¿Tienes una empresa que no está preparada para el teletrabajo? ¿todavía no tienes una herramienta que te permita aprobar tus flujos de trabajo? ¿y si cuándo estás de viaje recuerdas que tienes documentos importantes que quisieres revisar in situ? Para todas estás cuestiones nosotros tenemos una respuesta clara, nuestro módulo web para gestión documental online.
Suponemos que tendrás bastantes dudas acerca de los beneficios de este aplicativo y de que funcionalidades está dotado no?? Pues hoy nos gustaría mostrártelo de manera teórica, aunque ya sabemos que lo que más te va a entusiasmar es verlo en acción, por eso mismo siempre puedes solicitarnos una demostración de producto totalmente gratuita. ?
Funcionalidades básicas del módulo web
Cuando accedemos a la plataforma web además de poder ver el repositorio documental que se nos ha permitido ver, también podremos realizar las siguientes funciones:
- Búsqueda de documentos: se podrá buscar cualquier documento o archivo por cualquier parámetro o y desde cualquier lugar en el momento que se desee.
- Editar notas: podremos editar aquellas observaciones que se han añadido previamente a los documentos.
- Subida de archivos: podremos subir la documentación necesaria a nuestro repositorio documental.
- Descarga de archivos.
- Aprobación de flujos de trabajo.
Eventos que podremos encontrarnos en este aplicativo
Dentro de la aplicación web tenemos una serie de eventos que están a nuestra disposición, entre ellos podemos destacar:
- Aplicar sellos: aplica sellos predefinidos a los documentos.
- Alerta/Mensaje: se utiliza para mostrar al usuario un mensaje o una advertencia en pantalla de lo que está ejecutando el WorkFlow , de tal forma que, la ejecución del mismo queda bloqueada hasta que el usuario acepta dicho mensaje.
- Permisos de documentos: nos permite cambiar los permisos de una carpeta o documento para que accedan los usuarios autorizados.
- Enviar correo electrónico: podremos enviar la documentación a un correo electrónico determinado.
Beneficios de la gestión documental online
- Reduce los tiempos de localización, recuperación y archivo de documentos.
- Disponibilidad permanente de la información desde cualquier lugar y a cualquier hora los 365 días del año.
- Ahorra copias e impresiones innecesarias, evitando la duplicidad de los documentos.
- Acceso directo al módulo desde su propia página web.
- Posibilita a sus clientes acceder ellos mismos a su propia documentación con permisos de acceso delimitados.
Esto son solo algunas pinceladas de lo que podemos llegar a hacer con nuestra herramienta de gestión documental online. Cabe destacar que para muchos de nuestros clientes les ha resultado de gran ayuda durante la pandemia, ya que los usuarios han podido trabajar desde su casa sin tener que parar su producción.