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Gestión documental: Claves para evitar brechas de seguridad en la información de tu empresa

Muchas empresas poseen diferentes soluciones para tratar la información y, a menudo, ésta convive con documentos apilados en estanterías imposibles. Mantener hoy en día unos niveles aceptables de seguridad implica apostar por soluciones integradas que permitan el tránsito de documentos entre departamentos y una óptima gestión documental de los mismos, disponiendo de todo el contenido centralizado y pudiendo acceder a él desde todo tipo de dispositivos. Hay que mencionar, que cuando hablamos de seguridad, hacemos referencia también a la posibilidad de restringir accesos a usuarios a determinadas tareas o archivos digitales.

Unificar la información es, por tanto, el paso más importante para evitar el caos y las brechas de seguridad, pero además, es la vía más sencilla para ganar en agilidad y reducir costes.

No hay que olvidar que la causa más común de los principales problemas en materias de seguridad y gestión de archivos es casi siempre de carácter humano. Las filtraciones, así como las pérdidas o extravíos pueden causar tanto problemas económicos, como de credibilidad a las organizaciones, y por ello la gestión documental facilita un espacio único donde existe un control y trazabilidad de los procesos, contando con un repositorio donde centralizar toda la información con el objetivo de lograr un mayor control y seguridad en cuanto a la digitalización de documentos.

La obligación de toda empresa está en proveer de métodos de recuperación en caso de fallos técnicos o desastres a la vez que detectar las incidencias en las fugas de información. El Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), ha elaborado una interesante guía para el almacenamiento seguro de la información y organización de archivos, con el objetivo de concienciar por qué se debe controlar, cómo debe almacenarse y cómo recuperarlos o conservarlos.
Clasificación y almacenamiento adecuados de la documentación digitalizada.
• Establecer técnicas de recuperación de archivos.
• Políticas claras en materia de eliminación a través de procedimientos de borrado seguro.
Conservación y archivado.
La seguridad de la información se define como la preservación de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los activos de información, por ello, INCIBE hace hincapié en la necesidad de establecer copias de seguridad adecuadas en caso de tener que recuperar la información en situación de desastres o incidentes.
Existen una serie de requisitos que se deben cumplir a la hora de realizar copias de seguridad. Estos son:
Identificar los datos que requieren ser preservados cuya pérdida afectaría a la continuidad del negocio.
• Establecer periodicidad de las copias.
• Control de los soportes donde se alojan las copias y restricción de accesos a personal autorizado.
• Establecer copias de seguridad en servidores externos.
Hay que tener presente que además de las pérdidas económicas que genera el extravío de información, no mantener segura la misma conlleva poner en riesgo la continuidad del negocio y consecuentemente su imagen, poniendo en riesgo la privacidad con respecto a los datos de los clientes.[:en]Many companies have different solutions to treat information and, often, this information lives together with piled documents on impossible shelves. Keeping acceptable security levels involves opting for integrated solutions which allow the documents traffic among departments and their best document management, having all the content centralized and being able to access to it from any type of device. It must be mentioned that, when we are talking about security, we also make reference to the possibility of limiting user access to specific tasks or digital files.

 

Unify information is, therefore, the most important step to avoid the chaos and security holes, but moreover, this is the simplest channel to gain dynamism and reduce costs.

 

We must not forget that the most common cause of the main problems in the area of documents security and management is almost always of human origin. The leakages, as well as loses or deviations can cause economic problems such as the one of credibility to the organizations, and that is the reason why the document management brings a single space where it exists a control and traceability of the processes, having a data warehouse where we can centralize all the information to get a higher control and security about documents digitalization.

 

Every company’s commitment is to bring recovering methods in case of technical failures or disasters at the same time when we detect the incidences in the information leakages. The Cybersecurity National Institute has written an interesting guide for the safe information storage and files organization, with the purpose of educating why they must be controlled, how they must be archived and how to recover or save them.

  • Properly classification and storage of the digitalized documentation.
  • Files recovering techniques establishment.
  • Clear policies in the elimination area through safe delete procedures.
  • Preservation and storage.

The information security is defined as the preservation of confidentiality, integrity and availability of the information actives, consequently, The Cybersecurity National Institute makes effort in the necessity of establishing properly backups in case of having to recover the information in an incident or disaster situation.

There are a series of requirements which must be completed at the moment of executing backups. These ones are:

  • Identification of the data which are required to be preserved and whose lose would affect to the business progress.
  • Copies frequency setting.
  • Control of the supports where the backups are located and access restriction to authorized staff.
  • Backup establishment in external servers.

Keep in mind that, apart from the economic loses which provokes the information deviation, not keeping the information safe means to compromise the business development and, consequently, its image, risking the privacy of the client data.

 

 

 

 

 [:pt]Muitas empresas têm diferentes programas para trabalhar com informação, e muitas vezes também têm documentos que necessitam ser organizados. Para ter níveis aceitáveis ​​de segurança deve apostar em soluções integradas que permitem a gestão de documentos entre departamentos, tendo todo o conteúdo centralizado e podendo aceder ao mesmo a partir de todo o tipo de dispositivos. Quando pensamos em segurança, também contemplamos a possibilidade de restringir o acesso de utilizadores a determinadas tarefas ou ficheiros digitais.

 

Ter a  informação centralizada é, portanto, o passo mais importante para evitar caos e problemas de segurança, e também é a maneira mais fácil de ganhar agilidade e reduzir custos.

 

Lembre-se que a causa mais comum de grandes problemas de segurança e gestão de ficheiros é quase sempre humana. A filtragem de informação, bem como a perda da mesma, podem causar problemas económicos e de credibilidade para as empresas. Assim, a gestão de documentos permite um único espaço onde existe controle de processos, com um repositório centralizado de informação para obter maior controle e segurança em termos de digitalização de documentos.

 

A empresa deve dispor de métodos de recuperação em caso de falhas técnicas ou desastres, além de poder detectar incidências de perda de informações. O Instituto Nacional de Segurança Cibernética (INCIBE) desenvolveu uma guia interessante para o arquivo seguro de informações e a organização de ficheiros, com o objectivo de consciencializar necessidades de controlar, armazenar, recuperar ou preservar esta informação.

* Classificação e armazenamento adequada de documentação digitalizada.

  • Estabelecimento de técnicas de recuperação de ficheiros.
  • Políticas claras de eliminação através de procedimentos de eliminação segura.
  • Conservação e arquivo.

A segurança da informação é definida como a preservação da confidencialidade, integridade e disponibilidade de activos de informação, portanto, INCIBE insiste na necessidade de estabelecer backups adequados no caso de ter que recuperar a informação em caso de desastres ou incidentes.

Existem uma série de requisitos que devem ser atendidos ao fazer backup. Estes são:

  • Identificar os dados que devem ser preservados cuja perda afectaria a continuidade do negócio.
  • Estabelecer a periodicidade das cópias.
  • Controle dos sistemas onde as cópias estão armazenadas e restrição de acesso a pessoal autorizado.
  • Estabelecer backups em servidores externos.

Deve ter em mente que, além das perdas económicas causadas pela perda de informações, não manter a informação segura significa que a continuidade do negócio e, consequentemente, a sua imagem são colocadas em risco, prejudicando também a privacidade de dados de clientes.


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