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No pierdas más tus documentos, tiempo y dinero: consérvalos y manipúlalos en un gestor documental

Con una breve presentación vamos a demostrar rápidamente las ventajas de la digitalización de documentos:
NO HAY COMPARACIÓN POSIBLE…

Archivo en papel

Archivar 2.000 documentos= 5 días
Buscar 1 documento= 5 minutos
Editar, fotocopiar 1 doc.= 2 minutos
Destruir = Tiempo y dinero
Envío= Tiempo y dinero

Archivo electrónico

Digitalización de 2.000 documentos= 2 horas
Buscar un documento= 5 segundos
Editar 1 doc.= 10 segundos
Eliminar= Rápido y sin coste
Envío= Rápido y sin coste

Más del 50% de la información contenida en este archivo, nunca será utilizada. El 100% podría estar disponible en una pantalla de ordenador.
La manipulación del papel, documentos, de un archivo pequeño requiere como mínimo de 500 h a 1.000 h al año. (Salvo excepciones).

 El retorno de la inversión: de 6 a 12 meses.
 La capacidad de información: ¡+300%!
 Gestión del tiempo productivo: ¡+10%!

En mano de obra, incluyendo la de los directivos, 6.000 euros,…9.000 euros y más, es el coste que cada año exige la manipulación de documentos.
Mínimo 2.000 euros al año en folios, tóner, máquinas, archivadores, energías, grapas, clips, notas, post-it, carpetas, sellos, sobres, encuadernaciones,… la amortización desde 6 meses vista.

Cualquier inversión en la implantación de un sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE, (integral) tiene el retorno garantizado:

El cambio cultural que supone pasar del documento físico al digital es de tal envergadura y tan innovador, que requiere una cierta medición, comparativa, entre las 2 opciones.

Nos es tan habitual manejar el papel, que asumimos cualquier coste (incluido el medioambiental) que pueda suponer.

La “cultura” del papel, invade todas las parcelas de la empresa, con un coste que no es comparable, con la opción digital.
Ahora descubrimos que con el cambio de sistema (gracias a la tecnología), podemos conseguir mucho más economizando cerca del 90%

EFICACIA

Un valor añadido de gran importancia es que la información que “domina” para siempre en el gestor documental sale íntegramente a la luz, ya que se digitalizan todos los datos del documento y no sólo lo que se debe contabilizar o extraer en particular.

La información pasa a ser corporativa y universal…al instante. Sin perder un segundo.
Por fin es posible, fácil e inmediato asociar documentos, vincularlos a carpetas, proyectos, estudios, expedientes,… Es decir, una sistema de gestión documental óptimo.
La información ya puede ser tratada al margen de su formato, físico, de contenido o de estructura.

Un sistema de gestión de archivos configurado, hasta en sus más pequeños detalles, para tener amplia cobertura ante las normas de la Ley de Protección de Datos, Propiedad Intelectual, RC, Hacienda…

Las copias de seguridad garantizan la estabilidad de la información ante cualquier tipo de siniestro.

Por fin el acceso a la información y sus distintos grados de confidencialidad están mejor guardados que nunca.

Cada usuario sólo puede acceder a determinados ficheros.

La TRAZABILIDAD de cada documento digital, el control total de cada cambio o versión, dejando constancia del anterior, el apunte de cada actuación sobre el documento, (quién, cuándo, el qué,…), aporta una evidencia de gran utilidad a todas las áreas de gestión, resolución de incidencias,…

Los FLUJOS DE TRABAJO de cada documento respaldan la gestión de cualquier línea de actuación y su registro.

El trabajo del día a día se agiliza gracias al control de procesos y EXPEDIENTES.

Hoy, cada documento físico empieza y termina en sí mismo, en su propio ciclo. Con anexos de albaranes, notas, informes,… juntos, pero no asociados.

Riesgos latentes de pérdidas de datos, por extravío, apropiación indebida, exigencias legales, certeza casi total de SEGURIDAD ante todos los riesgos.

Con visión de futuro y afán de competitividad inmediata, sólo cabe plantearse una implantación INTEGRAL y efectiva de la gestión documental. Un complejo sistema de información asociada.

[:en]With a short demonstration we are going to quickly prove the advantages of the digital documents manipulation:
THERE IS NO POSSIBLE COMPARISON…

Paper file
Archive 2,000 documents= 5 days
Search 1 document= 5 minutes
Edit, photocopy 1 document= 2 minutes
Destroy= Time and money
Sending= Time and money

Digital file
Digitalization of 2,000 documents= 2 hours
Search 1 document= 5 seconds
Edit 1 document= 10 seconds
Eliminate= Fast and for free
Sending= Fast and for free

More than the 50% of the information contained in this file will never be used. The 100% could be available on a computer screen.
The paper manipulation, documents, of a small file requires at least from 500 to 1,000 hours a year (with very few exceptions).

 Return on investment: from 6 to 12 months.
 Information capacity: +300%!
 Profitable time management: +10%!

In labour force, including the one from the managers, 5,000£…8,000£ and more, it is the cost required every year to manipulate documents.
At least 1,800£ every year in sheets of paper, toner, machines, folders, energy, staples, pins, notes, post-its, seals, envelopes, bindings…the repayment from 6 months so far…

Any investment on an INTELLIGENT DOCUMENT MANAGER set up has a guaranteed return:

The cultural change which means working with physical documents turning into digital ones is so wide and innovative that it requires a certain measurement, comparison between both options.
It is such usual manipulating the paper that we assume any cost (included the environmental one) which can mean.

