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En qué puede mejorar tu empresa la gestión documental

La gran cantidad de documentos que años atrás se acumulaban en las estanterías de las empresas ya han pasado a la historia. Desde la llegada del gestor documental, este problema, que perjudicaba enormemente la capacidad productiva de las empresas, se ha solucionado con creces. Ahora bien, existe todavía cierto temor a implementar este tipo de gestión de archivos y digitalización de documentos,  algunas veces por la inversión necesaria y otras, por la resistencia al cambio, ya que es común encontrar hoy en día metodologías de gestión de documentos totalmente tradicionales.

Por ello, vamos  a enumerar las principales ventajas de la gestión documental en la empresa.

Sencillez y accesibilidad.  Gracias a la organización de archivos, de una forma segura y rápida se tiene acceso a toda la información de la empresa. El acceso a la información es más rápido y el tiempo que anteriormente invertían los empleados en la búsqueda de documentos se invierte ahora en tareas más productivas para la organización.

  • Mayor eficiencia y productividad en los procesos gracias a los flujos de trabajo. Con un programa de gestión de la información, se proporciona una imagen global de los procesos dentro de una empresa, que permitirá seguir las tareas incompletas o conocer aquellas que ya han finalizado.
  • El tiempo de consulta y manipulación de la documentación se reduce, al igual que el espacio físico de almacenamiento. Al disponer de toda la documentación en una única base de datos, la digitalización de documentos resulta mucho más sencilla y rápida, y consecuentemente, el ahorro de tiempo empleado en las búsquedas es considerable.
  • Se potencia enormemente la seguridad de toda la información de la empresa. Con un gestor documental, la información se distribuye entre los miembros de la organización e incluso se pueden establecer controles de acceso para proteger aquella documentación más delicada.

Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Gracias a la gestión documental, se puede tratar de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, se ofrece la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.

Además, la digitalización de documentos, disminuye el riesgo de pérdida de la documentación. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.

 

  • El ahorro en la impresión de documentos, fotocopias, sobres, etiquetas…es otra de las ventajas de la gestión documental.

 

En conclusión, la introducción de una herramienta para la gestión de archivos que facilite la digitalización de documentos y la optimización de los procesos dentro de una organización supone una ventaja competitiva respecto a la competencia. La formación a nivel usuario de la los programas de gestión documental es sencilla, y es fácil adquirir conocimientos de su manejo, por lo que el temor a la inversión o la resistencia al cambio no debe ser un motivo que impida a las empresas dar un paso hacia adelante.

 [:en]The great documents’ quantity which was stored years ago in the company’s shelves has already vanished. Since the document manager arrival, this problem, which highly affected the production’s capacity of the companies, has been deeply solved. However, it still exists a fear to implement this kind of files management and documents digitalization, sometimes because of the required investment and, other ones, by the change resistance, since it is currently common to find document management methodologies in an absolutely traditional way.

Thus, we are going to indicate the main advantages of the company’s document management:

  • Simplicity and accessibility. Thanks to the files’organization, in a safe and quick way we can have access to all the company’s information. This access is quicker and the time which previously the employees waste in the documents search is now turned into more profitable tasks for the organization.
  • More efficiency and productivity in processes thanks to the workflows. With an information management program it is provided a global image of the processes in a company, which will allow to trace the uncompleted tasks or know those ones completed.
  • The document’s consult and manipulation time is reduced, the same as the storage physical space. As you have all the documents in a single database, the documents’ digitalization is more simple and quicker, and consequently, the employed time saving in searches is high.
  •  The company’s information security is highly increased. With a document manager, the information is distributed among the organization’s members and they can be even established access controls to protect that more sensitive documentation.

Taking into account that a document made by a workgroup can be modified many times, control the different versions can be complicated. Thanks to the document management, this inconvenient could be controlled. Through a versions’ history, it is offered the possibility to access to any text version to recover, eliminate or add information.

In addition, the documents’ digitalization reduces the risk of documentation lost. This way, the organization works with the certainty that all its information is safe located in a single system, the one which can include, among other characteristics, the data recovery in disaster circumstances.

  • Saving in the documents printing: photocopies, envelopes, labels…is another advantage in document management.

To sum up, the entry of a files’ management tool to make easier the documents’ digitalization and the processes’ optimization in an organization means a competitive advantage against the competitors. The users training in document management is simple and it is quite easy acquire the necessary habilities for its usage, in consequence the fear to investment or change resistance must not be a reason which avoids the companies to take a step forward.

 [:pt]A grande quantidade de documentos que durante anos se acumulavam nas prateleiras das empresas já são historia. Desde que chegou o gestor documental, este problema, que reduzia consideravelmente a capacidade produtiva das empresas, foi solucionado de forma definitiva. No entanto, ainda existe certo receio a implementar este tipo de gestão de ficheiros e digitalização de documentos,  algumas vezes devido ao investimento necessário e outras, pela resistência à mudança, já que ainda é frequente encontrar métodos de gestão de documentos totalmente tradicionais.

Por isto, procedermos a identificar as vantagens principais da gestão documental no âmbito da empresa.

Simplicidade e acessibilidade.  Devido à organização de ficheiros, terá uma forma segura e rápida de aceder a toda a informação da empresa. O acesso á informação é mais rápido permitindo que o tempo que anteriormente os trabalhadores gastavam na pesquisa de documentos se utilize agora em tarefas mais productivas para a organização.

  • Maior eficiência e produtividade nos processos devido aos fluxos de trabalho. Com um programa de gestão da informação, vai dispor de uma imagem global dos processos da empresa, que permitirá seguir as tarefas incompletas ou conhecer as que foram terminadas.
  • Reduz-se o tempo de consulta e manipulação da documentação, bem como o espaço físico para armazenamento. Ao dispor de toda a documentação numa única base de dados, a digitalização de documentos torna-se muito más simples e rápida, permitindo que a redução do tempo empregue nas pesquisas seja considerável.
  • Fomenta-se consideravelmente a segurança de toda a informação da empresa. Com um gestor documental, la informação é distribuída pelos membros da organização o que permite estabelecer controles de acesso para proteger a documentação mais sensível.

Tendo em conta que um documento realizado por um grupo de trabalho pode ser modificado inúmeras vezes, controlar las diferentes versões pode ser complicado. Devido á gestão documental, é possível controlar este inconveniente. Através de um histórico de versões, permite-se aceder a qualquer versão do texto para recuperar, eliminar ou acrescentar informação.

Para além disto, a digitalização de documentos, diminui o risco de extravio da documentação. Assim, a organização trabalha com a certeza de que toda a sua informação está segura num único sistema, sistema este que pode incluir entre outras características, a recuperação de dados em caso de sinistro.

 

  • A poupança na impressão de documentos, fotocopias, envelopes, etiquetas…é outra das vantagens da gestão documental.

 

Em conclusão, a introdução de una ferramenta para a gestão de ficheiros que facilite la digitalização de documentos e a optimização dos processos de uma organização supõe uma vantagem competitiva face à concorrência. A formação de utilizadores de programas de gestão documental é simples e a aprendizagem é rápida, pelo que o medo ao investimento ou a resistência á mudança não deve ser um impedimento a que as empresas decidam dar um passo à frente.

 

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