En el dinámico entorno empresarial de las empresas de distribución, la generación y gestión de documentos diarios puede ser una tarea compleja y desafiante. Facturas, pedidos, albaranes, contratos y una variedad de otros documentos son generados y procesados constantemente, lo que requiere una atención cuidadosa y eficiente para garantizar la eficacia y el cumplimiento normativo.
Ante este escenario, la digitalización de las empresas distribuidoras se presenta como una solución firme para superar las diferentes problemáticas que atañen a los procesos documentales.
Problemática general en las empresas distribuidoras
- Elevado volumen de documentación emitida
- Generan miles de albaranes y facturas al mes
- Alto coste de gestión administrativa
- Retrasos en los cobros por disconformidad
Estas problemáticas pueden generar ineficiencias, retrasos y riesgos para las empresas de distribución. Es por eso que implementar un gestor documental puede ayudar a superar estos desafíos, optimizando la gestión de la documentación, mejorando la eficiencia operativa y garantizando el cumplimiento normativo y la seguridad de la información.
¿Qué soluciones puede aportar DF-SERVER en la digitalización de las empresas de distribución?
DF-SERVER es una suite software que permite, en este caso, digitalizar los procesos documentales de las empresas de distribución:
- Automatización de los flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos: se pueden establecer reglas para la aprobación de documentos, lo que agiliza los procesos y reduce la necesidad de intervención manual. Esto es especialmente útil en la distribución de documentos entre diferentes departamentos, como logística, ventas, compras, etc.
- Vinculación automática de albaranes a facturas: en el momento que las facturas se clasifiquen en el gestor documental, quedarán automáticamente vinculadas a sus albaranes correspondientes gracias al uso de metadatos.
- Organización y almacenamiento centralizado de toda la documentación: un gestor documental permite centralizar y organizar todos los documentos relevantes de la empresa, como contratos, facturas, pedidos, inventarios, manuales de productos, entre otros.
- Distribución automática de facturas: envío automático de las factura firmadas a sus destinarios mediante correo electrónico.
- Búsqueda avanzada: a los documentos se les atribuyen unos metadatos, lo que permite una búsqueda rápida y precisa en función de diversos criterios. Esto agiliza la localización de información y mejora la productividad de los empleados.
- Capturar electrónicamente la firma de los documentos: los usuarios disponen de un gran abanico de posibilidades, podrán firmar presencialmente cualquier tipo de transacción y también remotamente (desde cualquier lugar).
En conclusión, la digitalización en las empresas de distribución a través de un gestor documental como DF-SERVER proporciona soluciones eficientes para optimizar la gestión documental, reducir costes y mejorar la productividad en un entorno empresarial cada vez más digitalizado.