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Software de gesti贸n documental para empresas de transporte de carga

La gesti贸n documental es una de las preocupaciones m谩s relevantes y no tan recientes en las empresas. La cantidad de documentos operativos, administrativos y justificativos generados se ha incrementado notablemente y la necesidad de un software espec铆fico para empresas de transporte de carga est谩 siendo una de las prioridades en las empresas del sector log铆stico.

El sector log铆stico se caracteriza por generar para su correcto funcionamiento una gran cantidad de documentos firmados, como pueden ser los albaranes, facturas…

Esta documentaci贸n debe ser revisada tanto a la salida como a la hora de su devoluci贸n, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias o reclamaciones.

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Los problemas m谩s frecuentes que se suelen encontrar son: desde errores humanos al introducir manualmente los pedidos en el sistema, hasta la p茅rdida de horas de los recursos de la empresa en encontrar aquellos productos mal listados, ubicados o entregados, as铆 como la documentaci贸n relativa a ellos.

Adem谩s de esto, las empresas en este sector tienen una problem谩tica muy concreta que les afecta en su d铆a a d铆a:

  • Normalmente, tienen varias sedes o centros de venta
  • Diariamente, generan cientos o miles de albaranes
  • Guardado temporal de los albaranes hasta el proceso de facturaci贸n
  • Mucho tiempo perdido en el proceso de facturaci贸n y archivo de las facturas con sus respectivos albaranes
  • Retrasos en los cobros de las facturas por falta de conformidades
  • Necesidad de simplificar o facilitar la gesti贸n de pedidos

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Una herramienta de gesti贸n documental aporta una soluci贸n completa y est谩ndar, especialmente en las 谩reas de log铆stica, recursos humanos, energ铆a, contratos, gesti贸n de calidad鈥.Entre estas soluciones est谩n:

  • Evitar la impresi贸n de la copia para uso interno, con el consecuente ahorro en gastos de impresi贸n y espacio f铆sico
  • Archivo autom谩tico de los albaranes de cada cliente, con su respectivo ahorro en el tiempo de archivado
  • Entrega de factura digital al cliente v铆a correo electr贸nico
  • Vinculaci贸n autom谩tica de facturas a cada albar谩n

DF-SERVER, puede, adem谩s de ofrecer otras funcionalidades gen茅ricas, solventa en gran medida esos posibles problemas provocados por la ausencia de un programa de gesti贸n documental, revirtiendo en la eficiencia y eficacia de la empresa a trav茅s de:

  • Sistema de lectura de c贸digo de barras
  • Workflows o flujos de trabajo totalmente personalizados
  • B煤squeda de contenido avanzado
  • Firma electr贸nica de documentos sin necesidad de imprimir

En definitiva, cualquier proceso relacionado con el transporte de mercanc铆as o de venta distribuida requiere junto con la gesti贸n y env铆o del producto f铆sico una gesti贸n de documentos asociados a la venta, referida a la factura o al albar谩n, pegatinas con c贸digo de barras en la caja del producto que se env铆a o la propia documentaci贸n legal.

Con la implantaci贸n de un software de gesti贸n documental orientado a empresas de carga se optimizar谩n todos estos procesos aumentando al mismo tiempo la eficacia, eficiencia, productividad y ahorrando en recursos humanos y materiales.