Los trámites inmobiliarios a menudo implican lidiar con una abrumadora cantidad de documentos, desde contratos de alquiler, pasando por el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), hasta la gestión de recibos. Estos desafíos generan dolores de cabeza para las inmobiliarias, que se ven afectadas por tareas como la recopilación de datos, la integración en sus sistemas de gestión empresarial (ERP) y los errores humanos que pueden traducirse en pérdidas de documentos valiosos.

Las inmobiliarias cuentan con una documentación específica que solo las empresas de este sector manejan, en base a esto, debemos conocer su tipología documental para llevar a cabo una óptima digitalización de los datos que se vayan a procesar.

¿Qué datos y documentos podríamos digitalizar?

A continuación vamos a estudiar un par de peculiaridades que nos podemos encontrar en este sector:

• Todos los inmuebles pasados y actuales de la inmobiliaria, se almacenan en su aplicación con los datos de las características, fotos, nombre del propietario (únicamente), teléfono, dirección del inmueble y correo electrónico. Sin embargo, una vez que se firma ante notario la venta de un inmueble, toda esta documentación desaparece de la empresa, la única información que se conserva son los datos del inmueble.
• Cuando los comerciales realizan una venta reúnen toda la documentación:
  • Título de propiedad
  • Certificado energético
  • Últimos recibos del IBI
  • Últimos recibos de basura
  • Certificado de comunidad de no deuda (en caso de que haya comunidad)
  • Nota simple  (registro)

NOTA: en caso de que haya  deudas o hipoteca, tiene que contactar con el banco en cuestión.

La solución: un software de gestión inmobiliaria

Ante el desafío de manejar esta complejidad documental, surge nuestro programa de gestión inmobiliaria, DF-SERVER, desarrollado por Sotronic Innovation Technology.

Teniendo en cuenta el número de documentos que manejan, percibimos que varios de ellos son susceptibles de ser firmados, esto es el caso por ejemplo de los contratos de compra-venta o también los contratos de alquiler. Por lo tanto, desde DF-SERVER tenemos la solución para aplicar la firma electrónica de los archivos y que estos tengan una manipulación digital exclusiva. Para ello contamos con dos módulos que solucionan esta problemática:

• Remote Signature: Este módulo nos permite firmar cualquier documento desde cualquier lugar con total validez jurídica.
• DF-Signature en sus dos variantes:
  • En movilidad
  • Presencial

Además, para mantener organizada toda la documentación relacionada con una propiedad específica y evitar dispersión en la oficina, nuestro software de gestión inmobiliaria incorpora un módulo de gestión de expedientes. Esto facilita la consulta instantánea de todos los documentos relevantes de un inmueble, así como la capacidad de firma, gestión de fases del expediente, aplicación de avisos, etc., simplificando el proceso de tramitación de archivos.