Todo lo que tenga que ver con la gestión documental incide de forma directa en la efectividad y eficiencia de las organizaciones, pero también sirve de ayuda a la hora de aligerar los procesos en una organización en cuanto a gestión de archivos. Así es como DF-SERVER, nuestro gestor documental orientado a todo tipo de empresas, consigue mejorar la productividad en el trabajo.

Tener bien clasificados, ordenados y, sobre todo, bien localizados todos los documentos digitales en una oficina implica responder más rápidamente y de forma ágil a las necesidades que demandan los consumidores, mejorando así la situación competitiva.

La necesidad de trabajar a distancia también ha crecido notablemente en los últimos años, al igual que la colaboración remota también se va introduciendo en las organizaciones, que ponen especial interés hacia la flexibilidad y la movilidad con el objetivo de tener empleados más capacitados, satisfechos y leales.

Beneficios de trabajar con un gestor documental

Hoy en día, las empresas funcionan de forma descentralizada, por lo que los trabajadores se mueven y operan desde distintos lugares y la colaboración entre ellos debe ser constante, por lo que la adopción de un sistema de gestión documental solucionaría esta problemática de necesidad de acceso externo y aportaría los siguientes beneficios:

• Los archivos digitales se almacenan de forma ordenada, por lo que su localización es más rápida y eficaz.
• Con la digitalización de documentos todos los archivos estarán disponibles desde cualquier lugar sin necesidad de permanecer en la oficina.
• Controles de seguridad para saber quién accede a cada documento y en qué momento.
• Control de versiones para aumentar la colaboración en equipo a la hora de trabajar sobre la misma documentación, evitando duplicidades de archivo.
• Ahorro en impresión y tiempo de recuperación de la documentación.
• Usuarios multidispositivo: smartphones, tabletas y portátiles.

Además de esto, el día a día en las tareas de una empresa se hace más eficiente al tener acceso al sistema de gestión documental mediante el navegador para poder acceder a todos los documentos digitales, registros de empresa y cualquier otro tipo de información.

En los casos que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos…) un sistema de gestión documental permite definir los flujos de aprobación que tiene que completar cada tipo de documento y, de esta forma, el propio sistema realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.

Entonces… ¿Cómo mejorar la productividad en el trabajo?

En definitiva, podemos decir que el trabajo flexible tiene también un impacto directo sobre el compromiso de los empleados y hay que destacar la importancia de adoptar estrategias de colaboración para incrementar la productividad, eficiencia y satisfacción de cada una de las personas que forman el equipo en una organización.