驴C贸mo mejorar la comunicaci贸n en la empresa con un gestor documental?

聽Las organizaciones que optan por la implementaci贸n de un sistema de gesti贸n documental para mejorar la comunicaci贸n en su empresa lo hacen principalmente bas谩ndose en encontrar una soluci贸n a una serie de problem谩ticas que poseen en sus jornadas de trabajo. Dichas problem谩ticas tienen or铆genes muy diversos y pueden darse en cualquier departamento o proceso a ejecutar. 聽

Uno de los factores a tener en cuenta antes de tomar la decisi贸n definitiva de qu茅 gestor documental adquirir, ser谩 analizar previamente las necesidades a solucionar.

驴Cu谩les son las complicaciones y como mejorar la comunicaci贸n en la empresa?

Las complicaciones y las soluciones a estas que m谩s com煤nmente suelen surgir en los proyectos de implementaci贸n de flujos de trabajo son:

Su complejidad

Existen sistemas documentales que no son capaces de estructurar flujos de trabajo complejos y requieren de herramientas complementarias para desempe帽ar dicha labor. Por otro lado, algunos flujos de trabajo pueden haber ido complic谩ndose paulatinamente sin que fuera necesario.

El sistema de gesti贸n documental debe ser incluido con el objetivo de facilitar esos procesos empresariales que entorpecen y dificultan la productividad.

Su rutina

Las empresas con extensa experiencia productiva presentan procesos muy asentados en la empresa, pero que en muchos casos no suponen una soluci贸n a ning煤n problema. En muchos momentos las organizaciones adoptan procesos de trabajo para efectuar tareas que con el paso de los a帽os y la evoluci贸n de la tecnolog铆a pueden ser modificadas o incluso eliminadas.

M煤ltiples tareas de gesti贸n, registro, RRHH, etc. son simplificadas y optimizadas con gestores documentales que, a su vez, tambi茅n facilitan la interconexi贸n entre los diferentes departamentos y usuarios.

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Su individualizaci贸n

La informaci贸n que entra en una organizaci贸n puede ser introducida a trav茅s de multitud de canales. No todos los empleados trabajan con todos los canales o visualizan toda la informaci贸n. Las empresas actuales buscan aumentar la colaboraci贸n entre departamentos o empleados individuales fomentando as铆 compartir informaci贸n relevante para el buen hacer de la empresa.

Los documentos de un departamento pueden ser consultados por cualquier empleado desde su propio dispositivo sin necesidad de desplazarse. De esta forma, los documentos son m谩s ricos en contenido y favorecer谩n el desarrollo empresarial de la compa帽铆a mediante la divulgaci贸n de informaci贸n.

Su escasa clasificaci贸n 煤til

El almacenamiento indiscriminado de informaci贸n en los servidores de una empresa ha derivado en muchos casos a la acumulaci贸n masiva de informaci贸n poco 煤til. Antes de implementar un sistema de gesti贸n documental es importante cribar y clasificar el contenido que se desee migrar al nuevo sistema. Esta clasificaci贸n es la forma m谩s sencilla de conseguir sacarle el m谩ximo provecho a la nueva herramienta.

IMPORTANTE: Las organizaciones que no clasifiquen de forma coherente la informaci贸n que introducen en el gestor documental volver谩n a experimentar problemas importantes.

No todas las compa帽铆as tienen por que experimentar las mismas dificultades, pero si se quiere mejorar la comunicaci贸n en la empresa y su flujo de trabajo, s铆 se deber铆a tomar en consideraci贸n estas pautas mencionadas.