Con una breve presentación vamos a demostrarte rápidamente las ventajas de la gestión documental y digitalización de documentos. NO HAY COMPARACIÓN POSIBLE…
Archivo en papel
Archivar 2.000 documentos= 5 días
Buscar 1 documento= 5 minutos
Editar, fotocopiar 1 doc.= 2 minutos
Destruir = Tiempo y dinero
Envío= Tiempo y dinero
Archivo electrónico
Digitalización de 2.000 documentos= 2 horas
Buscar un documento= 5 segundos
Editar 1 doc.= 10 segundos
Eliminar= Rápido y sin coste
Envío= Rápido y sin coste
Más del 50% de la información contenida en este archivo, nunca será utilizada. El 100% podría estar disponible en una pantalla de ordenador.
La manipulación del papel, documentos, de un archivo pequeño requiere como mínimo de 500 h a 1.000 h al año. (Salvo excepciones).
- El retorno de la inversión: de 6 a 12 meses.
- La capacidad de información: ¡+300%!
- Gestión del tiempo productivo: ¡+10%!
En mano de obra, incluyendo la de los directivos, 6.000 euros,…9.000 euros y más, es el coste que cada año exige la manipulación de documentos.
Mínimo 2.000 euros al año en folios, tóner, máquinas, archivadores, energías, grapas, clips, notas, post-it, carpetas, sellos, sobres, encuadernaciones,… la amortización desde 6 meses vista.
Cualquier inversión en la implantación de un sistema de gestión documental inteligente, (integral) tiene el retorno garantizado:
El cambio cultural que supone pasar del documento físico al digital es de tal envergadura y tan innovador, que requiere una cierta medición, comparativa, entre las 2 opciones.
Nos es tan habitual manejar el papel, que asumimos cualquier coste (incluido el medioambiental) que pueda suponer.
La “cultura” del papel, invade todas las parcelas de la empresa, con un coste que no es comparable, con la opción digital.
Ahora descubrimos que con el cambio de sistema (gracias a la tecnología), podemos conseguir mucho más economizando cerca del 90%
¿Dónde se ve reflejada las ventajas de la gestión documental?
Un valor añadido de gran importancia es que la información que “domina” para siempre en el gestor documental sale íntegramente a la luz, ya que se digitalizan todos los datos del documento y no sólo lo que se debe contabilizar o extraer en particular.
- La información pasa a ser corporativa y universal…al instante. Sin perder un segundo.
- Por fin es posible, fácil e inmediato asociar documentos, vincularlos a carpetas, proyectos, estudios, expedientes,… Es decir, una sistema de gestión documental óptimo.
- La información ya puede ser tratada al margen de su formato, físico, de contenido o de estructura.
Un sistema de gestión de archivos configurado, hasta en sus más pequeños detalles, para tener amplia cobertura ante las normas de la Ley de Protección de Datos, Propiedad Intelectual, RC, Hacienda…
Las copias de seguridad garantizan la estabilidad de la información ante cualquier tipo de siniestro.
Por fin el acceso a la información y sus distintos grados de confidencialidad están mejor guardados que nunca.
Cada usuario sólo puede acceder a determinados ficheros.
La TRAZABILIDAD de cada documento digital, el control total de cada cambio o versión, dejando constancia del anterior, el apunte de cada actuación sobre el documento, (quién, cuándo, el qué,…), aporta una evidencia de gran utilidad a todas las áreas de gestión, resolución de incidencias,…
Los FLUJOS DE TRABAJO de cada documento respaldan la gestión de cualquier línea de actuación y su registro.
El trabajo del día a día se agiliza gracias al control de procesos y EXPEDIENTES.
Hoy, cada documento físico empieza y termina en sí mismo, en su propio ciclo. Con anexos de albaranes, notas, informes,… juntos, pero no asociados.
Riesgos latentes de pérdidas de datos, por extravío, apropiación indebida, exigencias legales, certeza casi total de SEGURIDAD ante todos los riesgos.
Con visión de futuro y afán de competitividad inmediata, sólo cabe plantearse una implantación INTEGRAL y efectiva de la gestión documental. Un complejo sistema de información asociada.