Suite de herramientas de gestión documental

Algunos de los temas a tratar en la V Convención DF-SERVER han sido las nuevas funcionalidades del producto, así como la presentación de nuevos módulos, aumentando de esta forma el número de herramientas de gestión documental con las que podremos agilizar y reducir tareas improductivas dentro de nuestra empresa.

A continuación explicamos alguno de ellos:

DF-FORMS

DF-FORMS es un módulo que permite vía módulo web cumplimentar documentos formulario PDF, adjuntar documentos y enviarlos a DF-SERVER para su procesamiento.

DF-FORMS herramienta de gestión documental

A QUIÉN VA ORIENTADO

DF-FORMS va orientado a todas aquellas empresas u organismos que por su estructura necesitan enviar documentos a su revisión, bien por su descentralización o bien por su gran número de empleados.

Por ejemplo:

  • Registros de entrada de organismos públicos.
  • Solicitudes internas de empresas (Petición de vacaciones, contratación, gastos,…).
  • Envío desatendido de factura de proveedor.
  • Cumplimentación de curriculums.

CÓMO FUNCIONA

Para que DF-FORMS funcione, debemos configurar un formulario PDF estándar. Una vez hecho esto, podemos publicarlo permitiendo documentos adjuntos obligatorios o no. Una vez el usuario vía web cumplimenta el documento y adjunta los documentos requeridos, estos viajan hasta el servidor DF-SERVER para ser tramitados mediante un proceso automático o un work flow. El usuario podrá ver qué documentos ha enviado y en qué estado están.

REGLAS PUZZLE

Las reglas puzle son un nuevo tipo de reglas mediante las cuales podremos realizar cualquier tipo de operación comparativa, matemática o lógica sobre índices de documentos.

Reglas puzle herramienta de gestión documental

Dónde puedo usarlo y por qué:

Facilita la configuración de procesos y permite reducir el número de tareas a configurar en una parametrización convencional.

Se pueden usar en:

  • Procesos automáticos.
  • Work flows.

Utilizando reglas puzzle podemos optimizar procesos en un único punto de proceso automático.

A continuación se exponen algunos ejemplos:

  1. Control de importes de facturas
  2. Distribución de documentos multiempresa
  3. Formateo de datos numéricos
  4. Trabajo con fechas…

SEARCH BUILDER

SEARCH BUILDER (Constructor de buscadores) es una herramienta de DF-SERVER que permite crear formularios de búsqueda parametrizados.

Search Builder herramienta de gestión documental

POR QUÉ USARLO:

  • Permite crear formularios de búsqueda parametrizados para evitar que los usuarios base de DF-SERVER tengan que perder tiempo en utilizar las búsquedas complejas.
  • Limita a usuarios o grupos de usuarios a realizar las búsquedas con unos parámetros establecidos por el administrador.
  • En definitiva, mejora el tiempo en que los usuarios buscan documentos, reduce el tiempo de formación en búsquedas y evita errores de búsqueda al estar parametrizadas correctamente.

DF-SERVER como suite de herramientas de gestión documental

Estos módulos o herramientas de gestión documental que completan toda la suite de nuestro software, no son las únicas a vuestro alcance. Tenemos multitud de módulos para conseguir la mayor adaptabilidad a tu empresa, por lo tanto solo obtienes aquellos módulos que mejor se adapten a tus necesidades.

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