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Mejora la productividad de tu centro educativo con la gestión documental.

Los centros educativos, al igual que otros sectores, también cuentan con sus necesidades en cuanto a digitalización de documentos y gestión de archivos. Aún más si cabe que otras organizaciones. Los centros de este tipo no sólo manejan documentación propia de administración, de todos los cursos, grados, másteres, etc que ofrecen sino también la propia documentación asociada a cada alumno matriculado.
Las principales problemáticas que presentan son que:

o Manejan altos volúmenes de documentación por cada curso y cada alumno inscrito y necesitan contar con una clasificación correcta en una estructura organizada y jerarquizada.
o Reciben correos electrónicos continuamente, de ahí que haya que tratar el REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA como prioridad.
o Imprimen multitud de correos (recibidos y enviados) para su registro y archivo físico en papel con documentación relativa a temario de cursos ofertados, preinscripciones, contratos de formación, matrículas, diplomas, etc.
o Sellan manualmente cualquier documento de entrada y salida que quieran registrar.
o Guardan físicamente documentación (por imperativo legal durante un tiempo determinado) de sus alumnos, lo que significa un importante volumen documental que ocupa amplios espacios en el local y conlleva posibles complicaciones en cuanto a burocracia, seguridad y confidencialidad de los datos que se deben conservar.
o Establecen desde y hacia comunicación con los padres, alumnos, administración, proveedores, otros centros…y conviene tratar todas esas vías.
Las soluciones posibles a dichas necesidades podrían ser:
o Evitar la impresión de correos electrónicos (ahorro de tiempo y dinero) llevando a cabo una digitalización de documentos al completo.
o Conceder la posibilidad de registro telemático en los cursos ofertados.
o Aplicar mediante un proceso automático la inserción de sello de registro de entrada (con inclusión automática de fecha y hora e incluso número de registro) y validación de matrícula de curso.
o Configurar un archivado automático de la documentación entrante que nos clasifique los archivos por curso y alumno e incluso que agrupe o vincule esta documentación entre sí.
o Parametrizar flujos de trabajo que gestionen la solicitud de un nuevo alumno, hasta su expediente por curso asistido, pasando por los procesos de matrícula, validación, examinación, etc.
o Enviar notificaciones telemáticamente al profesorado o alumnado.
o Añadir la funcionalidad de acceso externo al gestor documental para que los alumnos que puedan consultar toda su documentación vía online.
o Poder convivir o incluso integrarse con otros programas de gestión de archivos utilizados en el centro.

Hay incluso programas de gestión documental: como DF-SERVER, que poseen módulos específicos que nos permiten tramitar y cubrir formularios vía online e incluso adjuntar documentación extra requerida para procesos de matriculación o examinación.
En definitiva, mediante un sistema de gestión documental podemos, de forma sencilla, digitalizar, archivar y catalogar toda la documentación generada y entrante. Facilitar las tareas administrativas y que la información fluya entre el centro y su alumnado, entre los diferentes departamentos, con la administración o incluso con los proveedores.