The “paper culture” is spread among all the areas in a Company with an incomparable cost with the digital option.
Now, we notice that, with the system change (thanks to technology), we can get much more saving almost the 90%.

EFFICIENCY
An added value of great importance is that the information which “dominates” forever in the document manager go entirely public, since all document data are digitalized and not only the ones which must be quantified or particularly extracted.

The information becomes corporative and universal…instantly.
At last it is possible, easy and immediate linking documents, linking them to folders, projects, studies, expedients…It means, an optimal document management system.

The information can be treated apart from its format, physical, of content or structure.

A configured files management system, even in its more insignificant details, to have wide coverage before the rules of Data Protection Laws, Intellectual protection, Tax Agency …

The backups guarantee the information balance before any type of damage.

At last the access to information and its different confidential levels are better saved than ever.

Each user can only access to certain files.

The TRACEABILITY of each digital document, the total control of each change or version, leaving record of the previous one, the report of each execution on the document (who, when, what…) brings a very useful evidence to all the management areas, incidences resolution…

Each document WORKFLOW supports the management of any execution line and its registration.

The work from day to day is speeded thanks to the EXPEDIENTS and processes control.

Today, each physical document begins and ends in itself, in its own cycle. With attached documents of delivery notes, reports…together, but not associated.

Latent risks of data losses, by misdirection, misappropriation, legal requirements, almost total certainty of SECURITY against any risk.

With future vision and desire of immediate competitiveness, there is only place to think about setting a COMPLETE and useful document manager. A complex system of associated information.

[:pt]Com uma breve apresentação, demonstraremos rapidamente as vantagens de tratar a documentação em papel:
NÃO HÁ QUALQUER COMPARAÇÃO POSSÍVEL …

Ficheiro em papel
Guardar 2.000 documentos= 5 dias
Pesquisar 1 documento= 5 minutos
Editar, fotocopiar 1 doc.= 2 minutos
Destruir= Tempo e dinheiro
Envio= Tempo e dinheiro

Ficheiro electrónico
Digitalizar 2.000 documentos= 2 horas
Pesquisar 1 documento= 5 segundos
Editar 1 doc.= 10 segundos
Eliminar= Rápido e sem custo
Envio= Rápido e sem custo

Mais de 50% das informações contidas no arquivo nunca serão usadas. 100% poderia estar disponível num écran de computador.
Manipular papel, documentos, de um pequeno arquivo requer pelo menos 500 h a 1.000 h por ano.

 ROI: de 6 a 12 meses.
 Capacidade de gerir dados+300%!
 Gerir o tempo util+10%!

No trabalho de toda a empresa, incluindo os decisores, 6.000 euros, … 9.000 euros e mais, é o custo que cada ano requer a manipulação de documentos.
Gastam-se pelo menos 2.000 euros por ano em papel, toner, máquinas, arquivadores, energia, clips, blocos de notas, pastas, selos, envelopes, ligações, A amortização de um gestor documental estará perto dos 6 meses.

Qualquer investimento na implementação de um sistema GESTOR DOCUMENTAL INTELIGENTE (integral) tem o ROI garantido:

A mudança cultural que envolve passar do documento físico para o digital é tão grande e tão inovadora que requer uma certa medida comparativa entre as duas opções.

Estamos tão habituados a lidar com o papel, que assumimos qualquer custo (incluindo o ambiental) que isto suponha.

A “cultura” do papel invade todas as áreas da empresa, a um custo que não é comparável, com a opção digital.
Agora descobrimos que com a mudança de sistema (graças à tecnologia), podemos ganhar muito mais economizando cerca de 90%

EFICÁCIA
Um valor de grande importância é que a informação dominante no gestor de documentos é totalmente visível, já que todos os dados no documento são digitalizados e não apenas o de um documento específico.

As informações tornam-se corporativas e universais … instantaneamente. Sem perder um segundo.
Finalmente, é possível, fácil e imediato associar documentos, vinculá-los a pastas, projectos, estudos, arquivos, … Essa é um óptima forma de gerir documentos.
As informações já podem ser tratadas independentemente do formato, físico, conteúdo ou estrutura.

Um sistema de gestão de ficheiros bem configurado, mesmo que apenas com funcionalidades básicas, permite cumprir com leis como de Proteção de Dados, Propriedade Intelectual, RC, Finanças …

Os backups garantem a estabilidade da informação face a qualquer tipo de sinistro.

Por fim, o acesso à informação e seus diferentes graus de confidencialidade estão melhor protegidos do que nunca.

Cada utilizador só pode aceder a certos arquivos.

A AUDITORIA de cada documento digital, o controle total de cada mudança ou versão, registando o anterior, a gravação de cada alteração no documento, (quem, quando, o que, …), fornece evidência de grande utilidade para todas as áreas de gestão, resolução de incidências, …

Os FLUXOS DE TRABALHO de cada documento suportam a gestão de qualquer linha de acção e respectivo registo.

O trabalho diário é simplificado graças ao controle de processos e REGISTOS.

Hoje, cada documento físico começa e termina em si próprio, no seu próprio ciclo. Com anexos, notas, relatórios, … juntos, mas não associados.

Riscos latentes de perda de dados, apropriação indevida, incumprimento de requisitos legais. Certeza de segurança para todos os riscos.

Com uma visão de futuro e um desejo de competitividade imediata, só podemos considerar uma implementação INTEGRAL e efectiva de gestão de documentos. Um sistema complexo de informações interligadas.


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