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Importancia de la  gestión documental para la Administración Pública

No cabe duda entre los ciudadanos que la Administración Pública es sinónimo de burocracia y papeleo, mucho papeleo. Es cierto que con el paso de los años el concepto ha evolucionado…pero sigue siendo un sector que produce una altísima cantidad de información. Existe todavía fragmentación en la documentación y ciertas dificultades de acceso a la misma, pero con programas de gestión documental se puede conseguir:
• Una única interfaz de trabajo que permite navegar por todo nuestro árbol de carpetas sin tener que abandonar la aplicación.
• Reconocimiento OCR (Full text), con el cual es posible localizar los archivos digitales en pocos segundos.
• Integración con aplicativos de terceros.
• Posibilidad de asociar los documentos digitalizados con un archivo físico.
• Posibilidad de configurar y crear flujos de trabajo (Workflows) personalizados para cada necesidad.

La incorporación de las TIC en este sector necesita de una planificación previa integrada. Se deben aprovechar las ventajas de la gestión documental para reducir gastos, además de mejorar los procesos a ejecutar y la calidad de los servicios ofrecidos. Con todo esto, se optimiza y posibilita la interacción electrónica con los ciudadanos, funcionarios, otras administraciones, etc para hacer mucho más transparentes los procesos, de hecho, esta transparencia sería posible si los ciudadanos tienen garantizado el acceso a su documentación digital.
Los aspectos más esenciales e imprescindibles a cubrir en este sector de la Administración Pública son:
• Agilización de la tramitación administrativa.
• Normalización de los documentos administrativos.
• Organización de forma homogénea y eficaz de la documentación administrativa.
• Establecimiento de políticas de conservación de documentos en soporte papel y electrónico.

Tras la implantación de estas acciones, los principales beneficios derivados son los siguientes:
• Permite la creación de múltiples fondos documentales.
• Posibilita versionar cada archivo, ya que mantiene un registro de auditoría detallado, que permite configurar la trazabilidad de los documentos digitales.
• Utiliza filtros basados en metadatos y/o contenidos para la consulta y recuperación de los documentos.
• Soporta una gran amplitud de formatos y permite la transformación de cualquier tipo de documento.
• Facilita la interconexión con otros componentes de la infraestructura de la administración electrónica.
• Es totalmente multiusuario con gestión de permisos y roles.
• Es transparente para el usuario.
• Hace posible el seguimiento y control de los procesos ejecutados.

Gracias a esta evolución institucional y tecnológica, el nacimiento de la gestión documental, muchos de los procesos y gestiones que antes tardaban semanas y hasta meses en realizarse, se pueden hacer en cuestión de minutos. Y lo más importante, sin necesidad de desplazarse a ninguna oficina pública, simplemente desde casa mediante cualquier aparato electrónico con conexión a Internet.
Para conseguirlo la administración electrónica debe contar con una serie de herramientas que faciliten el proceso tan complejo que conlleva administrar toda una ingente cantidad de información generada diariamente.
Por tanto, contar con un sistema de gestión documental es una de las características indispensables para poder llevar a cabo un servicio público eficiente.
El hecho de acortar los plazos de tramitación y facilitar la gestión con la Administración Pública deriva en una mayor satisfacción del ciudadano.
[:en]There is no doubt among citizens that Administration is a bureaucracy and paper synonym, a lot of paper in fact. It is true that, over the years, the concept has evolved…but it keeps being a sector which produces a very high quantity of information. It still exists fragmented paperwork and certain access difficulties to it, but with document management programs you can obtain:
• A single working interface which allows to browse through all our complete folders tree without being necessary to abandon the application.
• OCR (Full text) recognition, which is possible to locate the digital files with in a few seconds.
• Integration with external applications.
• Possibility of linking between the digital documents with a physical file.
• Option of setting and creating personalized workflows for each necessity.
The TIC incorporation in this sector needs a previous and integrated planning. They must be profited the document management advantages to reduce costs, furthermore improving the process to execute and the offered services quality. All this, it is optimized and enabled the electronic interaction with the citizens, public officials, other administrations, etc. to make much more transparent the processes, in fact, this transparency would be possible if citizens have guaranteed the access to their digital documentation.