[:en]The educational centres, the same as other sectors, also have their necessities about documents digitalization and files management. Maybe much more than other organizations. This kind of centres not only manipulate their own administration documentation: courses, studies, masters, degrees, etc. they offer but also the documentation associated to each enrolled pupil.
The main problems which they present are:
o They manipulate high documentation volumes for each course and each inscribed pupil. They need to have a correct classification in an organized and prioritized structure.
o They usually receive emails, therefore, it is important to treat the ENTRY AND EXIT EMAIL REGISTER as a priority.
o They print many emails (received and sent) for their register and physical archive on paper with documents related to topics, inscriptions, learning agreements, registrations, degrees, etc.
o They manually seal any entry or exit document which they want to register.
o They physically save documentation of their pupils (by statutory imperative for a determined period), it means an important documental volume which fills wide spaces on the premises and provokes possible complications about bureaucracy, security and confidentiality of the data which must be saved.
o They establish communication from/to the parents, pupils, Administration, suppliers, other centres…and it is important to treat all these channels.
The possible solutions to these requirements could be:
o Avoiding the email printing (time and money saving) executing a complete documents digitalization.
o Bringing the possibility of electronic register in the offered courses.
o Applying through an automatic process, the insertion of an entry register seal (with automatic inclusion of date and time and even register number) and validation of course registration.
o Configuring the entry documents automatic archive which classifies the files by course and pupil and even gather together or link the documentation.
o Setting workflows which manage the application of a new pupil, until his expedient by attended course, through the registration processes, validation, testing, etc.
o Sending electronic notifications to the teachers and students.
o Adding the functionality of external access to the document manager so that all the pupils can consult all their documentation online.
o Being possible to live together or even integrate with other files management programs used in the centre.
There are even document management programs: such as DF-SERVER, which have specific modules which allow us to handle and fill in forms online and even attach extra documents required to testing or registering processes.
To sum up, with a document management system we can, simply, digitalize, archive and index all the generated and entered documents. Facilitating the administrative tasks and, therefore, the information flows between the centre and its pupils, between the different departments, with the Administration or even with the suppliers.
[:pt]As escolas, como outros sectores, também têm necessidades em termos de digitalização de documentos e gestão de ficheiros. Os centros deste tipo não só gerem a sua própria documentação de gestão, de todos os cursos, graus, mestrados, etc. que oferecem, mas também a documentação associada a cada aluno matriculado.
Os principais problemas que se apresentam são os seguintes:
o Gerir grandes volumes de documentação para cada curso e cada aluno matriculado e ter uma classificação correta numa estrutura organizada e hierárquica.
o E-mails recebidos continuamente, razão pela qual o REGISTO DE ENTRADA E SAÍDA DE CORRESPONDÊNCIA deve ser tratado como uma prioridade.
o Impressão de um elevado número de e-mails (recebidos e enviados) para registo e arquivo de papel físico com documentação sobre cursos oferecidos, pré-inscrições, contratos, inscrições, diplomas, etc.
o Selecção manual de todos os documentos de entrada e saída que devem ser guardados.
o Armazenamento de documentação física (por imperativo legal durante um determinado período) dos alunos, o que significa um importante volume documental que ocupa bastante espaço físico e implica possíveis complicações em termos de burocracia, segurança e confidencialidade dos dados que devem ser mantidos .
o Estabelecimento de comunicação com pais, estudantes, administradores, fornecedores, outros centros … e o tratamento devido de cada canal.
Possíveis soluções para estas necessidades podem ser:
o Evitar imprimir e-mails (poupando tempo e dinheiro) procedendo à digitalização completa de documentos.
o Dar a possibilidade de registo on-line para os cursos oferecidos.
o Utilizar um processo automático para a inserção dos dados de inscrição (com data e hora automática e número de registo) e posterior validação do registo do curso.
o Configurar um arquivo automático da documentação recebida que classifica os ficheiros por curso e estudante e até mesmo agrupa ou vincula esta documentação em conjunto.
o Fluxos de trabalho parametrizados que gerem a candidatura de um novo aluno, a seu registo por curso assistido, através de processos de inscrição, validação, exame, etc.
o Enviar notificações por e-mail a professores ou alunos.
o Adicionar funcionalidades de acesso externo ao gestor de documentos para que os alunos possam consultar toda a sua documentação on-line.
o Integrar com outros programas de gestão de ficheiros usados no centro.
Existem programas de gestão de documentos: como o DF-SERVER, que possuem módulos específicos que nos permitem processar e preencher formulários on-line e até mesmo anexar documentação adicional necessária para processos de registo ou exame.
Em resumo, através de um sistema de gestão de documentos, podemos digitalizar, arquivar e catalogar toda a documentação gerada e recebida, para facilitar as tarefas administrativas e para que a informação se troque entre o centro, alunos, departamentos e com a administração ou mesmo com os fornecedores.

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