Entre todas las soluciones que ofrecemos para optimizar los procesos documentales, hay una que destaca sobre las demás, y no es otra que nuestro Módulo de Expedientes, que se encuentra implantado en el 81,84% de nuestros clientes del sector de automoción.

Hasta hace unos años, este módulo se encontraba solamente en versión de escritorio, pero hemos diseñado una versión web que la complementa.

Perfiles de usuario más comunes y sus funciones

• Administrativo:
  • Comprobación de la documentación subida a los expedientes.
  • Subida de ficheros.
  • Utilización de notas y avisos.
  • Control de pagos.

• Jefe de ventas:
  • Acceso global a todos los expedientes de sus asesores.
  • Gestión de campañas de rentabilidad.
  • Subida de documentación.
  • Notificaciones automáticas para llevar un control de los expedientes de sus asesores.
  • Cierre del expediente.

• Asesor de ventas:
  • Acceso directo a sus expedientes.
  • Uso de sistemas de firma electrónica a la hora de firmar pedidos.
  • Filtrado de los expedientes por fase para mejorar la gestión y localización de estos.
  • Principal ejecutor de subida de ficheros en los expedientes interviniendo en todas las fases de la venta.
  • Consulta y tramitación de procesos con externos (ej. Proceso de matriculación con gestoría).

Particularidades de la gestión de expedientes vía web

• Acceso a la documentación en cualquier momento 24/7.
• Despliegue de actualizaciones y parametrización más ágil.
• Configuración a medida, según las necesidades de cada concesión.
• En ventas la subida de documentación puede hacerse de forma automática, manual o por medio de documentos plantilla, mientras que en postventa la automatización de entrada de ficheros tiene mayor cabida (formatos más estandarizados y menor carga de ficheros).
• Acceso para consulta y ejecución de tareas (las configuraciones del módulo se hacen en la versión de escritorio).

Entorno del módulo

Cuando accedemos a este módulo tendremos que seleccionar la entidad (centro de trabajo, marca…)  y un modelo (área de trabajo como Postventa, Venta…). Una vez que hemos seleccionado la entidad y el modelo, se nos abrirá una ventana que está compuesta de cuatro secciones, donde podremos realizar gran parte del trabajo:

• Expedientes: podremos ver todos los expedientes y podremos realizar búsquedas por fases, número de documentos, fecha de pedido…
• Documentos: en este caso podremos observar todos los documentos que componen al expediente seleccionado, además de añadir nueva documentación.
• Vista previa: se visualizará el documento original.
• Índices: todos los índices del expediente los veremos y editaremos de forma sencilla en esta sección.

¿Quieres probarlo? nosotros te lo mostramos a través de una demo gratuita.