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Evolución de la gestión documental

La gestión documental es una actividad que se remonta a los inicios de la escritura. De aquella ya imperaba la necesidad de mantener documentos de todo tipo y cómo hacer para llevar una gestión de archivos óptima en el futuro.
Dentro del entorno empresarial se habló de derivar la gestión documental a ciertas personas dentro de la compañía que administraban los repositorios físicos de documentos, tales como los archivadores, las estanterías y los libros de registro.
Con el auge de la tecnología, a partir de la década de los 60 se empezó a utilizar el ordenador como apoyo a la actividad de la administración de documentos y a la gestión de la información por primera vez en bibliotecas de Estados Unidos e Inglaterra a través de sistemas que interpretaban catalogación leíble por ordenador.
Tras un desarrollo mucho mayor del medio se intensifica más este uso junto al de la comunicación en el sector empresarial y ya se comienza a hablar de los conceptos “bases de datos y digitalización de documentos”, además de la aparición de aplicaciones y programas para la gestión documental de archivos físicos e imágenes.
Ya entrados en la década de los 90, los sistemas existentes ya permitían la gestión de la información en cualquier tipo de formato para ser almacenado en red, herramientas de colaboración, seguridad, flujos de trabajo y funcionalidades de auditoría. Digamos que a esto ya se le podría llamar un Gestor Documental.
Podríamos definir a la gestión documental como un conjunto de elementos o precedentes que tratan diferentes aspectos de la comunicación y la organización de archivos, los cuales vamos a definir a continuación:
Entornos documentales
1. ENLACE DOCUMENTAL
Beneficios
• Vienen de la mano de los fabricantes de ERP
• Son buenos manejando los documentos que generan
• Parten de una posición privilegiada de cara a la facturación electrónica
Inconvenientes
• La mayoría no manejan documentos externos
• No integran mapas documentales (escaneo, fax, mail, ofimática, etc)
• Sus capacidades de indexación, son nulas o muy limitadas, manualmente
2. REPOSITORIO DOCUMENTAL
Beneficios
• Facilitan la integración con otras aplicaciones
• Son realmente sistemas de gestión de contenidos
• Tienen una imagen y posición consolidada en las grandes empresas
Inconvenientes
• Sistemas centralizados, no distribuidos
• La localización de documentos digitales está basada en accesos directos a los mismos o bien por catalogación de índices.
• No automatizan los procesos administrativos de gestión de archivos.
3. RED SOCIAL CORPORATIVA
Beneficios
• Facilitan la sincronización y comunicación entre departamentos y áreas
• Son accesibles desde cualquier lugar y a cualquier hora
• Incorporan funcionalidades de gestores documentales (versiones, flujos)
Invonvenientes
• Sistemas centralizados en la nube, generan desconfianza
• Pagan el peaje de las redes domésticas o particulares, asociadas a ocio
• Mercado inmaduro en muchas áreas geográficas o estructuras empresariales
4. DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
Beneficios
• Soluciones económicas para la destrucción de facturas recibidas
• Los fabricantes de equipos MFP los utilizan como valor añadido de venta
• Cuentan con el aval de la homologación tributaria
Inconvenientes
• No abarcan más allá de un 100% de la documentación de una empresa
• No ofrecen posibilidades de integración con ERP
• No realizan gestión de documentos, se limitan a certificar facturas
5. GESTIÓN DOCUMENTAL
Beneficios
• Sistemas de gestión integral de toda la digitalización de documentos de la oficina
• Son la suma de enlaces + repositorios + digitalización certificada
• Interfaces de comunicación con ERP
Inconvenientes
• Soluciones con un alto coste económico que limita su implantación
• Tiempos de ejecución de proyectos largos
• Suelen requerir personal específico para su administración

