En el complejo sector de la administración de fincas, la eficiencia es un elemento fundamentales para asegurar el éxito en la gestión de comunidades y propiedades. A medida que las responsabilidades y los desafíos aumentan, la implantación de un programa para administradores de fincas es esencial a la hora de optimizar las tareas diarias y simplificar los procesos administrativos.
¿Cuáles son las problemáticas documentales más comunes dentro de este sector? ¿Y cómo se podrían solucionar? En este post resolveremos estas cuestiones.
Problemática
En su día a día gestionan una gran cantidad de documentos: contratos de alquiler, facturas, informes de mantenimiento, comunicaciones con propietarios e inquilinos… Este volumen de documentos puede resultar difícil de organizar y gestionar de manera eficiente.
A menudo, la documentación manejada puede venir vía correo electrónico, por medio de otras plataformas, en formato papel… Al no disponer de un software dirigido a los administradores de fincas que canalice y centralice todas estas vías de comunicación, se producen habitualmente pérdidas o dificultades a la hora de localizar la información.
La carencia de automatizaciones en muchos de los procesos que realizan estas empresas genera una pérdida considerable de tiempo que repercuten directamente en la hucha de la compañía.
Además de estas problemáticas que presentamos hay otras como la seguridad en la documentación, la comunicación eficientes con los inquilinos y proveedores, etc. que, sin duda alguna, se pueden solucionar con un buen aliado tecnológico.
DF-SERVER – programa para administradores de fincas
DF-SERVER es un software de gestión documental que ayuda a los administradores de fincas a digitalizar y organizar sus documentos. Proporciona funciones como:
Clasificación automática de la documentación gestionada por la empresa: facturas de proveedores (factura de la luz, agua, extintores, mantenimiento del edificio…), contratos de alquiler, documentación de las propiedades administradas, etc. Esta clasificación se configura dependiendo de las necesidades organizativas del administrador de fincas.
Se podrán crear diferentes flujos de trabajo que optimicen los tiempos de las tareas más recurrentes. Una de las más comunes es la aprobación de facturas, cuyo proceso es el siguiente:
- Entrada de la factura en el gestor documental.
- Se recogen los datos esenciales para la facturación de forma automática.
- La factura entra en un proceso de revisión en el que el usuario tendrá que comprobar los datos para aprobarla o subsanar algún error si lo hubiese.
- Al aprobar la factura, esta se clasificará automáticamente en el repositorio documental.
Otro proceso que se podría automatizar es el envío automático y desatendido de las convocatorias de reuniones y actas a los propietarios que han participado en ellas.
Acceso mediante dispositivos móviles a toda la información, a cualquier hora y en cualquier lugar, la información de cada comunidad siempre disponible.
¿Quieres saber que más opciones tiene nuestro software de gestión de fincas? Solicita una demostración con nosotros