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COSTES OCULTOS

En ocasiones podemos encontrarnos con una serie de costes ocultos durante la implantación de un sistema de gestión documental que no se aprecian a simple vista o que no se especifican por parte de los proveedores. A continuación mencionamos aquellos puntos susceptibles de encarecer el coste del proyecto final, además del tiempo de ejecución:

  1. Recursos internos para diseñar y ejecutar el proyecto: dedicar atención necesaria a la nueva herramienta en cuanto a formación y disposición por parte de los futuros usuarios.
  2. Adaptación a los cambios: los cambios en la rutina de trabajo para un equipo de empleados deben venir planificados de antemano para intentar integrar las modificaciones paulatinamente y que el rendimiento del personal no se vea afectado por ello.
  3. Coste de actualización a nuevas versiones: cuanto más organizado sea el sistema, más va a facilitar la adaptación a esa nueva versión del producto que ya de por sí implica cambios.
  4. Costes de formación de personal: para que un producto no caiga en desuso es conveniente que todos los usuarios cuenten con una formación y conocimientos idóneos sobre ella para saber sacarle el máximo partido.
  5. Ampliación de licencias:si la actividad de la empresa aumenta y, por consiguiente, se eleva el número de usuarios necesarios, el proyecto necesitará crecer con nuevos módulos o licencias.

Todos estos puntos, y otros que puedan surgir, conviene tenerlos en cuenta a la hora de hacer la valoración de la auditoría documental del proyecto.

Los sistemas de gestión documental se mantienen siempre vivos y en constante modificación y crecimiento; son muchos los factores a valorar en estos proyectos a largo plazo.

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