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Empleados más satisfechos: cómo un gestor documental mejora la flexibilidad de tu empresa

Todo lo que tenga que ver con la gestión documental incide de forma directa en la efectividad y eficiencia de las organizaciones, pero también sirve de ayuda a la hora de aligerar los procesos en una organización en cuanto a gestión de archivos.
Tener bien clasificados, ordenados y, sobre todo, bien localizados todos los documentos digitales en una oficina implica responder más rápidamente y de forma ágil a las necesidades que demandan los consumidores, mejorando así la situación competitiva.
La necesidad de trabajar a distancia también ha crecido notablemente en los últimos años, al igual que la colaboración remota también se va introduciendo en las organizaciones, que ponen especial interés hacia la flexibilidad y la movilidad con el objetivo de tener empleados más capacitados, satisfechos y leales.
Hoy en día, las empresas funcionan de forma descentralizada, por lo que los trabajadores se mueven y operan desde distintos lugares y la colaboración entre ellos debe ser constante, por lo que la adopción de un sistema de gestión documental solucionaría esta problemática de necesidad de acceso externo y aportaría los siguientes beneficios:

Los archivos digitales se almacenan de forma ordenada, por lo que su localización es más rápida y eficaz
 Con la digitalización de documentos todos los archivos estarán disponibles desde cualquier lugar sin necesidad de permanecer en la oficina.
 Controles de seguridad para saber quién accede a cada documento y en qué momento.
 Control de versiones para aumentar la colaboración en equipo a la hora de trabajar sobre la misma documentación, evitando duplicidades de archivo.
 Ahorro en impresión y tiempo de recuperación de la documentación
 Usuarios multidispositivo: smartphones, tabletas y portátiles

Además de esto, el día a día en las tareas de una empresa se hace más eficiente al tener acceso al sistema de gestión documental mediante el navegador para poder acceder a todos los documentos digitales, registros de empresa y cualquier otro tipo de información.
En los casos que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos…) un sistema de gestión documental permite definir los flujos de aprobación que tiene que completar cada tipo de documento y, de esta forma, el propio sistema realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.
En definitiva, el trabajo flexible tiene también un impacto directo sobre el compromiso de los empleados y hay que destacar la importancia de adoptar estrategias de colaboración para incrementar la productividad, eficiencia y satisfacción de cada una de las personas que forman el equipo en una organización.
[:en]All in relation with document management is directly focused on the efficacy and efficiency of the organizations, but it also serves as a help at the time of streamlining the processes in an organization on the files management area.
Having well classified, tidy and, specially, well located all the digital documents in an office means answering more quick to the necessities the consumers require, improving, this way, the competitive situation.
The need of working remotely has also highly increased in the last few years, the same as the remote collaboration has also entered in the organizations, a fact which bring special interest in the flexibility and mobility with the purpose of having more and more qualified, satisfied and loyal employees.
Today, companies work in a decentralized manner, in consequence, workers are constantly moving and working in different places and the collaboration among them must be constant, then, the acquisition of a document management solution would solve this necessity problems of external access and bring the following benefits:

 The digital files are properly stored, so that their location is quicker and more useful.
 With the documents digitalization all the files would be available from any place, being unnecessary staying in the office.
 Security controls to know who access to each document and when.
 Versions control to enhance the equipment collaboration, avoiding files duplicity.
 Time and printing saving in recovering the documentation.
 Multi device users: smartphones, tablets and laptops.

In addition, day to day in the company tasks it is more efficient having access to the document management system through the browser to be able to consult all the digital documents, company registers or any other type of information.
In cases which need to complete approval tasks with the documentation (invoices, agreements, …) a document manager system allows to define the approval workflows which has to complete each type of document and, this way, the own system makes almost all the assignments, alerts and registers tasks of all these documents.
To sum up, the flexible work has also a direct impact on the employees commitment and we must highlight the importance of adopting collaboration strategies to enhance productivity, efficiency and satisfaction of each of the people who set up a team in an organization.
[:pt]Tudo o que tem a ver com a gestão de documentos tem um impacto directo na eficácia e eficiência das empresas e também ajuda a facilitar os processos numa organização em termos de gestão de ficheiros.
Tendo os documentos bem classificados, organizados e, acima de tudo, bem localizado, responde mais rapidamente e de forma mais ágil às necessidades que exigem os consumidores, melhorando assim a sua situação competitiva.
A necessidade de trabalhar à distância também cresceu significativamente nos últimos anos e a colaboração remota também está a ser introduzida em empresas, que colocam ênfase especial na flexibilidade e mobilidade com o objectivo de ter mais clientes satisfeitos e fidelizados
Hoje em dia, as empresas funcionam de forma descentralizada, de modo que os trabalhadores operam a partir de diferentes locais e a colaboração entre eles deve ser constante, pelo que a adopção de um sistema de gestão de documentos resolvera esse problema de necessidade de acesso e proporcionaria os seguintes benefícios:

 Os ficheiros digitais são armazenados de forma ordenada, tornando a localização mais rápida e eficiente
 Com a digitalização de documentos, todos os arquivos estarão disponíveis em qualquer lugar sem que tenha que ficar no escritório.
 Controles de segurança para saber quem acede a cada documento e quando.
 Controle de versão para permitir a colaboração em equipa ao trabalhar no mesmo documento, evitando a duplicação de ficheiros.
 Poupança no tempo de recuperação e de impressão de documentação
 Suporta utilizadores de vários dispositivos: smartphones, tablets e laptops

Além disso, o trabalho diário numa empresa torna-se mais eficiente ao ter acesso ao sistema de gestão de documentos através de um browser de internet para aceder a todos os documentos digitais, registos da empresa e qualquer outra informação.
Nos casos que necessite realizar tarefas de aprovação de documentação (facturas, contratos …), um sistema de gestão de documentos permite definir os fluxos de aprovação para cada tipo de documento e, desse modo, o próprio sistema faz grande parte do trabalho de atribuição, notas e registo de toda essa documentação.
Em última análise, o trabalho flexível também tem um impacto directo na satisfação dos trabalhadores, e é importante adoptar estratégias colaborativas para aumentar a produtividade, a eficiência e a satisfação de cada uma das pessoas que compõem a organização.


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