¿Y si te dijera que puedes gestionar la correspondencia de tu colegio profesional sin mover un solo papel? Ahora la tendencia es digitalizar y automatizar cada paso en tu oficina, incluyendo la gestión de correspondencia. DF-SERVER te ayudará a agilizar el flujo documental, mejorar la trazabilidad de documentos y lograr una tramitación más rápida y segura.
Tabla de contenidos
Dos vías para gestionar la correspondencia entrante
En tu colegio profesional (o en cualquier organización) es frecuente recibir documentos por email o en persona. Veamos cómo podrías registrar cada solicitud de manera automática:
Registro Online
- Recibes un formulario de solicitud por email y el sistema lo convierte automáticamente en PDF.
- Luego este archivo se guarda en la carpeta de entrada y se le aplica un sello digital.
- A continuación, se extraen los datos necesarios del documento y se rellena automáticamente el libro registro de entrada.
- Finalmente, el sistema envía de forma automática al remitente la confirmación con su solicitud sellada.
Registro presencial en ventanilla
- Escaneas la solicitud entregada por el usuario y se guarda como PDF.
- El sistema sella el documento de inmediato y después lo imprimes para entregarlo al solicitante. También se lo podrías entregar vía email de forma desatendida.
- Luego se recoge automáticamente los índices del documento y se auto rellena en el libro de registro de entrada.
- Finalmente, la solicitud pasa a tramitación interna.
Gracias a estos métodos cada acción queda registrada con detalle, lo que garantiza la trazabilidad de documentos. Además, puedes exportar todos los registros a Excel para llevar al día tus libros de correspondencia sin esfuerzo.
Módulos esenciales para la gestión de correspondencia
Para que este proceso sea 100% automático (con la revisión humana necesaria al final), conviene usar módulos especializados en gestión documental:
- Módulo DF-Forms: te permite crear cualquier formulario online para recoger datos de solicitudes, inscripciones o cualquier trámite. Al registrarse de forma online, no necesitas imprimir ni escanear los formularios; todo se almacena digitalmente.
- Módulo de correo electrónico: configuras tus cuentas de email corporativas para que el sistema recoja los correos entrantes (incluyendo archivos adjuntos, asunto y cuerpodel mensaje). Toda la documentación recibida se deposita en la carpeta de entrada, donde el sistema la sella y, al finalizar, envía al remitente la copia sellada de vuelta.
- Módulo ADI (Extracción Automática de Datos): extrae automáticamente los datos de los formularios creados con DF-Forms para rellenar los índices del libro de registro. Así evitas teclear manualmente la información y reduces los errores en el proceso.
Con estos módulos, automatizas gran parte de la gestión de correspondencia, sin mover un solo dedo. Además, mejorarás la comunicación con usuarios externos, porque cada persona recibe al instante la confirmación de su solicitud sellada, sin esperas ni papeleos.
¿Quieres incorporar la automatización de entrada y salida de correspondencia en tu día a día? Contacta con nosotros y te mostramos el proceso sin ningún tipo de compromiso.