Los centros educativos, al igual que otros sectores, también cuentan con sus necesidades en cuanto a digitalización de documentos y gestión de archivos. Aún más si cabe que otras organizaciones. Los centros de este tipo no sólo manejan documentación propia de administración, de todos los cursos, grados, másteres, etc. que ofrecen, sino también la propia documentación asociada a cada alumno matriculado.
La solución que proponemos es un software para centros educativos como DF-SERVER, que ayudará a aumentar la productividad en cuestiones de gestión documental.
¿Qué tipo de problemáticas nos podemos encontrar en un centro educativo?
- Manejan altos volúmenes de documentación por cada curso y cada alumno inscrito y necesitan contar con una clasificación correcta en una estructura organizada y jerarquizada.
- Reciben correos electrónicos continuamente, de ahí que haya que tratar el REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA como prioridad.
- Imprimen multitud de correos (recibidos y enviados) para su registro y archivo físico en papel con documentación relativa a temario de cursos ofertados, preinscripciones, contratos de formación, matrículas, diplomas, etc.
- Sellan manualmente cualquier documento de entrada y salida que quieran registrar.
- Guardan físicamente documentación (por imperativo legal durante un tiempo determinado) de sus alumnos, lo que significa un importante volumen documental que ocupa amplios espacios en el local y conlleva posibles complicaciones en cuanto a burocracia, seguridad y confidencialidad de los datos que se deben conservar.
- Establecen desde y hacia comunicación con los padres, alumnos, administración, proveedores, otros centros…y conviene tratar todas esas vías.
La solución: un software para centros educativos
Un programa específico para la gestión de centros educativos puede resolver todas las casuísticas anteriores:
- Evitar la impresión de correos electrónicos (ahorro de tiempo y dinero) llevando a cabo una digitalización de documentos al completo.
- Conceder la posibilidad de registro telemático en los cursos ofertados.
- Aplicar mediante un proceso automático la inserción de sello de registro de entrada (con inclusión automática de fecha y hora e incluso número de registro) y validación de matrícula de curso.
- Configurar un archivado automático de la documentación entrante que nos clasifique los archivos por curso y alumno e incluso que agrupe o vincule esta documentación entre sí.
- Parametrizar flujos de trabajo que gestionen la solicitud de un nuevo alumno, hasta su expediente por curso asistido, pasando por los procesos de matrícula, validación, examinación, etc.
- Enviar notificaciones telemáticamente al profesorado o alumnado.
- Añadir la funcionalidad de acceso externo al gestor documental para que los alumnos que puedan consultar toda su documentación vía online.
- Poder convivir o incluso integrarse con otros programas de gestión de archivos utilizados en el centro.
Conclusión
Programas de gestión documental, como el que hemos mencionado al principio (DF-SERVER), poseen módulos específicos que nos permiten tramitar y cubrir formularios vía online e incluso adjuntar documentación extra requerida para procesos de matriculación o examinación.
En definitiva, mediante un sistema de gestión documental podemos, de forma sencilla, digitalizar, archivar y catalogar toda la documentación generada y entrante. Facilitar las tareas administrativas y que la información fluya entre el centro y su alumnado, entre los diferentes departamentos, con la administración o incluso con los proveedores.