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Cinco tareas rutinarias donde la gestión documental es imprescindible

Llevamos varias publicaciones comentando sobre la importancia de la personalización y adaptación de los programas de gestión documental en una oficina. Es cierto que las variantes en estructura, procesamiento y forma de trabajar son múltiples, pero hay una serie de rutinas que toda organización necesita suplir como necesidades básicas y esenciales en su trabajo diario. Son funcionalidades casi estándar en el 90% de las empresas y que se podrían cubrir con productos como estos:

Búsquedas: diariamente quién no necesita retomar o tomar mano de un documento antiguo, de un fichero archivado en el repositorio o de consultar un dato específico en algún archivo guardado. Con la gestión documental podemos destinar únicamente unos segundos a esta tarea, ahorrándonos mucho tiempo en nuestro día a día. Actualmente, con los gestores documentales es posible buscar por cualquier palabra contenida en el texto, por título o incluso por elementos anexos al archivo, como puede ser buscar por formato, por fecha de alta, por características del sello aplicado, etc…además, la posibilidad de utilizar comodines en aquellas cifras o caracteres que no recordemos o la indiferencia del uso de mayúsculas o minúsculas o el uso o carencia de tildes, facilita dicho proceso.

Ejecución tareas básicas de oficina: la gestión documental pretende llevar a un escenario basado en la digitalización de documentos, todas aquellas tareas de oficina que podemos hacer con un papel, agenda, post-it, bloc de notas, etc. Con la utilización de un gestor documental podemos igualmente ejecutarlas llevadas al formado digital: sellos virtuales, notas que no se pierden ni se despegan, alertas o avisos que nos anuncian de tareas urgentes o fechas límite de ejecución con notificaciones por pantalla o correo electrónico, etc.

Gestión de pedidos: un número elevado de empresas de nuestro país tiene una problemática o necesidad de gestión importante en la recepción y tramitación de pedidos. Estos se reciben desde múltiples vías: por correo electrónico, por formulario, por mostrador, en formato papel…el escenario ideal pasaría por intentar unificar esas vías de entrada por una única vía , que sería la digitalización de documentos y que incluso nos permita la recepción del pedido por correo electrónico mediante un formulario estándar del que pudiésemos extraer los datos que nos interesan para la gestión de pedidos. Como no siempre puede ser así y a veces hay que conservar los diversos métodos, conviene ajustar procesos sencillos que facilitan la organización de archivos.

Aprobación y certificación de facturas recibidas: somos muchos los que recibimos constantemente facturas de nuestros proveedores por lo que necesitamos una buena organización de archivos. Con los programas de gestión documental homologadas por la Agencia Tributaria, no sólo podremos gestionar dichas facturas mediante flujos de validación o aprobación sino que también podremos certificarlas y conservarlas en nuestro repositorio documental con total validez fiscal en formato electrónico e incluso archivarlas automáticamente por proveedor o por fecha.

Archivado: podríamos mencionar muchas actividades más, pero la gestión documental inteligente es una de las más esenciales a la hora de clasificar, guardar y posteriormente consultar la información que manejamos. Con sistemas de gestión de archivos podremos configurar incluso mediante procesos automáticos el clasificado de nuestros documentos digitales desde el propio escáner o incluso la posibilidad de que nos cree automáticamente carpetas por año-mes de cada uno de nuestros proveedores o clientes, por ejemplo, consiguiendo así una estructura ordenada y adecuada.

En definitiva, se busca la eficacia y comodidad en tareas a priori improductivas que un programa de gestión documental puede hacer por nosotros y que, a su vez, nos ayuda a manejarnos de una forma óptima en nuestra oficina.[:en]We have been saying in a few publications about the personalization importance and the adaptation to the document manager programs in an office. It is totally true that the diversifications in structure, processing and working methods are many, but there is a series of routines which every organization has to replace as basic and essential needs on its daily work. They are almost standard functionalities in the 90% of the companies and which will be solved with products like this.
Searches: Who does not daily need to retake or find an old document, from a stored folder in the data warehouse, or consult a specific datum in any saved file? With document management we can only dedicate a few seconds to this task, saving a lot of time from our day to day.
Currently, with document managers, it is possible to search by any word contained on the text, by title, or even by attached elements to the file, as it can be searching by its format, log in date, the applied seal characteristics, etc. In addition, the possibility of using wildcards on those figures or characters which we do not remember or the indifference of using capital letters or lower case, the existence of accents or not, etc. makes easier this process.

Office basic tasks’ execution: the document management intends to bring all the office tasks to another scene of documents digitalization; all those tasks which we can execute with a paper, agenda, post-it, notebook, etc. Using document management we can equally execute them in a digital format: virtual seals, notes which can not be lost or took off, warnings or notices which announce urgent tasks or execution expiration dates with notifications on screen or by email, etc.

