Gestionar expedientes, contratos, resoluciones, etc. con sistemas obsoletos y poco flexibles ya no tiene sentido. Si buscas ganar agilidad y mejorar el acceso a la información, el siguiente paso lógico es apostar por la digitalización de documentos en la administración pública.
Implementar una solución como DF-SERVER te permite modernizar la gestión documental, automatizar tareas repetitivas, reducir errores y ofrecer un servicio más ágil y transparente al ciudadano.
Tabla de contenidos
¿Qué te ofrece un sistema como DF-SERVER?
DF-SERVER está pensado para ayudarte a superar los desafíos reales que enfrentas en tu entidad. Con su implementación, podrás:
- Asociar cada archivo digital a su documento físico.
- Localizar documentos en segundos gracias al OCR Full Text.
- Automatizar tareas repetitivas con workflows adaptados a la forma de trabajo.
- clasificar automáticamente cualquier documento en su respectiva carpeta.
- Extraer datos con la IA de DF-SERVER para reutilizarlos en diferentes tareas o exportarlos a otras herramientas que utilice la institución (CRM, ERP u otras plataformas).
- Y mucho más.
¿Qué beneficios obtendrás al implantar un gestor documental?
Si aplicas una solución de gestión documental como DF-SERVER, conseguirás:
- Reducir los costes administrativos.
- Agilizar los tiempos de respuesta.
- Seguir la trazabilidad de cada proceso, documento...
- Facilitar la relación digital con ciudadanos y compañeros.
- Reforzar la transparencia, permitiendo el acceso digital a la información pública.
¿Qué aspectos no puedes pasar por alto?
Si realmente quieres aprovechar al máximo la digitalización de documentos en la administración pública, asegúrate de tener bien cubiertos estos puntos:
- Organización de forma homogénea y eficaz de la documentación administrativa.
- Normalización de los documentos administrativos.
- Establecimiento de políticas de conservación de documentos en soporte papel y electrónico.
¿Qué te ofrece la digitalización de documentos en la administración pública?
Con DF-SERVER, cuentas con una solución potente y versátil que te ofrece:
- Control de versiones para cada documento, ya que mantiene un registro de auditoría detallado que permite configurar la trazabilidad de los documentos digitales.
- Utiliza potentes filtros para la consulta de documentos.
- Soporta una gran variedad de formatos y permite la transformación de cualquier tipo de documento.
- Facilita la interconexión con otros componentes de la infraestructura de la administración electrónica.
- Es totalmente multiusuario, con gestión de permisos y roles.
- Hace posible el seguimiento y control de los procesos ejecutados.
¿Qué impacto tiene la digitalización de documentos?
Gracias a esta evolución institucional y tecnológica, tanto tú como los ciudadanos podréis completar trámites que antes llevaban semanas en solo unos minutos. Ya no será necesario desplazarse a una oficina pública: desde casa, con cualquier dispositivo y conexión a internet, el acceso a los servicios estará siempre disponible.
Para que esto sea posible, necesitas contar con herramientas que faciliten la gestión de toda la información que se genera a diario.
Con la digitalización de documentos en la administración pública, los plazos de tramitación se acortan y eso se traduce en una experiencia mucho más satisfactoria para los ciudadanos.
Por eso, disponer de un sistema de gestión documental no es un lujo, sino una necesidad que permite que puedas dar un servicio público eficiente.
¿Quieres saber más? te animamos a que veas su potencial solicitándonos una demostración gratuita. Incluso podemos realizar la demostración con tu propia documentación.