Los tiempos donde todas las empresas gestionaban, almacenaban y firmaban en papel están llegando a su fin, cada vez buscamos más la eficiencia de todos los procesos, que estos sean automáticos e invertir menos tiempo en tareas improductivas.
En la gestión de los contratos tenemos diferentes tareas adjuntas que consideramos ineficientes: almacenamiento en papel de los mismos, añadirlos de forma manual al expediente que corresponda, la búsqueda posterior que se pueda realizar para conocer algún dato relevante, etc. Nosotros ante esta problemática proponemos la digitalización de contratos, independientemente del tipo que sea: compra de un vehículos, laboral, compra de una vivienda…
Contratos en papel vs contratos digitales
¿Te gustaría conocer las ventajas de un escenario digital? te mostramos a continuación una comparativa entre las tareas realizadas de forma tradicional y las realizadas de manera digital:
Contratos en papel
| Espacio físico destinado al almacenamiento de los contratos. |
| Gestión íntegra del expediente de forma manual. |
| Elevado gasto de impresión. |
| Imposibilidad de añadir automatizaciones. |
Contratos digitales
| Automatización de todos los procesos que atañen al contrato. |
| Captura automática de datos relevantes del contrato (DNI, datos de un vehículo, datos de un cliente…). |
| Reducción en el número de impresiones, lo que se traduce en un ahorro de los costes en consumibles. |
Digitalización de contratos con DF-SERVER
DF-SERVER es un gestor documental que permite digitalizar cualquier proceso documental dentro de la empresa. En el caso de la digitalización de contratos podemos:
- Firmarlos mediante el uso de firmas electrónicas: esto nos asegura la verificación del documento que se ha firmado, el no repudio una vez firmado el contrato, imposibilidad de incrustar la firma en otros documentos, etc…
- Una vez terminado el proceso anterior, este se añade al expediente de forma automática junto con el resto de documentos que lo enriquecen (DNI, currículum vitae, los justificantes de pago de los impuestos de circulación y matriculación en el caso de comprar un vehículo nuevo…).
- Si queremos localizar un contrato en concreto podremos buscarlo por cualquier dato contenido (fecha, nombre, DNI…), de esta forma se reduce considerablemente el tiempo dedicado a esta tarea.