Hay proyectos de transformación digital que resultan muy complejos de abordar, por eso hoy nos gustaría traerte 5 consejos para evitar el rechazo de un gestor documental. ?
Teniendo en cuenta lo que hemos dicho en el párrafo anterior, puede ser que un proyecto demasiado ambicioso para la gestión documental no traiga ninguna mejora a la empresa, y por lo tanto que el software que hemos implantado genere rechazo por parte de los usuarios. Esto puede ser debido a una mala gestión y preparación del personal que lo va a utilizar.
Los 5 consejos que debemos aplicar
1. Involucrar a los administradores o usuarios clave. Contar con un responsable dentro de la empresa que sea capaz de transmitir todos los beneficios de la herramienta a sus compañeros, además de ser capaz de resolver cuestiones.
2. Sesiones de contacto. Tener en cuenta que para muchos usuarios es la primera vez que ven la herramienta. Ojo con el uso de términos muy específicos, es posible que el mensaje no llegue. Organizar sesiones de demostración de las funcionalidades más básicas a las más avanzadas progresivamente. Incluir ejemplos adaptados al sector y actividad de la empresa. Sesiones breves de 30 minutos.
3. Uso en contextos reales. Utilizar ejemplos cercanos a la empresa, adaptar estructuras y lenguaje. Explicar qué son los nuevos conceptos a utilizar.
4. Evitar mencionar el sistema. Se puede dar el caso que uno de los usuarios ya conozca la herramienta por motivos anteriores y tenga un concepto negativo de ella por alguna razón. Intentar resaltar sus ventajas y cualidades para evitar que esa connotación influya en el presente.
5. Compartir los éxitos. Utilizar experiencias positivas como referencia.
Conclusión
Una de las frases que nos puede llegar a decir nuestro abuel@ es «nadie nace aprendido«, todo tiene su proceso de aprendizaje, por este motivo no podemos pretender implementar un gestor documental sin una formación previa, o una mala instrucción, a todos los miembros de la empresa que van a utilizar el programa.
Estos 5 consejos para evitar el rechazo de un gestor documental nos permitirán llevar a cabo una implantación sin que genere repudio entre los futuros usuarios de la herramienta.