¿Y si la factura de un proveedor pudiera llegar al correo, se extrajeran sus datos y se enviaran automáticamente al DMS (datos listos para contabilizar)? Este ha sido siempre el objetivo, y hoy ya es una opción viable y fiable.
Así lo explicó Borja Becerra, consultor e implantador de DF-SERVER. La ponencia tuvo dos partes: un repaso a todo lo que DF-SERVER envía ya a los principales DMS (Quiter, Serauto y Keyloop, con Autoline y Aswin) y una parte práctica sobre cómo trabaja ahora el módulo AIR con inteligencia artificial para leer las facturas de proveedores y volcarlas al DMS con un solo clic. ¡Te lo contamos!
¿Con qué DMS se integra DF-SERVER y cómo se comunica con ellos?
DF-SERVER lleva más de diez años integrándose con DMS, además de con los ERP de siempre como Sage o Dynamics. Las integraciones han ido creciendo con lo que nos pedían los propios clientes, que son quienes trabajan a diario con el DMS y saben qué dato necesitan, en qué formato y en qué momento.
La forma de conectarse depende de cada DMS:
- Quiter y Serauto: integración por API REST. La información de las facturas de proveedores llega al DMS en tiempo real.
- Keyloop: durante años la integración se hizo con ficheros CSV. En Autoline se han incorporado procesos automáticos (demonios o daemons) que cargan ficheros XML de factura, y este XML automático acaba de llegar también a Aswin.
Un matiz importante: todo lo que se cuenta en este artículo ya está operativo y se usa en el día a día de los clientes. No son promesas de hoja de ruta.
¿Qué datos de la factura de proveedor llegan a Quiter desde DF-SERVER?
Con Quiter la integración es de las más completas. Desde el módulo AIR se envían, entre otros, estos datos:
- Desglose de contabilidad analítica, que además se memoriza para las siguientes facturas.
- Multivencimientos con sus importes.
- Formas de pago y bancos.
- Tipos de factura: compras, cargos, abonos...
-
Cruce de datos de albaranes y vales: DF-SERVER recupera del DMS los albaranes y vales de compra y los cruza con los albaranes que la IA ha leído en la factura. Ojo, que aquí ya no hablamos de OCR: la IA entiende el documento y compara sus datos con los del DMS. Con ese cruce hecho, el DMS recibe los albaranes o vales ya identificados para hacer el casado y el descuento directamente.
¿Por qué importa tanto? Porque en las facturas de recambios, o de ciertos proveedores, puede haber muchos albaranes en una sola factura. Cotejarlos uno a uno a simple vista es una tarea tediosa y con riesgo de error. Eliminar ese paso es un avance real. - Prorratas y operaciones intracomunitarias. Como casi cada cliente de Quiter usa códigos de IVA distintos, ahora los códigos son configurables por cliente.
- Concepto de la factura. Algunos clientes no quieren enviar la descripción de la cuenta, sino el concepto real de la factura. La IA recupera los conceptos habituales de las facturas del mismo tipo y, si la factura hace referencia a un vehículo (por ejemplo, una reparación de llantas), añade la matrícula o el bastidor.
También se han resuelto dos problemas muy concretos:
- Facturas de compra de vehículos sin vehículo dado de alta. Antes, si el vehículo no existía en el DMS, no se podía registrar la factura. Ahora el vehículo se crea a la vez que la factura.
- Vínculo entre DMS y documento. DF-SERVER recibe el número de registro que asigna Quiter y lo estampa en un sello sobre la propia factura, de forma que quedan vinculadas en los dos sentidos. Y desde Quiter, con el «ojito», se abre la factura original sin salir del DMS.
¿Y qué se ha incorporado en Nextlane (Serauto) y Keyloop (Autoline y Aswin)?
En Nextlane (Serauto)
- Reparto de los importes de la factura en cuentas, secciones y centros, con un subdesglose por tipo de IVA e importe, con sus conceptos y cuentas.
- Volcado de la prorrata.
- Cuenta de retención, que se suma a la retención que ya se enviaba.
- Carga automática de proveedores desde el DMS a DF-SERVER, para identificar al emisor y su código de proveedor.
- Retorno del número de serie de la factura una vez registrada (el IVA).
- Actualización automática cuando la factura se contabiliza, para avanzar los workflows de DF-SERVER de forma desatendida.
- Apertura del documento desde el propio DMS.
En Keyloop (Autoline y Aswin)
- Desglose de centros y cuentas analíticas también dentro del XML.
- Más datos a petición de los clientes: forma de pago, fecha de vencimiento, conceptos de la factura y configuración de los códigos de IVA.
- XML automático, ya disponible también en Aswin.
