Nos complace enormemente anunciar que el Real Club Celta de Vigo ha cerrado recientemente su mercado de invierno con un nuevo fichaje: nuestro gestor documental DF-SERVER, especializado en la gestión de clubes deportivos y el cual llevará a cabo la transformación digital del club.
Tras un profundo e interesante análisis de necesidades y una puesta en marcha adaptada a las particularidades del club vigués, podemos decir que DF-SERVER participará en un ambicioso proyecto que tiene como fin automatizar y optimizar tareas en los conceptos de registro electrónico, facturas y presupuestos, gastos de viaje, nóminas, contratos de abonados y gestiones en el resto de áreas que componen la institución deportiva más importante de nuestra ciudad, un proyecto idóneo para poder transmitir al canal e intentar replicar en otros muchos clubs de fútbol o de cualquier otra disciplina deportiva a lo largo y ancho de nuestro país.
¿Qué procesos relacionados con la gestión de clubes deportivos se ha digitalizado?
Registro electrónico. Hemos tenido en cuenta las tres entidades que conforman el club y teniendo en consideración las dos vías existentes de registro: vía telemática o presencial; la herramienta aplicará un sello de registro de entrada con fecha y número de registro. Esta documentación entrante será revisada y distribuida al centro o departamento correspondiente mediante un Workflow para su posterior archivado.
Correo electrónico. Se ha montado una estructura departamental en el repositorio para el archivado de la documentación recibida por esta vía según la naturaleza del archivo, además de contemplar el departamento también se ha tenido en cuenta a los diferentes usuarios.
Proceso de reestructuración y archivado de la documentación. Las áreas afectadas son las de comunicación y marketing, infraestructuras y mantenimiento, abonados, cantera, fundación, negocio, etc. teniendo como premisa contar con una estructura organizada, eficiente y optimizando la localización de las búsquedas. Se les concede además la posibilidad de ejecutar estas consultas vía web (con MÓDULO WEB) y vía móvil (mediante el módulo DF-MOBILE).
Contratos de los jugadores y la LOPD de abonados. Ambos procesos precisan de una firma que se aplicará mediante el módulo DF-SIGNATURE. Además los jugadores recibirán una copia vía mail o impresa y en el de los abonados lo realizarán en taquilla cumplimentando sus datos en una plantilla PDF que posteriormente será archivada en su carpeta correspondiente de abonado.
Automatización de envío de nóminas. Se aplicará un certificado digital embebido, estas se archivarán por empleado o por año y mes, y finalmente se enviarán por correo electrónico a los correspondientes trabajadores cifradas con contraseña; para aquellos que la recojan en papel se contempla la tarea de firma en tableta.
Gastos de viaje. El usuario realizará una captura desde su dispositivo móvil, la subirá a la plataforma, donde la persona cualificada certificará el gasto y obtendrá los metadatos para posteriormente introducirlos en un flujo de aprobación.
Facturas recibidas y presupuestos. Se configurará la digitalización certificada además de una integración completa con su programa de facturación y gestión de presupuestos añadiendo en ambos casos flujos de aprobación.
Conclusión
Esta es sin duda una oportunidad muy interesante para trabajar con el sector de los clubs deportivos (de mayor o menor tamaño) con particularidades muy similares a las presentadas anteriormente.
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