Software para automatización de procesos en la empresa

Un software destinado a la automatización de procesos, como puede ser nuestro módulo de workflow, nos otorga la oportunidad de controlar varios procesos en diferentes departamentos: RRHH, administración, comercial, etc.

En cada flujo de trabajo podremos establecer varios interventores, aplicar diferentes tareas (sellado, vinculación, indexación, aprobación, revisión, inserción de notas, etc.), además de añadir condicionales, antes de su archivado definitivo, el cual también podremos configurar.

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Módulo workflow de DF-SERVER

Para mostrar los casos de uso de un sistema de workflow vamos a dividirlos por departamentos:

  1. Departamento de Administración
    1. Validación de facturas (internas y externas).
    2. Aprobación de notas de gastos (internas y externas).
    3. Envío de documentos oficiales entre clientes, trabajadores y proveedores.
  2. Departamento de Marketing
    1. Envío de catálogos, trípticos, etc… (interna y externamente).
    2. Envío y validación de propuestas creativas.
    3. Aprobación de documentos.
  3. Departamento Comercial
    1. Validación de ofertas.
    2. Aprobación de condiciones especiales.
    3. Envío de documentación para clientes y/o proveedores.
    4. Confirmación de pedidos.
    5. Aprobación de comisiones.
  4. Departamento de RRHH
    1. Envío desatendido de nóminas.
    2. Distribución y archivo de todo tipo de solicitudes, partes de baja, consentimiento RGPD, etc.

Ventajas de la utilización de workflow

Los software utilizados en las empresas para automatización de procesos cuentan con innumerables beneficio, pero una recopilación de las ventajas más significativas podrían ser la siguiente:

  • Mejora del seguimiento y control de procesos gracias a una normalización en la metodología de trabajo.
  • Mejora de la productividad general y eficiencia entre departamentos. Permite un ahorro en los tiempos de ejecución para la gran mayoría de los procesos.
  • Muchos de los problema que pueden surgir dentro de un proceso de trabajo son conocidos por anticipado, por tanto, el esquema de flujo de trabajo permite adelantarnos a posibles fallos y anticiparnos a las soluciones.
  • Facilita la circulación de la información dentro de la propia empresa y por tanto se disminuyen los tiempos de atención interdepartamental, con clientes y proveedores.