Millones de pacientes pasan cada año por un hospital, otro tanto consultan al médico de cabecera, y casi todos dejan una gran cantidad de información valiosa y sensible de cada paciente.
El crecimiento de la actividad asistencial plantea a los hospitales y clínicas el complejo problema: la gestión de archivos y documentos. ¿Cómo se podría almacenar de forma eficiente el historial médico de cada paciente y compartirlo con otros centros?
En la mayoría de los casos, las clínicas y los hospitales se encuentran desbordados. La falta de espacio, de capacidad humana y de soporte tecnológico dificulta la gestión de archivos, pero es aquí donde entra en juego el aliado perfecto. DF-SERVER es un gestor documental capaz de llevar a cabo la digitalización de documentos clínicos, un proceso que permite la gestión eficiente y segura de la información médica.
La clave reside en la digitalización de los documentos clínicos
Cada vez son más los hospitales, centros sanitarios y clínicas que deciden optar por la digitalización de documentos con la ayuda de un gestor documental, con el objetivo de agilizar y mejorar la atención al paciente. Sin embargo, los beneficios de implantar un gestor documental van mucho más allá de ofrecer un acceso rápido y sencillo a la información. Incrementar la precisión en las búsquedas, reducir costes, garantizar la seguridad de acceso y en definitiva, facilitar el trabajo de los profesionales sanitarios, son algunas de las ventajas que supone integrar un servicio de este tipo.
Principales utilidades de implantar una herramienta de gestión documental
Un software médico tiene la obligación, según el Artículo 13.2 Decreto 38/2012, de identificar de forma inequívoca y personalizada a todo profesional que intente acceder a la información contenida en el historial clínico de una persona como paciente o usuaria y verificar su autorización. Además, deberá dejar constancia de todos los accesos de forma que permita identificar: a la persona que accede, la fecha y la finalidad; guardando de cada intento de acceso como mínimo: la identificación del profesional, fecha, hora y la parte de la historia clínica a la que se ha accedido y el tipo de acceso.
La firma electrónica es otra de las utilidades de las que dispone DF-SERVER, pudiendo aplicarse a multitud de documentos: consentimientos informados, protección de datos (RGPD), cuestionario de salud, contratos, nóminas, prevención de riesgos, formularios de admisión… La firma electrónica cumple todas las garantías legales: Ley 59/2003 de Firma Electrónica y el Reglamento Europeo eIDAS 910/2014.
Se puede consultar la documentación a cualquier hora y en cualquier lugar. Aunque en España todavía no existe una base de datos centralizada con los historiales clínicos de todos los ciudadanos, diversos hospitales han comenzado a apostar por la digitalización de documentos clínicos para facilitar la consulta de datos de los usuarios desde el centro en el que se encuentren.
Los gestores documentales suelen ofrecer funciones de búsqueda avanzada, lo que permite a los profesionales de la salud encontrar rápidamente la información requerida dentro de grandes volúmenes de registros médicos.
La digitalización del historial clínico se podría llevar a cabo con DF-SERVER, gestionando toda la información del paciente desde su Módulo de Expedientes.
¿Cuál es el punto más importante?
Pues no es otro que la seguridad. Cuando se trata de información sensible como esta, es todavía más importante garantizar la completa seguridad en la gestión de documentos. De hecho, los archivos originales no se eliminan una vez digitalizados, sino que se vuelven a guardar durante un período determinado.
Además, los sistemas digitales permiten crear diariamente copias de seguridad de forma automática, evitando pérdidas y ofrecen también la posibilidad de utilizar permisos exclusivos de acceso a personas autorizadas.
Si además, queremos compartir y descargar los informes de los pacientes, se puede ejecutar mediante cifrado y encriptación. Incluso ellos mismos pueden recibir un correo electrónico con la notificación de la disponibilidad de resultados en el programa de gestión documental.
En definitiva, el objetivo de los gestores documentales utilizados en el sector sanitario es lograr que la gestión de archivos digitales sea realmente útil y aporte valor al día a día de los pacientes y de los profesionales del sector.