Order management: a high number of companies in our country has an important management problem or need in the orders’ receipt and processing. These ones arrive from diverse channels: by email, by forms, by counter, on paper…The ideal setting would be the unity of all those channels in a single one: the documents’ digitalization which even allow us the order receipt by email through a standard form. This fact makes possible to extract the interesting data from to the orders’ management. This is not always possible and, sometimes, we have to keep the different methods, therefore, it is recommended to fix simple processes which improve the files’ organization.

Received invoices approval and certification: we are many people who permanently receive invoices from our suppliers. That is why we need a good files’ organization. With the document management programs certified by the Tax Agency, we can not only manage these invoices through validation or approval workflows but also we can certified and save them in our data warehouse with total fiscal validity in electronic format and even automatically store them by supplier or date.

Archiving: we could mention many more activities, but the intelligent document management is one of the essential ones at the moment of archiving, saving, and later consulting the information we manipulate. With files management systems we will be able to configure even through autoprocess our digital documents’ classification from the scanner or even the possibility of automatically create folders by year-month of each of our suppliers or clients. This way, it gets an organized and proper structure.

Definitely, everybody is interesting in finding the effectiveness and comfortability in mainly unproductive tasks which a document management program can do for us and, in turn, help us to work in an optimal way in our office.[:pt]Escrevemos várias publicações sobre a importância da personalização e adaptação de programas de gestão de documentos num escritório. É certo que as alterações na estrutura, processamento e modo de trabalho são diversas, mas há uma série de rotinas que todas as organizações devem recolher como necessidades básicas e essenciais no seu trabalho diário. São as funções normais em quase 90% das empresas e podem ser cumpridas com produtos como estes:
Pesquisas: diariamente, existe a necessidade de ver um documento antigo, um arquivo antigo ou de consultar dados específicos num documento guardado. Com a gestão documental, podemos fazer isto em apenas uns segundos, economizando muito tempo no nosso trabalho. Actualmente, os gestores de documentos podem procurar qualquer palavra contida no texto, no título ou mesmo nos anexos, por formato, data de registo, características do selo aplicado, etc. A possibilidade de usar chaves nas pesquisas ou a indiferença do uso de maiúsculas e minúsculas ou a busca sem pontuação facilita esse processo.

Execução de tarefas básicas de escritório: a gestão de documentos pretende que levemos a um cenário baseado na digitalização de documentos, todas essas tarefas de escritório que podemos fazer com papel. Com o uso de um gestor de documentos, também podemos trabalhar com os mesmos em formato digital: selos virtuais, notas que não são perdidas ou apagadas, alertas ou anúncios que anunciam tarefas urgentes ou prazos para execução com notificações por écran ou e-mail, etc.

Gestão de pedidos: um grande número de empresas no nosso país tem um problema ou necessidade de gestão importante na recepção e processamento de pedidos. Estes são recebidos de várias formas: por e-mail, por formulário informático, em formato de papel … o cenário ideal seria tentar unificar esses caminhos de entrada, o que nos levaria a digitalização de documentos e até nos permitiria a recepção da ordem por e-mail usando um formulário a partir do qual poderíamos extrair os dados que nos interessam para o gestor de pedidos. Este pode não ser o ideal em todas as empresas porque às vezes os métodos devem ser preservados, embora seja conveniente ajustar processos simples que podem facilitar na organização de ficheiros.

Aprovação e certificação das facturas recebidas: todos recebemos facturas de fornecedores, pelo que precisamos de uma boa organização de arquivos. Com os programas de gestão de documentos, podemos gerir essas facturas através de fluxos de validação ou aprovação, e também podemos certificar e guardar os mesmos no nosso gestor documental com validade fiscal completa em formato electrónico e até organizar os documentos por fornecedor ou por data.

Arquivo: podemos mencionar muitas outras actividades, mas a gestão inteligente de documentos é um dos temas mais importantes ao classificar, guardar e depois permitir a consulta das informações que tratamos. Com sistemas de gestão de ficheiros, podemos configurar, inclusivamente com processos automáticos, a classificação de nossos documentos digitais a partir do próprio scanner ou mesmo a possibilidade de criar pastas automaticamente por ano/mês de cada um de nossos fornecedores ou clientes, por exemplo, alcançando uma estrutura ordenada e adequada.

Em resumo, tentamos obter eficiência e conforto em tarefas a priori improdutivas que um programa de gestão de documentos pode fazer automaticamente o que, por sua vez, nos ajuda a gerir de forma ideal o nosso escritório.


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