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Gestión documental: beneficios para la simplificación de procesos de gestión de archivos.

La gestión documental es una de las preocupaciones más relevantes y no tan recientes en las empresas. La cantidad de documentos operativos, administrativos y justificativos generados se ha incrementado notablemente y la digitalización de documentos está siendo una de las prioridades en las empresas del sector industrial.

El sector logístico se caracteriza por generar para su correcto funcionamiento una gran cantidad de documentos firmados, como pueden ser albaranes.
Esta documentación debe ser revisada tanto a la salida como a la hora de su devolución, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias o reclamaciones.

Los problemas más frecuentes que se suelen encontrar son: desde errores humanos al introducir manualmente los pedidos en el sistema, hasta la pérdida de horas de los recursos de la empresa en encontrar aquellos productos mal listados, ubicados o entregados, así como la documentación relativa a ellos.

Además de esto, las empresas en este sector tienen una problemática muy concreta que les afecta en su día a día:

Normalmente, tienen varias sedes o centros de venta
Diariamente, generan cientos o miles de albaranes
Guardado temporal de los albaranes hasta el proceso de facturación
Mucho tiempo perdido en el proceso de facturación y archivo de las facturas con sus respectivos albaranes
Retrasos en los cobros de las facturas por falta de conformidades
Necesidad de simplificar o facilitar la gestión de pedidos

Una herramienta de gestión documental aporta una solución completa y estándar, especialmente en las áreas de logística, recursos humanos, energía, contratos, gestión de calidad….Entre estas soluciones están:

Evitar la impresión de la copia para uso interno, con el consecuente ahorro en gastos de impresión y espacio físico
Archivo automático de los albaranes de cada cliente, con su respectivo ahorro en el tiempo de archivado
Entrega de factura digital al cliente vía correo electrónico
Vinculación automática de facturas a cada albarán

DF-SERVER, puede, además de ofrecer otras funcionalidades genéricas, solventa en gran medida esos posibles problemas provocados por la ausencia de un programa de gestión documental, revirtiendo en la eficiencia y eficacia de la empresa a través de:

Sistema de lectura de código de barras
Workflows o flujos de trabajo totalmente personalizados
Búsqueda de contenido avanzado
Firma electrónica de documentos sin necesidad de imprimir

En definitiva, cualquier proceso relacionado con el transporte de mercancías o de venta distribuida requiere junto con la gestión y envío del producto físico una gestión de documentos asociados a la venta, referida a la factura o al albarán, pegatinas con código de barras en la caja del producto que se envía o la propia documentación legal.
Con la implantación de un gestor documental se optimizarán todos estos procesos aumentando al mismo tiempo la eficacia, eficiencia, productividad y ahorrando en recursos humanos y materiales.

[:en]The document management is one of the most relevant, and not so recent, concern in companies. The quantity of generated operational, administrative and justification documents has significantly increased and the documents digitalization is being one of the first priorities in the industry sector companies.

The Logistics sector is characterized by generating for its proper management a high quantity of signed documents, such as delivery notes.
This documentation must be checked at its arrival as well as at the return time, in order to be able to verify if they exist pending orders, incidences or complaints.

The most frequent problems that we can find are: human mistakes caused by introducing the orders by hand in the system, waste of time from the company resources in finding those products wrong listed, located or delivered, as well as their attached documentation.

Moreover, companies in this sector has a particular problem which affects themselves from day to day:

They usually have some offices or sales centers
They daily generate hundreds or thousands of delivery notes
Temporary saving of delivery notes until invoicing process
Many time loses in the invoicing process and archiving of invoices with their own delivery notes
Delays in invoices charges by lack of conformity
The necessity of simplifying or facilitating the orders’ management

A document management tool brings a complete and standard solution, especially in the Logistics, Human Resources, Energy, agreements or contracts, Quality management areas…Among these solutions they are:

Avoiding the copy printing for internal usage, in consequence, you can save in printing and physical space costs
Each client delivery note automatic archiving, with its related saving in archiving time
Digital invoice delivery to the client by email
Invoices automatic linking to each delivery note

DF-SERVER can even offer other generic functionalities and widely solve those possible problems provoked by the absence of a document manager, turning into the efficiency of the company through:

Barcode Reading System
Totally personalized workflows
Advanced content search
Documents digital signature without the need to print

Definitively, any process related to freight transport or distributed sales needs (together with the management and delivery of the physical item) a management of documents attached to the sale with reference to the invoice or delivery note, sticks with bar codes on the sent item box or its own legal documentation.
With the document manager implementation they will be optimized all those processes, increasing at the same time the effectiveness, productivity and saving in Human Resources and equipment.
[:pt]A gestão de documentos é uma das preocupações mais relevantes e não tão recentes nas empresas. O número de documentos de trabalho, administrativos e relatórios criados aumentou significativamente e a digitalização de documentos é uma das prioridades das empresas do sector industrial.

O sector logístico caracteriza-se por gerar dentro do trabalho normal uma grande quantidade de documentos assinados, como guias de remessa.
Esta documentação deve ser verificada tanto na saída como no momento da respectiva devolução, para poder confirmar se há pedidos pendentes, incidentes ou reclamações.

Os problemas mais frequentes que se encontram são: erros humanos na inserção manual de pedidos no sistema, a perda de horas de recursos da empresa na pesquisa dos produtos listados, localizados ou entregues, bem como a documentação relacionada os mesmos.

Além disso, as empresas neste sector têm um problema muito específico que as afecta:

Geralmente, têm vários escritórios ou centros de vendas
Diariamente, trabalham com centenas ou milhares de guias de remessa
Entrega provisória das guias de remessa até ao processo de cobrança
Muito tempo perdido no processo de cobrança e apresentação de facturas com as respectivas guias de remessa
Atrasos no cálculo de facturas devido a problemas de validação
Necessidade de simplificar ou facilitar a gestão de pedidos

Uma ferramenta de gestão de documentos traz uma solução completa e normalizada, especialmente nas áreas de logística, recursos humanos, utilities, contratos, gestão de qualidade, etc. … Entre essas soluções estão:

Evitar imprimir cópias para uso interno, economizando nos custos de impressão e espaço físico
Arquivo automático das guias de remessa de cada cliente, economizando tempo de arquivo
Entrega de factura digital ao cliente por e-mail
Associação automática de facturas a guias de remessa

DF-SERVER, além de oferecer outras vantagens genéricas, resolve em grande medida os possíveis problemas causados pela ausência de um programa de gestão de documentos, melhorando a eficiência e eficácia da empresa através de:

Sistema de identificação de código de barras
Fluxos de trabalho totalmente personalizados
Pesquisa de conteúdo avançada
Assinatura electrónica de documentos sem impressão

Em resumo, qualquer processo relacionado com o transporte de mercadorias ou às vendas de distribuição necessita, paralelamente à administração e entrega do produto físico, uma gestão de documentos associados à venda, associando guias de remessa, documentos fiscais, etiquetas de código de barras na embalagem do produto enviado e documentação legal.
Com a implementação de um gestor documental, todos esses processos serão optimizados, ao mesmo tempo em que aumentam a eficiência, productividade e economia de recursos humanos e materiais.


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