[:en]The document management is an activity which dates back to the writing beginning. Then, it already existed the necessity of saving all kind of documents and the worrying about how to well manage files in the future.
Inside the entrepreneurial context it was said to lead the document management to certain people in the company who handle the physical data warehouses of documents, such as folders, shelves and record books.
In the wake of technology, from the 60s decade it started to be used the computer as support to the activity of the documents administration and information management for the first time in US and British libraries through systems which interpreted readable indexing by computer.
After a bigger development of the area, this usage has been more intensified together with the one of the communication in the entrepreneurial sector and they have already been mentioned the concepts: “database and documents digitalization”, moreover the origin of applications and programs for the document management of physical files and images.
In the 90s decade, the existing systems already allowed the information management with any type of format to be stored networked, collaboration tools, security, workflows and audit functionalities. In fact, this could be said as a document manager.
We could define document management as a set of elements or precedents which treat different communication aspects and organization of files, which we are going to explain hereunder:
Documentary environments:
1. DOCUMENTAL LINKAGE
Advantages
• They are included with the ERP suppliers.
• They are effective manipulating the generated documents.
• They emerge from a privileged position versus the electronic invoicing.
Disadvantages
• The majority of them do not manipulate external documents.
• They do not integrate documentary maps (scanning, fax, mail, office automation, etc.).
• Their indexing capacities are almost non-existent or limited, manually.
2. DOCUMENT DATA WAREHOUSE
Advantages
• They facilitate the integration with other applications.
• They are certainly systems of contents management.
• They have a consolidated picture and position in the big companies.
Disadvantages
• Centralised systems, not distributed.
• The digital documents location is based on direct access to them or by indexes listing.
• They do not automatize the administrative processes of files management.
3. CORPORATE SOCIAL NETWORK
Advantages
• They make easy the synchronization and communication among departments and areas.
• They are accessible from anywhere at any time.
• They include functionalities from document managers (versions, workflows).
Disadvantages
• Systems centralised on cloud, they generate mistrust.
• They have the inconvenient of the domestic or particular nets, associated to the leisure concept.
• Immature market in many geographical areas or entrepreneurial structures.
4. CERTIFIED DIGITALISATION
Advantages
• Economic solutions for the destruction of received invoices.
• The MFP devices suppliers use them as a sale added value.
• They have the tax certification support.
Disadvantages
• They do not include more than the 100% of a company’s documentation.
• They do not offer possibility of integration with ERP.
• They do not complete documents management, they only certify invoices.
5. DOCUMENT MANAGEMENT
Advantages
• Integral management systems of all the documents digitalization in the office.
• It is the sum of links + data warehouses + certified digitalization.
• Interfaces of communication with ERP.
Disadvantages
• Solutions with a high economical cost which limits their implementation.
• Execution periods of long projects.
• They usually require specific experts for their administration.
[:pt]A gestão de documentos é uma actividade que remonta ao início da escrita. Sempre houve a necessidade de manter documentos de todos os tipos e de gerir os mesmos para que estivessem disponíveis quando necessário.
Dentro do ambiente empresarial, verifica-se a necessidade de atribuir a gestão de documentos a determinadas pessoas da empresa que gerem os repositórios físicos de documentos, como arquivos, bibliotecas e livros de registo.
Com as mudanças tecnológicas, a partir dos anos 60 começou-se a usar o computador para apoiar a actividade de gestão de documentos e de informação pela primeira vez em bibliotecas nos Estados Unidos e Inglaterra, através de sistemas que interpretavam a catalogação legível por computador.
Após um desenvolvimento muito maior, este uso é intensificado junto com o da comunicação no sector empresarial e os conceitos de “base de dados e digitalização de documentos” começam a ser discutidos, e surgem programas para a gestão de documentos de arquivos físicos e imagens.
Já na década dos 90, os sistemas existentes já permitiam que a gestão de informações em qualquer tipo de formato fosse armazenado em rede, dispondo de ferramentas de colaboração, segurança, fluxos de trabalho e funcionalidades de auditoria. Digamos que isso já poderia ser um gestor de documentos.
Poderíamos definir a gestão de documentos como um conjunto de elementos ou precedentes que lidam com diferentes aspectos da comunicação e organização de ficheiros, que definiremos a seguir:

Ambientes documentais:

1. LINK DOCUMENTAL

Benefícios
• Introduzidos por fabricantes ERP
• Permitem lidar com os documentos que criam
• Com posição privilegiada na facturação electrónica
Desvantagens
• A maioria não trata documentos externos
• Não integra mapas documentais (digitalização, fax, correio, escritório, etc.)
• As capacidades de indexação são nulas ou muito limitadas, manualmente

2. REPOSITOR DOCUMENTAL

Benefícios
• Facilitar a integração com outros programas
• São realmente sistemas de gestão de conteúdos
• Com uma imagem e posição consolidadas em grandes empresas
Desvantagens
• Sistemas centralizados e não distribuídos
• A localização dos documentos digitais faz-se por links.
• Não automatiza processos administrativos de gestão de ficheiros.
3. REDE SOCIAL CORPORATIVA

Benefícios
• Facilitar a sincronização e comunicação entre departamentos e áreas
• Permitem acesso desde qualquer lugar e a qualquer momento
• Incorporam funcionalidades de gestores de documentos (versões, fluxos)
Desvantagens
• Sistemas centralizados em cloud, geram desconfiança
• Implicam os custos de redes domésticas ou privadas associadas ao lazer
• Mercado por desenvolver em muitas áreas geográficas ou estruturas comerciais

4. DIGITALIZAÇÃO CERTIFICADA

Benefícios
• Soluções económicas para a destruição de facturas recebidas
• Utilizado por fabricantes de equipamentos MFP como elemento de valor
• Homologação fiscal
Desvantagens
• Não servem para toda a documentação da empresa
• Não oferecem possibilidades de integração com ERP
• Não faz gestão de documentos, está limitado a certificar facturas

5. GESTÃO DOCUMENTAL

Benefícios
• Sistemas de gestão que abrangem todos os documentos da empresa
• São a soma de links + repositórios + digitalização certificada
• Comunicação com ERP
Desvantagens
• Soluções com alto custo económico que limita sua implementação
• Maiores tempos de execução do projecto
• Normalmente requerem pessoal específico para administração

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