The most essential and indispensable aspects to cover in this Administration sector are:
• Administrative procedure’s streamlining.
• Administrative documents’ normalization.
• Standardized manner and effective organization of the administrative documentation.
• Establishment of electronic and paper support documents conservation politics.

After these actions’ implementation, the main resulting profits are the following ones:
• It allows the creation of many documental backgrounds.
• It makes possible to make a version of each file, since it saves a history register in detail which allows to configure the traceability of the digital documents.
• It uses filters based on metadata and/or contents to consult and recover documents.
• It supports a wide range of formats and allows the modification of any type of document.
• It provides the interconnection with other components in the infrastructure of the electronic administration.
• It is completely multiuser with roles and licenses management.
• It is transparent for the user.
• It makes possible the traceability and control of the executed processes.

Thanks to this institutional and technological evolution, the document management emergence, many of the processes and managements which lasted before for weeks and months to be completed, now they can be done in a few minutes. And, the most important thing, without being necessary to move towards any public office, simply from home through any electronic device with Internet connection.
To obtain it, the electronic administration must have a series of tools which make easier such complex process of manipulating a high quantity of information daily generated.
Thus, depending on a document management system is one of the most essential characteristics to manage an effective public service.
The fact of shorten the application periods and facilitate the procedures with the Public Administration leads in a higher citizen satisfaction.

[:pt]Não há dúvida entre os cidadãos de que a Administração Pública é sinonimo de burocracia e papéis, muitos papéis. É verdade que ao longo dos anos o conceito evoluiu … mas ainda é um sector que produz uma quantidade muito alta de informação. Ainda há fragmentação na documentação e certas dificuldades de acesso, mas com os programas de gestão de documentos podemos conseguir:
• Uma única área de trabalho que permite navegar através de toda a estrutura de pastas sem ter que deixar o programa.
• Reconhecimento de OCR (texto completo), com o qual é possível localizar os ficheiros digitais em segundos.
• Integração com sistemas de terceiros.
• Capacidade para associar documentos digitalizados a um arquivo físico.
• Capacidade para configurar e criar fluxos de trabalho personalizados para cada necessidade.

A incorporação de TICs neste sector requer planificação integrada prévia. As vantagens da gestão de documentos devem ser utilizadas para reduzir custos, bem como para melhorar os processos a executar bem como a qualidade dos serviços oferecidos. Com tudo isto, a interacção electrónica com cidadãos, funcionários, outras administrações, etc., é optimizada para tornar os processos muito mais transparentes. De facto, essa transparência será possível se os cidadãos tiverem acesso garantido à sua documentação digital.
Os aspectos mais importantes e essenciais a abordar no sector da Administração Pública são:
• Optimização de procedimentos administrativos.
• Normalização de documentos administrativos.
• Organização eficaz de documentação administrativa.
• Estabelecimento de políticas para a preservação do papel e documentos eletrônicos.

Após a implementação destas acções, os principais benefícios derivados são os seguintes:
• Permite a criação de vários arquivos documentais.
• Permite uma versão de cada arquivo, uma vez que mantém um registo de auditoria detalhado, que permite saber como evoluiram os documentos digitais.
• Usa filtros com base em metadados e / ou conteúdos para consulta e recuperação de documentos.
• Suporta uma diversa gama de formatos e permite a transformação de qualquer tipo de documento.
• Facilita a interconexão com outros componentes da infra-estrutura de eGovernment.
• É totalmente multi-utilizador com gestão de funções parametrizadas.
• É intuitivo para o utilizador.
• Permite a monitorização e controle de processos executados.

Graças a esta evolução institucional e tecnológica, o nascimento da gestão documental, muitos dos processos e procedimentos que levaram semanas e até meses para serem concluídos, podem ser feitos em questão de minutos. E, o mais importante, é que já não é necessário ir a um balcão. Simplesmente desde casa usando qualquer dispositivo electrónico com conexão à Internet pode-se actuar.
Para conseguir isso, devem existir uma série de ferramentas que facilitam o processo complexo que envolve a gestão de uma enorme quantidade de informações geradas diariamente.
Portanto, ter um sistema de gestão de documentos é uma das características essenciais para poder realizar um serviço público eficiente.
O facto de reduzir os tempos de processamento e facilitar a gestão com a Administração Pública resulta numa maior satisfação do cidadão.

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