La pre-contabilidad de los tickets de gasto (comida, transporte, alojamientos…) es una tarea fundamental para cualquier empresa que busca mantener un control financiero sólido. En este contexto, la tecnología ha avanzado considerablemente, y una solución digital innovadora como es nuestro DF-Mobile simplifica y agiliza este proceso.
El módulo DF-Mobile ha experimentado un restyling promovido por una serie de nuevas políticas de IOS (el restyling también se ha extrapolado a los móviles basados en Android). Además de mejorar su apariencia estética, resulta más intuitivo para el usuario, agiliza la gestión de los tickets de gasto.
¿Cómo realizamos la pre-contabilidad de los tickets de gasto?
- El primer paso es sacar una fotografía del ticket que el usuario quiere enviar a contabilización.
- Antes de subir el archivo, se demandará por pantalla cubrir algunos datos identificativos como tipo de gasto, usuario, importe, fecha, etc. Se han incluido nuevas políticas de seguridad para evitar que el usuario deje campos sin rellenar.
- Una vez subido, el responsable de contabilidad revisará los datos que ha enviado el usuario antes de dar su aprobación.
- Se puede parametrizar un día de cada mes donde se cierra el periodo y se genera un Excel por empleado con los gastos que ha generado. A mayores, se podrá agrupar los tickets en función al criterio que se desee, por ejemplo, agruparlos a un viaje en concreto, a un proyecto determinado…
- Como proceso adicional, estos tickets se pueden añadir a un proceso de digitalización certificada, que permiten la destrucción del ticket original en papel, siempre y cuando se faciliten todos los datos necesarios para el libro de registro de IVA.
De forma resumida, el proceso a seguir para la pre-contabilidad de los tickets de gasto es el siguiente:
- Captura desde un dispositivo móvil.
- Subida al DF-Mobile rellenando los metadatos necesarios.
- Proceso de digitalización certificada para destruir el ticket en papel de forma desatendida (opcional).
- Certificación del gasto por parte del Departamento de Contabilidad.
- Generación de un registro por empleado con sus gastos.
¿Te ha parecido una funcionalidad que puede aportar un gran valor a tu empresa? Te recomendamos que nos solicites una demostración para que puedas comprobar como realizamos la pre-contabilidad de los tickets de gasto.