En este momento estás viendo Beneficios de la digitalización

Con el paso del tiempo, cada vez hay más formas de recoger y gestionar la información que una empresa maneja diariamente; abandonar los documentos en formato papel y dar el paso a la digitalización trae numerosos beneficios que no todo el mundo conoce. Por eso, desde DF-SERVER los hemos recogido en este artículo para poder contároslos.

Ventajas de la digitalización

Documentos más seguros y centralizados

Al usar documentos digitales, te ofrecemos la posibilidad de establecer un método de bloqueo. De este modo, reducimos considerablemente el riesgo de pérdida o robo de datos. La centralización nos permite tener todos los archivos en un mismo lugar, aprobando el acceso de las personas con autorización.

Implantación de firma digital

Otro de los beneficios de la digitalización, es que esta trae consigo la posibilidad de implantar sistemas de firma digital, una solución segura debido al uso de dispositivos electrónicos, que aseguran la identificación inequívoca del firmante.

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Teletrabajo

Es posible acceder a la documentación en cualquier momento y desde cualquier lugar siempre que se tenga autorización. Podrás consultar y descargar documentos, hacer búsquedas y teletrabajar.

Colaboración

Con nuestro gestor documental es más sencillo compartir documentos, fomentando el trabajo en equipo, ofreciendo la posibilidad de acceder a versiones anteriores del archivo para consultar cambios y actualizaciones.

Automatización

DF-SERVER ofrece diferentes funciones, como archivar, distribuir, firmar electrónicamente, extraer datos y más, agilizando las tareas de la actividad rutinaria de tu empresa.

Responsable con el medio ambiente

Finalmente, el último beneficio de la digitalización que hemos recogido es que el abandono del papel trae consigo beneficios directos e indirectos hacia el medio ambiente, tales como reducir la deforestación y los vertidos de residuos tóxicos generados en la producción de tintas y tóneres.

Soluciones propuestas para diferentes sectores

En definitiva, la transformación digital ofrece soluciones para múltiples empresas con diferentes problemas, y he aquí algunas soluciones, agrupadas por tipo de empresa:

Soluciones para empresas descentralizadas:

Problemática

  • Empresas con múltiples delegaciones, que necesitan acceso inmediato a la documentación de todas ellas.
  • Alto coste de gestión administrativo y retrasos en los tiempos de gestión.

Solución

  • Organización de los documentos en un repositorio documental único, con acceso controlado.
  • Aplicar workflows para dinamizar y automatizar procesos.

Soluciones para clubes deportivos

Problemática

  • Gran cantidad de abonados y de documentación.
  • Los abonados deben trasladarse al centro para cualquier trámite.
  • Se requiere de la firma del abonado para el alta, domiciliación de recibos, etc.

Solución

  • Archivado automático de la documentación de los abonados.
  • Sede electrónica para la realización de los trámites.
  • Firma remota para evitar desplazamientos innecesarios.

Soluciones para empresas de transporte

Problemática

  • Empresas con un gran volumen de documentación.
  • Empresas de transporte que firman entregas en dispositivos portátiles, lo que carece de validez legal.

Solución

  • Gestión eficaz de todos los volúmenes de información.
  • Firma biométrica con respaldo jurídico.