Para alcanzar el éxito en un sector tan complejo como el automovilístico, es fundamental llevar a cabo una buena gestión de los documentos en todo el ciclo de vida del vehículo. Dentro de los diferentes procesos documentales, la gestión de la extensión de garantía se convierte en una actividad muy importante dentro de la concesión. Este proceso se puede automatizar con el compañero digital adecuado, que no es otro que DF-SERVER.
La gestión de garantías en DF-SERVER no es un módulo desarrollado exclusivamente para este proceso, sino que es una funcionalidad más que se puede configurar en las concesiones con las herramientas disponibles en DF-SERVER. Esto va a permitir a los usuarios un acceso más rápido a la documentación, la capacidad de generar avisos de finalización del contrato de mantenimiento, comprobar en una sola vista los contratos que están a punto de finalizar…
¿Cómo es el proceso con DF-SERVER de la extensión garantía?
- Entrada de la garantía del vehículo en el gestor documental:
- Garantía formato físico: se podrá escanear a PDF y depositar automáticamente en una carpeta de entrada en el gestor documental.
- Garantía formato digital: sería lo mismo que el proceso anterior, pero sin el escaneado por parte del usuario.
- Una vez en el repositorio documental, DF-SERVER extrae todos los datos relacionados con la garantía, guardándolos en índices (nombre del conductor, DNI, fecha inicio y fin de contrato, matrícula…).
- Los datos extraídos, servirán al usuario para generar informes de vencimientos, notificaciones automáticas de fin de garantía, volcarlos a otro software, etc.
- Existe la posibilidad de crear automáticamente un expediente a través del contrato de garantía donde, además de añadir el documento del contrato, se añada el contrato de venta del vehículo, DNI del comprador… Toda aquella documentación que el usuario considere.
Conclusión
La gestión de la extensión de garantía en DF-SERVER representa una alternativa poderosa y flexible que optimiza los procesos y mejora la experiencia del usuario, consolidando así su posición como una solución integral para la gestión de flotas de vehículos.