驴Puedes utilizar los beneficios de la gesti贸n documental en tu empresa?

La gran cantidad de documentos que a帽os atr谩s se acumulaban en las estanter铆as de las empresas ya han pasado a la historia. Desde la llegada del gestor documental, este problema, que perjudicaba enormemente la capacidad productiva de las empresas, se ha solucionado con creces.

Existe todav铆a cierto temor a implementar este tipo de gesti贸n de archivos y digitalizaci贸n de documentos,聽 algunas veces por la inversi贸n necesaria y otras, por la resistencia al cambio.

Beneficios de la gesti贸n documental

Por ello, vamos聽 a enumerar los principales beneficios de la gesti贸n documental en la empresa.

  • Sencillez y accesibilidad. 聽Gracias a la organizaci贸n de archivos, de una forma segura y r谩pida se tiene acceso a toda la informaci贸n de la empresa. El acceso a la informaci贸n es m谩s r谩pido y el tiempo que anteriormente invert铆an los empleados en la b煤squeda de documentos se invierte ahora en tareas m谩s productivas.
  • Mayor eficiencia y productividad en los procesos gracias a los flujos de trabajo. Con un programa de gesti贸n de la informaci贸n, se proporciona una imagen global de los procesos dentro de una empresa, que permitir谩 seguir las tareas incompletas o conocer aquellas que ya han finalizado.
  • El tiempo de consulta y manipulaci贸n de la documentaci贸n se reduce, al igual que el espacio f铆sico de almacenamiento. Al disponer de toda la documentaci贸n en una 煤nica base de datos, la digitalizaci贸n de documentos resulta mucho m谩s sencilla y r谩pida.
  • Se potencia enormemente la seguridad de toda la informaci贸n de la empresa. Con un gestor documental, la informaci贸n se distribuye entre los miembros de la organizaci贸n e incluso se pueden establecer controles de acceso para proteger aquella documentaci贸n m谩s delicada.
  • El ahorro en la impresi贸n de documentos, fotocopias, sobres, etiquetas鈥s otra de las ventajas de la gesti贸n documental.
Conoce m谩s a fondo DF-SERVER digitalizaci贸n de procesos

Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Gracias a la gesti贸n documental, se puede tratar de controlar este inconveniente. A trav茅s de un historial de versiones, se ofrece la posibilidad de acceder a cualquier versi贸n del texto para recuperar informaci贸n, eliminarla o a帽adirla. Los beneficios de la gesti贸n documental no solo lo vamos a tener en la empresa que queremos optimizar

Conclusi贸n

En conclusi贸n, la introducci贸n de una herramienta para la gesti贸n de archivos que facilite la digitalizaci贸n de documentos y la optimizaci贸n de los procesos dentro de una organizaci贸n supone una ventaja competitiva respecto a la competencia.

La formaci贸n a nivel usuario de la los programas de gesti贸n documental es sencilla, y es f谩cil adquirir conocimientos de su manejo, por lo que el temor a la inversi贸n o la resistencia al cambio no debe ser un motivo que impida a las empresas dar un paso hacia adelante.