proporcionándoles una solución ágil y segura que aborda los diferentes trámites que gestionan con los concesionarios.
Tabla de contenidos
¿Qué es DF-Gest y cómo funciona?
DF-Gest es una plataforma de enlace entre las concesiones que utilizan DF-SERVER y sus gestorías. A través de ella, se comparten digitalmente los documentos necesarios para las tramitaciones de los vehículos, evitando que sean compartidos en papel.
Para las concesiones que trabajan con Gesthispania y Álvarez Martín, DF-SERVER dispone de integraciones directas.
Los gestores pueden acceder a los documentos relacionados con sus expedientes, con diferentes niveles de acceso y asignación. De este modo, se garantiza que la información se comparta de manera controlada y limitando el acceso a datos confidenciales. DF-Gest es, por tanto, un software clave para gestorías de vehículos que buscan eficiencia sin comprometer la seguridad.
Integración con múltiples gestorías de vehículos
DF-Gest permite una integración fluida con varias gestorías al mismo tiempo. Un concesionario puede trabajar con diferentes gestorías y distribuir las acciones entre ellas en función de su necesidad, por ejemplo, asignando la matriculación de vehículos a una gestoría y las transferencias a otra, manteniendo siempre los expedientes centralizados en una única plataforma. Esta capacidad para gestionar múltiples gestiones sin complicaciones es esencial para empresas que operan en diversas localizaciones o con diferentes socios.
Roles y permisos en la plataforma para gestorías de vehículos
Una de las grandes ventajas de DF-Gest es su flexibilidad para asignar diferentes niveles de permisos. En función de sus perfiles, algunos usuarios tendrán acortados sus permisos a la consulta de documentos, otros podrán gestionar trámites específicos como la matriculación de vehículos, sin la posibilidad de modificar archivos críticos del expediente y algunas podrán tener todos los permisos abiertos. Este enfoque garantiza la precisión y trazabilidad en cada proceso.
Además de los roles de usuarios, el sistema permite configurar roles específicos para cada gestoría. Por ejemplo, si una gestoría necesita añadir información al expediente, como la matrícula de un vehículo, los administradores pueden otorgarles los permisos necesarios, manteniendo siempre el control sobre el acceso a otros índices del expediente. Esta característica es especialmente útil para las gestorías de automoción.
Automatización de trámites y notificaciones en la plataforma digital
DF-Gest también facilita la automatización de trámites y la comunicación entre la concesión y la gestoría. En el momento en que la concesión sube un expediente a la plataforma, el gestor recibe una notificación automática por correo electrónico, lo que agiliza la respuesta. Este sistema permite notificaciones tanto individuales como grupales, asegurando que todos los responsables estén informados del progreso del trámite.
Para las gestorías de vehículos, la plataforma digital ofrece la posibilidad de gestionar trámites personalizados. Por ejemplo, al matricular un vehículo, el usuario puede seleccionar los documentos necesarios desde DF-SERVER y enviarlos a la gestoría. Una vez tramitado el expediente, la gestoría puede actualizar el estado en el sistema, manteniendo un flujo de trabajo organizado y eficiente.
Fases del proceso y gestión de incidencias en DF-Gest
Una de las funciones más destacadas de DF-Gest es la capacidad de monitorear en tiempo real el estado de los expedientes. Las fases del trámite, desde «En trámite» hasta «Finalizado», se actualizan automáticamente, lo que permite un control total del proceso. Además, cualquier incidencia detectada por la gestoría, como la falta de un documento, se envía una notificación automática al usuario responsable para que subsane el error.
Esta capacidad para gestionar incidencias y controlar el flujo de trabajo es crucial para las gestorías de vehículos, ya que garantiza que los expedientes sean tramitados de manera correcta, sin retrasos innecesarios.
Flexibilidad y configuración personalizada
Este software destaca por su flexibilidad y capacidad de adaptación a las necesidades específicas de cada gestoría. Los administradores pueden añadir o eliminar usuarios, así como asignar distintos niveles de permisos según los roles de cada gestor. Esta característica es especialmente útil para gestorías de automoción, que pueden organizar su flujo de trabajo según los requerimientos del cliente y los recursos disponibles.
DF-Gest también permite personalizar las fases del trámite y los colores asociados a cada estado, facilitando así un seguimiento visual de los expedientes.
La seguridad en las gestorías de vehículos
La seguridad es un pilar fundamental, especialmente cuando se trata de datos sensibles. La plataforma cumple con todas las normativas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), asegurando que tanto la concesión, la gestoría y el proveedor cumplan con sus obligaciones en materia de protección de datos.
Antes de empezar a trabajar, se requiere la firma de un acuerdo entre las partes involucradas para garantizar que todos comprenden y respetan sus responsabilidades en cuanto al tratamiento de los datos.