Después de haber superado la pandemia del COVID-19, se han sumado otras circunstancias  (el conflicto en Ucrania, la viruela del mono, la inminente entrada en recesión…) las cuales podemos afrontar adoptando dos posturas completamente opuestas: lamentarse de lo que sucede sin hacer nada para mejorar nuestra situación o, por lo contrario, adoptar una postura optimista y analizar qué podemos hacer para mejorarla.

¿Cómo se gesta la idea de un gestor documental?

Gracias a este espíritu optimista nace en 1992 Sotronic Innovation Technology, una empresa fundada por Jose Antonio Quiroga y que se dedicaba puramente a la reparación de hardware, hasta que en el año 2003 la empresa busca nuevas líneas de negocio por la necesidad de tener que reinventarse y por conseguir una mayor rentabilidad.

Con vistas a tener un producto que sea duradero en el futuro y garantice la continuidad de la empresa, se investiga entre las diferentes opciones de gestión documental, todas ellas orientadas a grandes corporaciones (el nicho de mercado de Sotronic no estaba ahí).

Fue entonces cuando Borja Becerra se alinea con los intereses del fundador para dar vida a DF-SERVER, un programa de gestión documental cuya funcionalidad era únicamente escanear documentos y archivarlos en diferentes carpetas previamente configuradas.  

¿Cómo ha sido su desarrollo desde entonces?

En 2007 se lanza al mercado DF-SERVER, teniendo una buena acogida por el mercado gallego, pero no es hasta el año 2008 cuando hay un importante crecimiento, año en el que la Agencia Tributaria le otorga la homologación para realizar la digitalización certificada de facturas. Desde ese preciso momento hasta el 2014, DF-SERVER y otra solución más son las únicas en tener esta homologación, lo que llevó a un flujo importante de empresas interesadas de otras comunidades.

Debido a las necesidades de mejora, en 2015-2017 la cartera de productos aumenta, desarrollando nuevos módulos como:

• DF-Mobile: acceso al repositorio documental a través de dispositivos móviles.
• DF-Forms: creación de formularios.
• Reglas puzle: gestión de procesos de una forma más ágil.
• Search Builder: búsquedas personalizadas.
• Plugin de Office: gestión de correos y de sus documentos adjuntos.

El mundo estaba cambiando y cada vez más las herramientas tenían que estar conectadas entre sí para mejorar la productividad de los usuarios finales. Por ello, desde el 2018 hasta ahora dedicamos todos nuestros esfuerzos a integrar con las principales herramientas de los concesionarios, los DMS’s.

La penetración de DF-SERVER en el sector Automoción

No es hasta el 2010 cuando un concesionario muy conocido por todos, Grupo Louzao, se interesa por nuestra solución de gestión documental.

Un proyecto de digitalización en una gran empresa no es cosa de unos días, la implantación, la adaptación de los clientes a la nueva metodología de trabajo… son factores que hay que tener en cuenta. En la actualidad, Grupo Louzao se encuentra digitalizado entorno a un 95%, pero esto ha sido fruto de la paciencia:

• 2010 – Grupo Louzao implanta la digitalización certificada y el archivado automático de facturas.
• 2012 – Flujos de gestión y aprobación de facturas, con visualización directa desde el DMS.
• 2013 – Incorporación de las diferentes sociedades del grupo.
• 2015  – Entrega de KPI’s para medir la eficiencia y productividad de los procesos implementado.
• 2018 – Desarrollo de una API para la integración de DF-SERVER con el software de gestión de expedientes propio de Louzao.
• 2019 – Incorporación del DF-Signature al proceso de ventas.
• 2021 –  Se replican los procesos implantados en nuevas concesiones adquiridas por el grupo.

Gracias al Grupo Louzao, y teniendo en cuenta que nuestros mejores comerciales son los clientes satisfechos, Flik Canarias aborda un proyecto de digitalización con DF-SERVER. A este le seguirían Grupo Unione, Grupo Adarsa, Garatge Plana y muchos otros.