Digitalización de empresas

Desde la primera empresa creada en el mundo: la “Compañía Neerlandesa de las Indias Orientales” en 1602 hasta la actualidad han pasado cuatro siglos y, como es obvio, las empresas han evolucionado durante todo este tiempo hacia la era digital.

La transición hacia la digitalización de las empresas resulta compleja, y es por ello que en el presente muchas de estas se han quedado atrás, manteniendo en su rutina de trabajo procesos arcaicos, a falta de tener capacidad de inversión necesaria para poder afrontarlo.

En esta página nos gustaría desplegar información relativa a la transformación digital y qué recomendaciones os podemos dar para aquellas pymes que quieran digitalizar sus centros de trabajo.

¿Qué es la digitalización de empresas?

La digitalización de empresas es el conjunto de todos los recursos tecnológicos y la correcta utilización de los datos dentro del entorno de un negocio, de esta manera se crean nuevos procesos que se centran en la innovación, automatización y una mejor relación entre los trabajadores y agentes externos.

¿Qué soluciones podemos encontrar para la digitalización de pymes?

Actualmente existen una amplia variedad de aplicativos que nos ayudan a la digitalización de empresas:

  • Administración en la nube: con una solución como esta tenemos resuelto el problema del trabajo a distancia ya que tenemos plena disponibilidad de la información desde cualquier lugar y a cualquier hora.
  • Firma electrónica de documentos: esta firma tiene la misma validez legal que la firma manuscrita y nos asegura la verificación íntegra del documento, garantiza el no repudio en origen, cuenta con la participación de un tercero de confianza, garantiza la imposibilidad de incrustar la firma en otros documentos, basada en un certificado electrónico reconocido.
  • Extracción de datos automáticamente: si tenemos la ventaja de tener una herramienta que nos permita extraer los datos de facturas, por ejemplo, podemos volcarlos automáticamente al programa contable, de la misma manera también estaremos ahorrando tiempo al no tener que “picar” los datos del documento de forma manual.
  • Digitalización de documentos: todos aquellos documentos que almacenamos en formato papel los podemos digitalizar de forma totalmente lícita, lo que nos permite poder destruirlos.

 

Soluciones para la digitalización de empresas

¿Qué beneficios tiene?

Las empresas que han digitalizado algún departamento de su compañía o la totalidad de su centro de trabajo gozan de ciertas ventajas con respecto a otras que no lo han implantado. A continuación indicamos una serie de beneficios a considerar:

  • En la actualidad una de los beneficios más notorios es que podemos trabajar de forma telemática, por lo que podemos evitar el contacto entre personas y facilitarle las tareas tanto a nuestros clientes como a nuestros empleados.
  • Tenemos una mayor capacidad para monitorizar y recoger información relevante de nuestro negoci,o ya que los datos que optemos nos pueden dar información sobre todas las áreas de nuestra empresa, de empleados, de acciones comerciales que se han hecho… gracias a esto se pueden tomar decisiones de peso o trazar estrategias comerciales.
  • La comunicación entre los diferentes departamentos es más fluida y las habilidades que van adquiriendo los trabajadores al tener que utilizar herramientas digitales aumentan, esto es debido al aprendizaje y preparación que obtienen antes de usar las aplicaciones.
  • Todos los empresarios saben de las exigencias de los consumidores por la inmediatez en la atención al cliente, por eso mismo las empresas que han implantado soluciones de digitalización juegan con la ventaja de atender de forma más ágil las necesidades de sus consumidores.
  • Es bastante habitual que los empleados al realizar tareas que son mecánicas cometan errores, pero al implementar programas que permiten automatizar tareas como por ejemplo el hecho de usar workflows, extracción de datos automáticos… de esta forma estaremos erradicando errores humanos.

¿Cuál es la clave para la digitalización de empresas?

Nosotros lo tenemos claro: la clave radica en las personas; si escuchamos a los empleados de nuestra organización sabremos cuáles son nuestros puntos flacos y a partir de ahí podremos comenzar una vía hacia la digitalización de nuestra empresa.

En muchos casos es posible que los empleados se muestren un tanto reacios en implantar un cambio en la empresa, pero esto siempre se puede corregir con una buena gestión, un cuadro de mandos sencillo y una formación muy focalizada en su rol de usuario. Al final del proceso de aprendizaje es cuando de verdad las personas valoran positivamente los cambios ejecutados.

¿Qué más te puede interesar?

Las personas y la tecnología en la transformación digital
El pasado mes de septiembre, en uno de los eventos que DF-SERVER actuó como anfitrión, tuvimos la oportunidad de escuchar
La Catedral de Santiago - ejemplo de transformación digital
Sabemos que la vuelta a la nueva normalidad, como se le conoce, no está resultando una tarea sencilla, ya que
DF-SERVER es un software de gestión inmobiliaria
Contratos de alquiler o de Arras, RGPD, recibos… toda esta cantidad de papeles y más papeles son los responsables de
Gestión documental para pequeña y mediana empresa
La cantidad de información que se maneja hoy en día en la pyme, tanto en formato papel como en formato
Digitalización de los procesos de una empresa
Varias veces hemos mencionada la importancia de la personalización y adaptación de los programas de gestión documental en una oficina,
Errores más comunes en la organización de los flujos de información  Las empresas que optan por la implementación de un
El Parlamento Europeo y el Consejo han aprobado finalmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que, con el
Todo lo que tenga que ver con la gestión documental incide de forma directa en la efectividad y eficiencia de
Toda empresa o producto necesita reinventarse, y por ello desde DF-Server queremos abarcar no sólo la grande y mediana empresa,