Más allá de las facturas, las integraciones cubren también la parte de expedientes: actualización del consentimiento RGPD, creación de clientes desde el expediente y recuperación de información de venta y posventa a través de API, según el DMS.
¿Cómo se procesaban las facturas hasta ahora y por qué no bastaba?
Hasta ahora el circuito era este: DF-SERVER recibía la factura, la leía por OCR, la presentaba en el módulo AIR y una persona la revisaba, corregía los datos que hiciera falta, añadía o cambiaba las cuentas a mano y la enviaba al DMS.
El objetivo siempre fue otro: recibir la factura en un buzón de correo y que llegue al DMS sin intervención del usuario. Pero, como reconoció Borja, no es tan bonito como se pinta. Cada factura y cada cliente tiene sus peculiaridades, y no basta con descargar un PDF y mandarlo al DMS sin más. Hacían falta varias piezas, que son las que te contamos a continuación.
¿Qué son los asientos predefinidos y los proveedores automáticos del módulo AIR?
Asientos o cuentas predefinidas. Inspirados en funcionalidades de algunos DMS, permiten guardar en el AIR cómo se contabiliza un proveedor. Si un proveedor te factura siempre con un desglose de dos cuentas, un reparto, una descripción y unos importes, eso se puede predefinir. Esto se puede vincular al contenido de la factura: no es lo mismo un mantenimiento que una venta de materiales o una reparación, así que un mismo proveedor puede tener varios asientos según el tipo de factura.
Proveedor automático. Antes existía una configuración semimanual: marcabas un proveedor como semiautomático y definías reglas (importe mayor que, menor que, entre valores…) que se ejecutaban a mano desde el AIR para marcar en verde las facturas que las cumplían. Ahora ese proceso es automático.
Una factura que entra por correo, escáner (si llega en papel) o un robot de descarga (RPA) se procesa con IA y puede llegar directamente al DMS, sin intervención humana. Además, al abrir el AIR los campos ya no aparecen en blanco: la IA los ha rellenado antes.
¿Qué resultados se pueden medir con la IA en el módulo AIR?
La pregunta de siempre es: “¿La IA identifica bien o identifica mal los datos de las facturas?”. Para responderla con datos, el AIR incorpora ahora métricas en tiempo real, accesibles desde el botón superior izquierdo. Muestran, entre otras cosas:
- Cuántos datos analiza la IA.
- Cuántos datos ha corregido el usuario a mano (número de factura, fecha, base, IVA…). Si cambias un campo, la métrica se actualiza al momento.
- Cuántas facturas son digitales y cuántas escaneadas.
- En cuántas se ha identificado el emisor.
- Y la más importante: cuántas facturas pasan en automático y cuántas hay que revisar.
En las pruebas, las mediciones superan el 98 %. La IA funciona mejor con facturas digitales que con documentos escaneados o con suciedad, aunque también con estos el resultado es muy bueno.
La expectativa del equipo es que alrededor del 98 % de las facturas pase en automático, sobre todo las repetitivas, como alquileres o mantenimientos. Y hay una garantía fundamental: una factura que no cumple una serie de reglas estrictas no pasa al DMS; se queda parada para revisión humana.
¿Qué son las reglas en lenguaje natural y para qué sirven?
Aunque la IA lee muy bien, puede confundir una I con un 1 o una O con un 0 en el número de factura de un proveedor concreto. Para eso están las reglas en lenguaje natural, que pueden ser generales o por emisor.
Funcionan así: le escribes a la IA lo que quieres, igual que se lo explicarías a un compañero. Por ejemplo:
- “Cuando llegue una factura de este proveedor (identificado por su CIF), si el número de factura contiene una I, es un 1.”
- Otro ejemplo: “Si la factura lleva tasas en lugar de suplidos, recoge las tasas como suplidos.”
No hay que marcar sobre la factura dónde está el número o el total, como ocurría con las plantillas clásicas de OCR. Basta con escribir la regla.
¿Qué cambia para el departamento de administración de un concesionario?
En palabras de Borja: antes, pasar las facturas de proveedores directamente al DMS era viable, pero con intervención humana. Ahora es viable y fiable con la intervención de la IA.
En la práctica, eso significa:
- Menos revisión manual de facturas repetitivas y corrección de datos.
- Adiós al cotejo visual de decenas o cientos de albaranes por factura.
- Facturas vinculadas en los dos sentidos entre DF-SERVER y el DMS.
- Datos en tiempo real, para saber cuántas facturas pasan solas y cuántas necesitan revisión.
- Mayor control: si no cumple las reglas, se para y lo revisa una persona.
La funcionalidad ya está operativa para los clientes que quieran activarla.
